Pantallas, streaming, apps y sostenibilidad medible: así se está rediseñando la experiencia del asistente en los eventos que vienen.
Durante años, un evento corporativo se medía por la calidad de la información que transmitía: un gerente hablando, un capacitador exponiendo, una sala escuchando. Ese modelo cambió de raíz. Hoy el criterio de éxito no es solo qué se dijo arriba del escenario, sino qué vivió cada persona desde que estacionó el auto hasta que se fue. Ese desplazamiento —de la información a la experiencia— es el hilo que atraviesa casi todas las tendencias que se discuten para 2025, y vale la pena desarmarlo en detalle.
La lógica multisensorial no es un capricho estético: responde a que el público está saturado de estímulos visuales en su vida cotidiana, así que diferenciarse solo con una pantalla más grande ya no alcanza. El tacto, el oído y el olfato son terrenos mucho menos explotados y, por lo mismo, más efectivos para generar recuerdo.
El sonido envolvente o direccional —lograr que un ruido "viaje" por el espacio y genere la sensación de que algo está pasando físicamente cerca del invitado— es un recurso que todavía sorprende, incluso en formatos tan simples como un cóctel corporativo. Lo mismo pasa con el uso de colores en el ambiente de un evento con múltiples oradores: cambiar la paleta cromática según el tópico que se está tratando condiciona, sin que el asistente lo note conscientemente, su disposición emocional frente a cada bloque de contenido.
El olfato es, de los cinco sentidos, el más subutilizado en el diseño de eventos, y también el que exige más cuidado: un aroma mal elegido puede reforzar una experiencia o directamente arruinarla, sobre todo en contextos donde compite con el olor de la comida en una cena protocolar. Trabajarlo bien requiere sutileza, pero el potencial de asociación entre marca y sensación es enorme.
Uno de los riesgos más comunes de esta carrera por lo visual es confundir cantidad de pantallas con calidad de experiencia. Es habitual llegar a un evento y encontrar paredes de LED gigantes ocupadas por imágenes estáticas, o directamente tapadas por el propio sistema de sonido. El problema no es tecnológico: es de producción de contenido.
Cuando la parte audiovisual se terceriza únicamente en la lógica de "contrátenos, hacemos el pixel map, ustedes traigan las imágenes", queda un vacío creativo que se nota. El contenido necesita el mismo nivel de dirección que la escenografía, el catering o el guion del evento: una línea narrativa pensada de antemano, no un espacio en blanco que se llena a último momento. La diferencia entre un evento que se recuerda y uno que se olvida suele estar justamente ahí, en el detalle que solo algunos notan pero que define la percepción general de calidad.
La cabina de streaming ya es un componente casi estándar en eventos de cierta escala: gente transmitiendo en vivo, entrevistando invitados, comentando lo que pasa, generando contenido paralelo para quienes no están físicamente presentes o para los propios asistentes durante los tiempos muertos. Es la evolución natural del móvil de televisión que antes cubría un evento desde afuera; ahora la cobertura vive adentro y se distribuye por redes.
Esto trae una complejidad que suele subestimarse: pensar contenido audiovisual para quien lo ve en vivo dentro del salón no es lo mismo que pensarlo para quien lo consume por streaming. Son dos lenguajes distintos, con encuadres, ritmos y objetivos diferentes, y montar ambos al mismo tiempo equivale a producir, en simultáneo, un evento presencial y un programa de televisión.
Dos tendencias más consolidan este cambio de paradigma. La primera es que la sostenibilidad se volvió medible: ya no alcanza con declarar intención ambiental, hay que poder cuantificar el impacto, ya sea en toneladas de alimento rescatado, en reducción de descartables o en huella de carbono para cumplir normas ISO que las empresas necesitan reportar. La segunda es la llegada de las apps companion, que acompañan al invitado desde el registro hasta el post-evento: ubicación, notificaciones, networking entre asistentes, preguntas a oradores en tiempo real y, para el organizador, información valiosa sobre qué espacio convocó más gente y cuánto tiempo se quedó en cada uno.
Ambas tendencias comparten algo: convierten en dato concreto lo que antes era intuición o buena voluntad. Eso les da a organizadores y clientes una herramienta real para justificar decisiones y mejorar la próxima edición del evento.
Ninguna de estas tendencias funciona de manera aislada. Lo que las conecta es una pregunta que cualquier organizador debería hacerse antes de sumar tecnología o presupuesto: qué va a sentir, ver, escuchar y recordar la persona que entra a ese evento, y si cada decisión —de color, sonido, contenido o dato— construye o dispersa esa experiencia.
Son aplicaciones que los asistentes descargan para acompañar el evento desde el registro hasta el cierre: reciben notificaciones, ubicación, agenda y pueden hacer networking con otros invitados. También permiten enviar preguntas a los oradores en tiempo real. Para el organizador funcionan como fuente de datos, porque muestran qué espacios convocaron más gente y cuánto tiempo pasó cada persona en cada zona del evento.
Porque es el más difícil de dosificar sin generar rechazo: un aroma que a algunas personas les resulta agradable puede molestarle a otras, y además puede interferir con el olor de la comida en una cena o evento protocolar. Por eso requiere un trabajo mucho más sutil que la iluminación o el sonido, que son más controlables y predecibles.
Filmar para redes suele implicar una cámara y una transmisión puntual, mientras que el streaming en eventos hoy funciona como un estudio de televisión completo, con cabina, entrevistas y contenido pensado específicamente para quien lo ve a distancia. Requiere una narrativa distinta a la del contenido que se proyecta para el público presente en la sala.
A través de herramientas como las apps companion, que registran por QR el movimiento de los asistentes: a qué espacios fueron, cuánto tiempo permanecieron y qué contenidos generaron más interés. Esa información permite comparar qué funcionó mejor dentro del propio evento y usarla como base para mejorar la próxima edición.
Porque sin un contenido bien producido, la pantalla se convierte en un gasto sin retorno: es común ver pantallas gigantes con imágenes estáticas o tapadas por el sistema de sonido. El error no es tecnológico sino de producción: falta trabajo previo de guion y dirección de contenido, algo que suele delegarse sin supervisión creativa real.
Es el uso deliberado de paletas de color en el ambiente según el tópico que se está tratando en el escenario, por ejemplo en jornadas largas con varios expositores. El objetivo es condicionar sutilmente la disposición y atención del público frente a cada bloque temático, aunque el asistente no perciba conscientemente el cambio de color.
Es un proyecto nacido en 2013 a partir de la sensibilidad con los eventos, enfocado en evitar que el alimento sobrante termine en la basura tras el desarme de ferias y expos masivas. Rescata como mínimo 20.000 kilos de comida mensuales y hoy trabaja también con productores y distribuidores de alimentos, además de haber sido replicado en otros países bajo el mismo modelo.