Cómo planificar, contratar y negociar con proveedores cuando la inflación cambia las reglas cada semana, según la experiencia real de productores argentinos.
Leer el artículo · 5 minEn Argentina planificar es un deporte extremo, cambios constantes, proveedores al límite, pero aún así el sector se mueve y un montón. Hoy vamos a ver qué está funcionando acá, qué oportunidades tenemos para producir con cabeza fría en un país caliente. Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor a todos aquellos que amamos este apasionante mundo de los eventos. ¿Y cómo lo hacemos?
Siempre con un muy pero muy rico mate argentino de por medio. Qué bueno que hoy vamos a poder hablar sobre cómo vivir, cómo trabajar en eventos en un contexto como el de Argentina o nuestra región, donde el contexto aprieta, pero la creatividad y la resiliencia responden. cómo trabajar, ¿no?, en un en un situación tan difícil con muchísimo riesgo. Pensemos al menos en algunos puntos importantes a tomar en cuenta.
A ver, ¿va a ser necesario planificar con margen? ¿Va a ser necesario tomar en cuenta los contratos y cómo vamos a generar esos contratos con ciertas cláusulas? Va a ser necesario, como en todos los trabajamos en equipo, tomar en cuenta los proveedores que vamos a hacer y, por supuesto, mantener una comunicación latente. Y quédate hasta lo último, hasta lo último, que te vamos a contar un caso ejemplar de una situación de riesgo en Argentina.
Bien. Y vos decís, arrancaste hablando de la planificación, porque es tan clave en un contexto de de eh de presión económica, de inflación, de cambios políticos. ¿Por qué es tan clave la planificación?
y porque la incertidumbre es la constante, por lo tanto nos vamos a ver obligados a trabajar con márgenes. Nosotros decimos márgenes por las dudas, como querramos volcarlo directamente en el sistema que vamos a estar haciendo de costos, por ejemplo, vamos a tener que pensar en, "Che, es importante hacer compras inteligentes, supongamos si tenemos un evento a mediano, corto, largo plazo, ver la manera de de evaluar qué nos conviene comprar, por qué. Por lo tanto, el margen va a estar eh como compañero de todo lo que vayamos a cotizar. Entendamos riesgos, ¿no, Pablo?
Estáamos de acuerdo que eh cuando hablamos de riesgos en Argentina es situación económica, que se pierde los valores relativos. Eh, el margen también nos va a empezar a a permitir achicando a lo a lo largo del tiempo esa posibilidad de pérdida o perdón, no solamente riesgos económicos, ¿no? Porque cuando hablamos de planificación y nosotros que vivimos acá sabemos que más de una vez, no sé, una decisión política, alguna situación puntual del país obliga a que nuestro cliente tenga que cambiar la fecha del evento, ¿no? replanificar, replantearse, cambiar el formato del evento para ajustar, para mostrar por hay quizás más austeridad o o no, no en momentos difíciles.
Entonces, agrego algo más a lo que vos dijiste, ¿no? Que también puede pasar por un cambio político, insumos. Total, ¿no? Tomar en cuenta, okay, bueno, ¿qué va a pasar con las importaciones?
Con las exportaciones. Este producto que vamos a tener en el evento tiene una incidencia de importación. lo vamos a conseguir el disparo de los precios. El disparo de los precios, sí, sin lugar a dudas.
Entonces, ¿por qué es tan importante planificar con cintura, no? Y bueno, eh, como dijimos al principio, cuando vos estás en un contexto de absoluta incertidumbre, no te queda otra que considerar la incertidumbre como variable. Ejemplo, ¿terminaste de hacer todos los costos? Ponete a pensar, pregúntate qué puede llegar a suceder en este contexto económico, qué puede pasar.
el presupuesto que estoy pasando lo considera. ¿Tengo un margen que me puede respaldar en esa situación o no lo tengo? Y qué fino que es ese esa decisión decir, bueno, voy a tener que tener un margen que por un lado me ayude a resolver los cambios que puede traer la economía o imprevistos, pero que tampoco me me infle el presupuesto y termine sucediendo que el cliente vea un presupuesto volador, ¿no? Totalmente es los que estamos vivimos acá y los que trabajamos en el medio, que seguramente muchos los que miran ya lo han vivido también estamos constantemente haciendo ese esos malabares y la búsqueda del valor cuesta un montón.
