EL STAFF NO ES UN GASTO, ES LA PRIMERA IMPRESIÓN DE LA MARCA Por qué delegar la atención al público en personal no capacitado es el error más caro que puede cometer una empresa en un evento, y cómo se arma un equipo que realmente funcione. Mate y Eventos — 17 de diciembre de 2025 https://www.mateyeventos.com/articulos/Qxf21vLVCgk ---------------------------------------- Hay una frase que se repite en las reuniones de presupuesto de cualquier empresa que organiza su primer stand o su primera exposición: "esto lo podemos hacer con gente nuestra". Recursos humanos tiene gente disponible, alguien de marketing se ofrece, un pasante puede parar en la puerta. Suena razonable y, sobre todo, suena más barato. El problema es que confunde dos cosas que no tienen nada que ver: tener personas y tener un equipo preparado para una tarea específica. Verónica Pérez Guidek, que dirige una agencia de promotores y promotoras, plantea este error como el más caro de toda la producción de eventos, más caro incluso que fallar con la escenografía o el cartel. Porque la persona que recibe al público en la puerta de un stand o de un congreso es, literalmente, la primera cara que ve un cliente. Y esa cara no se improvisa. El error de creer que cualquiera puede recepcionar bien El razonamiento que lleva a una empresa a usar personal interno para tareas de atención al público suele apoyarse en una lógica de costos a corto plazo: ya le pago un sueldo a esa persona, no tengo que sumar otro proveedor. Lo que no se calcula es el costo de oportunidad de esa decisión. Un empleado de recursos humanos, por más buena onda que tenga, no fue entrenado para sostener diez horas de atención al público, manejar objeciones, transmitir el mensaje comercial correcto o simplemente sonreír cuando está cansado. Y si a esa persona la mandó su jefe sin compensación extra, la motivación real para hacerlo bien es baja. No es un tema de voluntad individual: es un tema de para qué fue entrenada esa persona y qué incentivo tiene para hacerlo bien. La alternativa no es simplemente "contratar promotoras" en el sentido genérico. Es entender que hay un oficio detrás: capacitación previa, indumentaria pensada, un speech armado para ese cliente puntual, y una selección de perfil que responda al objetivo comercial del stand. Eso es lo que separa a alguien que ocupa un lugar de alguien que efectivamente suma valor. Elegir el perfil correcto no es elegir a la persona más linda Acá aparece uno de los puntos más ricos de la conversación, y también uno de los más mal entendidos en la industria: la selección de personal de atención al público no se resuelve con un casting de belleza. Se resuelve con empatía. El caso es concreto. Un cliente del rubro de productos para bebés pedía un perfil de promotora "hermosa, llamativa, tipo bailarina", sin registrar que el público que iba a pasar por ese stand eran, en gran parte, mujeres embarazadas o mamás primerizas atravesando un momento de inseguridad corporal y emocional muy particular. Poner ahí a alguien que representa un ideal estético inalcanzable no genera cercanía, genera distancia. La mujer embarazada que pasaba con las piernas hinchadas esquivaba el stand en vez de acercarse. La solución no fue bajar la calidad del staff, fue cambiar el criterio de selección: buscar promotoras que pudieran atravesar el mismo momento vital que el público objetivo. El resultado fue un stand donde la gente se acercaba porque sentía que la persona que la atendía entendía por lo que estaba pasando, no porque la persona fuera fotogénica. Esto tiene una aplicación directa para cualquier evento con público segmentado: antes de definir el perfil del staff, hay que preguntarse quién va a estar del otro lado del mostrador y qué necesita sentir esa persona para acercarse. La estética importa, pero es secundaria frente a la conexión. Lo que el presupuesto de staffing esconde y el cliente casi nunca ve Cuando una empresa recibe un presupuesto de staffing para una jornada larga, suele sorprenderse por ítems que no esperaba: comida para el equipo, viáticos, personal de backup. La reacción típica es preguntar por qué el presupuesto "aumenta" si en teoría contrató personas para pararse ahí diez o quince horas. La respuesta tiene que ver con algo que casi nunca se hace explícito: nadie puede rendir de manera pareja durante una jornada completa sin descanso, sin comer y sin ir al baño. Un armado de staff bien hecho contempla turnos rotativos, personal suplente para cubrir esas pausas, y en jornadas