Por qué un presupuesto de catering sale más que otro

Dos empresas de catering cotizan el mismo evento. Misma cantidad de invitados, mismos bocados de recepción, el mismo plato principal en el papel. Una sale bastante más que la otra y el cliente saca la conclusión obvia: esa es la cara.

Casi nunca es eso. Son dos servicios distintos escritos con las mismas palabras, y lo que explica la diferencia no aparece en ninguna línea: con qué se llena al invitado y si el almuerzo del congreso entra en el precio. Hay además dos decisiones que se discuten como si fueran de plata y no lo son, y confundirlas es la forma más rápida de comparar mal.

Lo que llena el bocado mueve el precio más que la cantidad de bocados

Nico Ekmekdjian, de Catering La Estaca, lo dice sin vueltas cuando le preguntan hacia dónde va la gastronomía de eventos: no quiere llenar al invitado con harina, quiere llenarlo con producto. Es una declaración de principios y también una descripción de costos, porque él mismo lo aclara en números: algo con harina es mucho más barato que algo sin harina, justamente porque llena más.

Un bocado con base de harina —la empanada, la bruschetta, la tostada— llena: esa es su función y su ventaja económica, porque con menos materia prima costosa se llega a la misma sensación de haber comido. Un bocado de producto no tiene ese recurso: la saciedad la da el producto, y eso se paga.

Por eso dos listas con igual cantidad de bocados pueden no ser comparables: la pregunta que ordena la comparación no es cuántos, sino cuántos llevan harina como base. En La Estaca los únicos bocados de recepción con harina son dos empanadas; el resto es producto. No es que esté prohibida: está racionada, que es otra cosa.

La recepción con peso de harina funciona cuando es la antesala de una cena servida: llena lo justo y concentra el gasto en el centro del evento. La de producto gana cuando la recepción es el evento —un cóctel sin cena, una presentación de pie—: ahí no hay un plato después que corrija la impresión.

Conviene sacar del camino, acá mismo, la primera decisión que se discute como si fuera de precio y no lo es: que el invitado se levante a buscar la comida en lugar de que se la lleven a la mesa. De un catering se ven las camareras, y la estructura que hay detrás no cambia según quién lleve el plato. Ese formato se elige por quién está sentado en la sala; esperar un descuento de ahí es esperar algo que no va a llegar.

El almuerzo que el cliente no quiere pagar lo termina pagando el programa

En congresos la decisión tiene nombre propio: almuerzo incluido adentro del predio o libre. Casi siempre se resuelve mirando el presupuesto, porque el libre no cuesta nada.

Verónica Pérez Guidek, que conduce ese tipo de eventos, no lo recomienda, y el motivo no es gastronómico: si el cliente no paga el almuerzo, el público sale del hotel y el que vuelve a la tarde es menos que el que arrancó a la mañana. Buena parte fue mandada por su empresa y está ahí por obligación. El almuerzo libre le da la puerta.

El ahorro es real. Lo que no aparece es dónde cae: en el programa de la tarde. El orador que ya tiene el avión previsto habla para una sala más flaca, y quien conduce se pasa la tarde llamando gente por micrófono en lugar de ordenar el contenido.

El criterio del otro lado no sale de ella: el almuerzo libre deja de tener costo escondido cuando el congreso termina al mediodía, o cuando el predio no puede dar de comer a todos en la ventana disponible. El incluido gana cuando hay programa a la tarde y público que está por obligación. Con una advertencia que empuja al mismo lado: el que incluye el almuerzo se hace cargo de la opinión de toda la sala, y una sala que comió mal se predispone mal.

El menú de autor no mueve el precio: mueve el riesgo de que el plato vuelva

La otra decisión que se discute como si fuera de plata es la que peor se prueba: menú de autor contra sabores conocidos. El problema no es el menú, es el método, porque quien prueba en la degustación es el cliente y el cliente no es el invitado.

En La Estaca meten en sus propias pruebas a gente de edades distintas —de sesenta, de cuarenta, de veinte—, porque en la fiesta de un colegio de abogados hay invitados de ochenta y de veinticinco. Los dos ejemplos con los que lo explica son hipótesis, no casos que le hayan pasado: si tres amigos salen a comer molecular y a dos no les gusta, el problema recién aparece cuando ese resultado se multiplica por doscientos invitados. Con la carne madurada lo mide contra su propio gusto: a él no le gusta, y calcula que en un salón de doscientos la gran mayoría tampoco la va a querer.

El criterio que aplican no es bajar la vara ni subirla, es ir por el medio: sabores conocidos con una vuelta de rosca. Un ojo de bife con caviar, una molleja con merengue salado, un macarrón de queso azul. Y ahí está el dato que ordena la decisión: hay clientes que piden sacar el macarrón del menú y el catering se niega, porque sabe que a los invitados les encanta. En la degustación, el mismo cliente termina diciendo que no lo habría elegido y que está buenísimo.

El eje autor contra conocido no es el del precio —ese es el de la harina— sino el del riesgo de aceptación: el plato que vuelve a cocina se paga dos veces, en lo que se tiró y en lo que la sala cuenta después. El de autor tiene sentido con público chico que eligió estar por la comida; los conocidos ganan con una lista amplia que no armó nadie con criterio gastronómico.

Un presupuesto de catering no es un precio con un servicio adentro: es una serie de decisiones ya tomadas. El que cotiza más bajo muchas veces no cobra menos, resuelve menos, y la diferencia la pone alguien igual: el invitado que se llenó con harina, el orador que a la tarde le habla a una sala más flaca, el plato que vuelve a cocina. Leer un presupuesto es averiguar dónde quedó puesto ese trabajo.