Entonces está muy bien lo que vos traés porque ojo con que ese margen no te dispare los precios y termines perdiendo la producción por eso, ¿no? Total, viente te diga, "Che, sos caro, totalmente." O y y ¿cómo me lo justificas? Así que entonces acá la clave está en, bueno, sí, ser dinámico, adaptarme todo el tiempo, pero tener considerar estos esta esta cintura que uno necesita, ¿no?
Y ahora habías mencionado también algo con respecto a contratos, ¿no? O a cláusulas que uno puede como hablar y nosotros tenemos que entender que todo lo que esté por escrito es lo mejor, ¿cierto? Entonces, a ver, es necesario procurar, che, ¿cómo va a ser la forma de pago? Sobre qué tipo de cambio vamos a pautar la contratación con los proveedores, ¿no?
Por ejemplo, por supuesto, con los proveedores, inclusive también con los clientes. Tener eso claro, tener sobre la mesa. Tu evento es es dentro de dos semanas, perfecto. Va a tener una un comportamiento con los valores distintos.
Tu evento dentro de un mes es impresionante porque hablamos de un mes y en contextos de muchísima volatilidad, un mes es un montón de tiempo, un montón es otro evento casión, es tremendo. Por lo tanto, dejarlo todo por escrito. Una de las características, creo que tiene la Argentina en estos momentos de incertidumbre es, bueno, eh, la palabra, okay, dejémosla reservada para los amigos, para la familia, pero en las contrataciones, que esto es profesional y más, todo lo más posible por escrito, que esos parámetros sean claros para ambas partes. Eh, supongamos que el presupuesto considera materiales y personal.
En ese caso, si el proveedor dice, "Bueno, los traslados van a tener que saldarse una semana antes del evento y pueden sufrir un cambio, tiene que estar por escrito. Tenemos que hacerle esa pregunta cuando estamos en momentos de tanta turbulencia económica. Bueno, ¿va a haber algo que va a variar? ¿Hay algo que yo tenga que considerar en por esta situación?" Y ahí volvemos al punto anterior, ¿no?
Bueno, okay, eso va a ser un margen que de alguna manera tengo que blanquearlo con el cliente, conversarlo, cubrirlo, lo que fuera. Claro, vos dijiste los traslados, ¿no? Porque es es verdad, vos a un fletero puedes decir, "Te pago ahora y y y vos si hay un un cambio renegociamos o el fletero te va a cobrar el día que está haciendo el traslado o a lo sumo unos días después. También pasa con alimentos y bebidas donde nos dicen con muchísimo criterio, mira, los insumos los vamos a estar adquiriendo 15 días antes y tu evento es dentro de dos meses.
¿Cómo? los arreglos florales también que van al mercado de flores personal también tal cual hay muchos puntos que tienen que estar por escritos distinto puede pasar o con una empresa de renta al que entendemos que es un material que bueno que ya lo compró y quizás nos puede dar la oportunidad de decir bueno, esto te lo congelamos cierto y eso lo volcamos todo en un documento.
Bueno, y hablando de empresas de rental, por ejemplo, que suelen ser una gran parte del de la mayoría de los eventos, suele ser una gran parte del presupuesto, se va en técnica, se va en estructura, se va en en material pesado o en catering que son como los Ahora, ¿cómo cómo decís vos que hay que alinearse con esas empresas para una situación de inflación, por ejemplo, no? O una situación cambiante o un inminente, no sé, cambio de dirigentes políticos. A ver, eh, vivimos todos bajo el mismo, estamos todos bajo el mismo país, la incertidumbre la tenemos todas, todos entendemos que los eventos eh por default necesita el trabajo en equipo y las alianzas estratégicas van a permitirte de alguna manera fortalecer tu unidad de negocio, tu tu negocio en evento. Entonces, pensamos, okay, ¿qué aleo en estos momentos de incertidumbre?
Bueno, la financiación no es un caso menor. Hay muchas veces que, sobre todo en el mundo de los eventos corporativos, las empresas tienen una condición de pago para saldarte el evento en el cual uno tiene que salir a financiar esa situación. Entonces, la empresa te propone, por ejemplo, te voy a pagar a los 30 días como ser un corto plazo. Entendamos que en los momentos de incertidumbre lo bajaron antes eran más largos los plazos.
Una buena estrategia debería ser acompañar esa financiación con tu proveedor de confianza. Un ejemplo, supongamos que hay que alquilar mobiliario, un evento de 300 personas. Conversá con tu proveedor, "Che, ¿existe la posibilidad que parte del mobiliario te lo podamos pagar a 30 días? Podemos establecer un precio juntos donde quizás haya un gap de financiación por eso y haya una diferencia, pero es un montonazo.