de varios días, directamente dos equipos distintos en vez de exigirle a las mismas cinco personas sostener el ritmo todo el evento. Esto no es un capricho de la agencia, es lo que garantiza que la calidad de atención se mantenga constante desde la primera hora hasta la última. Un staff agotado, mal alimentado o sin rotación termina afectando exactamente lo que el cliente más valora: la impresión que se lleva el público que pasa por el stand en la última hora, tanto como el que pasa en la primera. Hay un segundo nivel invisible, que tiene que ver con la retención del equipo. Cuando el trato es bueno, cuando se garantiza el regreso seguro a casa después de un evento nocturno, cuando existe un canal de comunicación activo con el staff, esas personas eligen volver a trabajar con la misma agencia aunque otro proyecto les ofrezca más días de trabajo. Ese vínculo de confianza es un activo que no aparece en ningún ítem del presupuesto, pero sostiene la calidad de todos los eventos futuros. Antes de armar el staff de tu próximo evento - Definí el perfil según el público que va a recibir, no según un ideal estético genérico - Sumá siempre personal de backup para turnos largos, aunque el cliente no lo pida - Hacé una reunión previa (virtual o presencial) con cada persona del staff antes de confirmarla - Presupuestá comida, viáticos y descansos como parte del costo real del servicio, no como un extra - Armá un canal de comunicación directo con el equipo durante y después del evento Un evento se arma con proveedores, escenografía y tecnología, pero se sostiene con la persona que está parada en la puerta durante la décima hora. Ahí se juega buena parte de lo que el público se termina llevando de la marca. PREGUNTAS FRECUENTES ¿Por qué contratar una agencia de personal es mejor que usar empleados internos para atender un stand? Porque una agencia especializada capacita al personal específicamente para la tarea de atención al público, mientras que un empleado interno suele hacerlo sin entrenamiento y sin motivación extra, ya que muchas veces cumple la tarea por orden de su jefe sin compensación adicional. Eso impacta directamente en la calidad de la primera impresión que recibe el cliente que se acerca al stand. ¿Cómo se define el perfil de una promotora o promotor para un stand comercial? El perfil se define según el público que va a recibir esa persona, no según un criterio estético general. Si el público objetivo son mujeres embarazadas, por ejemplo, conviene buscar personal que pueda generar empatía real con esa situación, en lugar de priorizar solamente la apariencia física que imagina el cliente. ¿Qué significa tener personal de backup en un evento de varias horas o varios días? Significa contar con personas adicionales entrenadas para reemplazar al staff principal durante pausas, comidas o en caso de que alguien se enferme, sin que la atención al público se interrumpa. Para jornadas muy largas, incluso conviene armar dos equipos completos que se turnen, en vez de exigirle a las mismas personas sostener quince horas seguidas. ¿Por qué el presupuesto de staffing para un evento parece más caro de lo esperado? Porque incluye costos que no siempre son visibles a simple vista, como comida para el equipo, viáticos, transporte seguro después del evento y personal suplente para cubrir descansos. Estos ítems garantizan que la calidad de atención se mantenga constante durante toda la jornada, no solo en las primeras horas. ¿Puede la tecnología o la inteligencia artificial reemplazar al personal humano en una feria o exposición? No, la tecnología puede complementar la experiencia pero no reemplaza el vínculo humano en la atención al público. Elementos como pantallas interactivas o experiencias con QR suman valor, pero siempre conviene que haya una persona real capacitada para recibir y acompañar al visitante, especialmente en momentos donde se necesita generar confianza o cercanía. ¿Cómo se logra que el personal freelance de eventos elija volver a trabajar con la misma agencia? Se logra generando condiciones de trabajo cómodas, comunicación constante durante el evento y cuidado concreto del equipo, como garantizar el regreso seguro a casa después de una jornada nocturna. Cuando ese vínculo de confianza existe, el personal freelance prioriza volver a trabajar con esa agencia aunque otros proyectos ofrezcan más días de contratación. ---------------------------------------- Mate y Eventos — El medio de la industria de eventos en Latinoamérica. https://mateyeventos.com