Que un proveedor que quizás no es conocido o que es la primera vez que trabaja con vos, no te lo va a a abrir esa jugada, te va a poner como en todo presupuesto, la validez del presupuesto, 30 días y chao. Pero como decís vos, ¿no? Qué clave que es ponerme de acuerdo con mis proveedores y y blanquear, che, tenemos este panorama, sabemos que puede cambiar subir el dólar, sabemos que puede complicarse la importación, bla. ¿Cómo podemos cómo me podes ayudar a que al cliente le ofrezcamos la mejor posibilidad de financiación, no?
Bueno, como decí congelamos el 50, el resto lo pagamos a 30, como se totalmente. Y y hay veces que inclusive uno pone la variable del momento del evento para generar mejores alianzas. Supongamos que el evento es en temporada baja. Bueno, con más razón andá aquellos proveedores de confianza, como bien decís vos, y trato.
Bueno, che, sabemos que esto sí o sí lo tenemos que pagar antes. Bueno, bárbaro, listo, vamos a vamos a por ello y el resto financiemos y refuerza la idea de algo que ya mencionamos en otro episodio que me parece clave tenerlo supercaro y más para los que nos dedicamos a esto y es que aún con nuestros proveedores y con nuestros clientes tenemos que ser un solo equipo, ¿no? Tenemos que funcionar así porque es cambiante y es difícil para todos la inflación, para el que está pagando una entrada o para el que está decidiendo sobre la compra o para el que está poniendo material y quiere hacer un negocio y trabajar de eso. Sí totalmente.
Pero si lo vemos como equipo, entonces es en ese momento es cuando hacemos, me fui por las ramas, pero hacemos algo mucho mejor y un win to win para todos, ¿no? Totalmente. Y bueno, refuerza la frase de el evento manda. Entonces, bueno, ¿qué es lo que necesita el evento?
nos colaboramos entre todos para que el evento salga bien y parte de lo que necesita el evento es, bueno, ¿cómo vamos a a trabajar con este momento de incertidumbre con eh no tener precios claros, cómo lo vamos a hacer y llevarlo adelante en equipo?
Y algo importante que hay que poner sobre la mesa, así como nosotros tenemos, pienso, ¿no?, estrategias con y alianzas con nuestros proveedores, en épocas de esta de esta situación, el cliente elige, pero creo yo, ¿no? No sé, a ver vos qué pensás, elige muchísimo más la confianza. Che, ¿qué confianza me brinda esta productora? Yo creo que sí, pero también creo que a veces el cliente que puede ser un directivo de un área de marketing o puede ser un un organizador independiente del evento, a veces también tiene que rendir cuentas.
Entonces, bueno, quizás tu cliente, nuestro cliente directo tiene que rendir cuentas a un CFO o a alguien que le va a decir, "¿Por qué los contrataste a ellos? Tal cual. Y en una situación de crisis tiene que poder justificar." Entonces sí, yo creo que elige la confianza, pero tiene que ir de la mano de un presupuesto lógico y competitivo. Totalmente.
Tiene que ir de la mano y que ese presupuesto, la confianza se construye. Y unos elementos para construir la confianza son la transparencia y la trazabilidad. Si nosotros podemos compartirle al cliente las estrategias que estamos teniendo a la hora de contratación de servicios para su evento, el cliente forma parte del equipo. Un ejemplo, nosotros sabemos que hay insumos que son importados o que eh se pagan en dólares, si quieres lo decimos así, y eso comunicárselo al cliente.
Mira, nos conviene para tu evento, por ejemplo, comprar estos insumos. Ahora tenemos todas las gráficas, tenemos el branding hecho. Bueno, lo mejor que conviene para que el presupuesto no se modifique, porque sabemos que se va a modificar en esta situación, en este contexto. Bueno, tenemos posibilidad de ir y cancelar los insumos y ahí el cliente empieza a entender que vos le estás cuidando el dinero.
O por ejemplo, mira, nos pasa esto con el proveedor de pantallas, podemos asegurar el equipamiento y lo único que nos deja es un porcentaje a pagar 15 días antes, pero el resto lo congela. Este porcentaje lo congela. Ese diálogo en tiempos de crisis está y con una documentación bien detallada, de la misma manera que lo hacemos para con los proveedores, con los contratos, como dijimos antes, para con el cliente dar resultado y se va a ver eh el prestador de servicios más exigido para blanquear eso y eso va a dar resultados porque es lo que se necesita en definitiva, ¿no? También pienso esto digo, quizás algo, un recurso muy ejercitado que tenemos nosotros los que estamos acostumbrados a trabajar en crisis es esto de poder eh ser creativos con el presupuesto, ¿no?
Porque no siempre es contrato, pongo, saco, llamo y y algo tan mecánico, sino que a veces es bueno, ¿cómo optimizo el presupuesto disponible para lograr el mayor impacto con menos dinero? Bueno, ese ese esa habilidad que se desarrolla totalment, sí. y que los argentinos nos dicen que lo tenemos super ejercitada y nos dicen que nosotros estamos todo con alambre. E se puede puede ser un buen recurso en el momento de una crisis, ¿no?
Sí sí sí. Y antes de que sigas, quiero pedirle a todos los que están mirando que si llegaron hasta acá en este video, que aprovechen, hagan una pequeña pausa, se suscriban, le den me gusta porque nos ayuda un montón a poder hacer seguir haciendo este tipo de contenidos. Así que bueno, sigamos. ¿Qué tenemos?
tenías, ¿Ibas a contar un caso o lo dejamos para un poquito más adelante? Eh, dejémoslo un poco un poquito para más adelante porque reúne varias características. Eh, pero me pongo a pensar, a ver, recién mencionamos algunos puntos importantes, ¿no?, que tienen que ver con los proveedores, que tiene que ver con respuesta con un margen y demás. Hay errores comunes, ¿no?, que suceden en esta época, quizás por la premura, a veces por la ansiedad, a veces por la desesperación, eh, y y situaciones que antes mencionamos la importancia de dejarlo todo por escrito en un mail, en un contrato, en lo que fuera.
Bueno, asegurar es muy importante acá, ¿no? O sea, si uno va al cliente y dice, "No, sí, no te preocupes, esto lo vamos a lograr." No, no, no. tiene que estar documentado. Entonces, es un error común a veces subestimar una conversación telefónica que quedó en la voluntad.
No, no, no volcarlo eso porque ser reconcretos, o sea, no prometer algo que después no voy a poder garantizarlo, sino prometer con sentido común, siendo con los pies bien puestos en la tierra. Tampoco se tampoco se negativo, ¿no?, de de plantear un panorama eh oscuro, sino eh bueno, sí, yo te voy a prometer esto, esto lo verifico, esto déjame que lo lo estudio un poco más y lo charlamos, ¿no? Y y otra cosa como error común que sucede es suponente que uno está acostumbrado a trabajar con un proveedor de muchos años. Entonces, a veces uno se relaja y en tiempos de crisis, inclusive es una ayuda para el mismo proveedor de tantos años decirle, "Che, pedimos lo mismo a otros proveedores, estos son los valores.
¿Qué está pasando? ¿Estamos presupuestando bien?" Entonces, nos vemos obligados a buscar varias alternativas. O sea, no caigamos, no nos relajemos, es un momento de incertidumbre, hay que buscar alternativas para entender cuál es ese valor que lo vamos finalmente a construir entre todos, ¿no? Porque todos nos van a decir lo mismo, yo que sé lo que va a salir mañana.
Bueno, veamos, comparemos, no nos obliga a buscar alternativas. También sabiendo de que más allá que un cliente pueda estar enamorado de nosotros y trabajar hace muchos años, nunca dejamos de estar sujetos a una comparación de sentido común que cualquiera haría. No, digo, vos contratás eh eh no sé en servicio de internet y tenés dos o tres empresas más. Vos te gusta tal marca, tal empresa, pero en algún punto hacés esa comparación, che, ¿cuánto me saldría en en la otra empresa o en la otra?
Y si vos ves que la diferencia es mucha, es hacés una un parate ahí. Lo mismo tenemos que pensar nosotros y en ese momento donde tenemos que tener alternativas y decir, "Bueno, si este proveedor con el que yo me encanta trabajar y me siento supercmodo, está haciéndome caro, bueno, o puedo charlar con el proveedor, ayúdame", o puedo tener una alternativa y decir, "Mira, en esta no te puedo meter porque me están pidiendo precio." No me gusta lo que decís porque refuerza el punto anterior de decir, bueno, alianzas eh alianzas con los proveedores y esto que vos comentás, bueno, es un ejemplo de que el proveedor es parte de de la solución en ese momento y puede participar o no, no pero lo ponemos sobre la mesa para trabajar en equipo. Y hablando de Argentina, ¿no? Podríamos decir que en Argentina producir es casi como improvisar, aunque nos duela decir eso, que no nos gusta la improvisación, pero una improvisación metódica.
Sí sí sí totalmente. O que también eh no gana siempre el más grande, sino el que es más resolutivo, el que es más ágil para adaptarse. Y bueno, y un poco lo dijiste vos antes, ¿no? Las crisis nos obligan a ser creativos.
O sea, ¿te gusta la creatividad? Bueno, en momento ahí también se puede aplicar, no solamente en los diseños o en los arreglos y y encima aprendemos cosas colaterales a lo que en definitiva nuestra producción es. Bueno, empezamos a a saber de economía, de finanzas, de un montón de cosas y el verdadero desafío, sepámoslo, de que no es simplemente hacer el evento, sino es mantener el estándar cuando la economía o la situación no acompaña. Totalmente.
No bajar el nivel, no es igual, no te lo hice medio pelo porque no no totalmente. Te puse te puse este vinilo que era más barato y pero pará el branding no no no tratar de mantener es muy difícil. Bueno, Argentina podemos decir que es una escuela de de producción, es la mejor escuela la región, esta región, porque en otros países pasan cosas muy similares, es una escuela donde si realmente acá producís a a un nivel muy profesional con todas las eh dificultades que presenta la la economía y la situación, nada, te estás recibido como mega productor universal. Totalmente.
Bueno, eh hace un año y medio tuvimos un evento con un desfasaje en lo siguiente, ¿no? Se hizo todo. Estábamos montando en el armado, ya estábamos en el armado, pienso en el evento que se canceló porque tuvo una Okay. Sí.
Se enfermó laó homenajeada. Era un mega cumpleaños de 40, creo que era. Mega, eh, pero mega mega a todo trapo. Y se enfermó creo que en diciembre y se pasó para febrero.
F. Esto, si memoria no me falla, creo que fue eh diciembre 2023. No recuerdo, pero sí se pasó dos meses, algo así. Bueno, se pasó a marzo.
A marzo se pasó, o sea, enero, febrero, marzo. Eh, prácticamente todo cancelado. Perdón. Y agrego un dato no menor.
Dos días antes se canceló. Ah, dos días antes. Dos días antes estamos por armar o uno o dos días antes, algo así. Claro.
Y ahí hubo eh ahí fue muy interesante, ¿no? Porque con un montón de servicios confirmados, saldados y todo, en algunos casos donde eh uno decía, "Bueno, acá no pasa nada, hubo un aumento inflacionario." Bueno, los arreglos florales se perdieron todos porque tr meses no te duran, ¿no? Totalmente. No recuerdo que había pasado con el con los alimentos y bebidas.
Lo mismo sí recuerdo que hubo un cambio, por ejemplo, de de valores de personal que las empresas nos trasladaron. Pero pero lo paradójico es que había cosas que por default uno entiende que perdió, ¿no? El cliente entiende. Bueno, sí, la comida la perdí.
Bueno, como bien mencionas vos, los arreglos florales y el resto que ya lo tengo. Los proveedores en su gran mayoría no pudieron trasladar el valor porque el valor que habían cerrado para ese evento era de noviembre o algunos de octubre, ¿correcto? no pudieron absorber la diferencia de inflación que hubo. Por supuesto, se recontracuidó, solamente se eh se cobró el costo que varió, ¿no?
No no es que hubo realmente fue muy pero muy acompañado del cliente en ese sentido. Los proveedores estuvieron excelentes. Che, mira, te cobro el costo mínimo de la variante de inflación porque era uno unos meses donde la inflación estaba en el orden del 4 5% mensual y estaba consensuado. Eso era uno dice estaba consensuado entre todos que eso iba a suceder.
Así que flor de margen, una diferencia en los costos de un 5% mensual con dos o tres veces, dos o tres meses de diferencia aún teniendo todo. Impresionante. Bueno, los cambios fueron muchos, nos adaptamos, sobrevivimos, la homenajeada quedó super mega feliz. Eh, y bueno, también queremos invitar, estamos terminando el episodio, pero queremos invitar a los que estaban escuchando o viéndonos que puedan contarnos qué otras recursos o estrategias aplican para sobrevivir en una economía tan caliente.
Y y ojo, ojo, Pablo, porque sigan sigan el canal porque dentro de poco vamos a hablar de algo que pasa muchísimo, que es el burnout, el burnout. Así que que es próximamente para una crisis para los que trabajamos en eventos. sucede. Bueno, hasta que llegamos.
Nos vemos en el próximo episodio.