Antes de pensar en cuánto cobrar, hay que inventariar todo lo invisible que sostiene un servicio. Una guía para armar presupuestos con criterio y defenderlos sin culpa.
Leer el artículo · 5 min¿Cuántas veces nos encontramos enviando o recibiendo un presupuesto que está mal hecho? Y aparte uno a veces se encuentra con compitiendo contra presupuestos imposibles o gente que pone números que son ridículos, ¿no? Y ver de qué manera inteligente podemos diferenciarnos de la competencia cuando el cliente lo único que va a ver es un valor con los grandes jugadores del mercado de los eventos donde decimos, "Che, sabemos que hay también deslealtad en nuestro negocio. A ver, cuando vos dudas de tu presupuesto, el cliente se da cuenta.
Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor a todos aquellos que amamos el apasionante mundo de los eventos. ¿Y cómo lo hacemos, Ale? Siempre con un mate de por medio. El primero es para vos.
Muchas gracias. Calentito. Nos viene bien en el otoño. Che, y Ale, ¿y cuántas veces hablamos de lo difícil o todo lo que conlleva armar un buen presupuesto?
¿Cuántas veces nos encontramos enviando o recibiendo un presupuesto que está mal hecho, por ejemplo, o nos presentan un presupuesto, un proveedor nuevo y eh lo hace con miedo, inseguro, te dice, si necesitas mejorarlo, lo mejoramos, vos avisame cómo lo ves, ¿no? Un temazo que se habla poco. Lo que imagino es lo siguiente.
Vamos a enfocarnos en foja cero. ¿Cómo pensamos un presupuesto? Pero antes de cómo pensar un presupuesto, bajar la ansiedad y no caer en lo inmediato y decir, "Bueno, ¿cuánto vale este servicio en el mercado y demás?" Eso es saco de otro costal, lo podemos tocar más adelante. Para pensarlo, podemos imaginar lo siguiente.
A ver, ¿cómo está compuesto mi servicio? ¿Acaso tengo que o requiere de conocimiento previo? como un ejemplo, ¿no? El el servicio que estoy ofreciendo o el producto tiene un riesgo para organizarnos, para pensarlo inicialmente.
Quizás qué podemos hacer que que una lista hagamos una lista. Yo creo que sí que lo lo mejor que uno puede hacer es hacer una lista y empezar a poner ahí en limpio, porque a veces esto no te ayuda a visualizar todo lo que vos estás dando atrás de un servicio de catering o de un alquiler de de algo. E peroé, ¿qué ponemos en esa lista? Esto, bueno, equipamiento horas hombre eh riesgos, riesgos, inversión inicial, sí, gastos fijos también.
Eh, el servicio que voy a ofrecer requiere de un tiempo previo de, no sé, de análisis, de un diagnóstico, por ejemplo, de preproducción, de diseño. Sí. ¿Cuánto tiempo mental también me va a llevar esto? Es un gran desafío.
Yo no lo puedo valorar, no lo puedo no valorar. En un momento eh mencionamos el riesgo. Puede estar el riesgo en los materiales, que también hay que ponerlo en este listado, o puede estar el riesgo en la persona. Totalmente.
Podríamos dar el ejemplo de un riger, ¿no? Por decir un servicio cualquiera. El RER que si bien toma todas las precauciones de seguridad, hay un riesgo en su labor, ¿no? Es alguien que se dedica a colgar cosas en altura.
Pero también la parte dejo, hay un knohow que esa persona pagó, invirtió en capacitarse en las certificaciones de seguridad, en su equipamiento, ¿no? En sus poleas, en sus hogas, en en todo lo que tiene que tener. Y todo eso tiene que estar considerado. Sí.
No, no significa que eso va a ser costoso en mi presupuesto, pero sí que yo el momento de analizar y responder a esa pregunta y cómo lo confecciono, tengo que saberlo. Y me tengo que hacer esa pregunta porque dijimos que estamos pensándolo en este listado. Digo, por pensar una metodología, una hipótesis. Bueno, tengo el listado.
Bueno, supongamos que podemos establecer arbitrariamente una tabla del 1 al 10, decir, bueno, la incidencia del riesgo, ya sea del producto o de mi persona en este servicio que estoy ofreciendo es baja, ¿no? Porque me contratan simplemente para, no sé, trasladar cosas o es muy alta como el caso del RER que vos diste, ¿no? Y ahí vamos puntuando todos cada uno de estas cosas que están quizás son a veces intangibles dentro del servicio, como puede ser un conocimiento previo de lo que estamos brindando. Y ahora ya con lista en mano escrita, que cada uno en su área la va a saber confeccionar mejor que nosotros, pero ahí podemos pasar a la etapa de de ponerle un valor con criterio, no con sentido común.
Porque no siempre es que el cliente va a pagar materiales, sino que paga mucho más en un presupuesto. Hay muchas cosas más de fondo que se ofrecen en un servicio. Y y esto que acabamos de detallar son aquellas cosas de fondo que son necesarias e tenderlas y tenerlas presentes para la hora de de finalmente ese famoso número al cual todos queremos llegar.
Y ahora, ¿qué pasa cuando eh como hablábamos antes, alguien viene y te presenta un presupuesto desde la inseguridad y no sabe bien si está cobrando su servicio, podemos hablar, ¿no?, de que hay como diría dos grandes aspectos que por lo menos nosotros percibimos, eh, porque todos pasamos por ese momento de de sentirnos inseguros al hacer un presupuesto, pero creemos que hay dos factores importantes. ¿Cuál es podemos mencionar? Y bueno, falta de conocimiento, por ejemplo, o podemos pensar en no estamos preparados, ¿no? Falta de conocimiento y falta de preparación.
digo, dentro del abanico posibilidades, elijamos esos dos, ¿no? Si yo no tengo conocimiento sobre lo que estoy ofreciendo, claramente voy a estar inseguro. Vamos a la hipótesis de que sé perfectamente lo que lo que estoy ofreciendo, que es el el caso que nosotros estamos de alguna manera analizando para la hora de presupuestar, pero no me preparo. O sea, fui, si querés, vago a la hora de tener este la preparación de ese presupuesto.
No lo investigué lo suficiente, no pensé antes, ¿no? Como un punto muy importante, prepararnos para que nos dé fortaleza y no nos encontremos débiles a la hora de, "Che, esto es lo que y también falta de conocimiento de lo que vale, lo que yo estoy aportando, ¿no? Vos ahí estás poniendo tal cual experiencia, contactos que no te aparecieron de la nada, eh desarrollo de proveedores que vos ya lo hiciste, estás poniendo criterio, liderazgo, todo eso vale vale un montón, pero si yo no soy consciente de que aporto todo eso aparte de mi servicio, dentro de mi servicio, entonces no me voy a plantar una postura segura. Porque muchas veces uno da por sentado cosas que no que no se las plantea, ¿no?
Como esto que existe, che. para que la lista de contactos que yo tengo no la conseguís en Google, eh, para que el el no sé, por dar una la experiencia sobre este esta materialidad, ¿no? La se la preguntas al CHGPT e y después para la otra situación es que por ahí yo conozco muy bien, como decías vos, lo que estoy cobrando por qué es lo que vale mi servicio, pero voy a una reunión con un cliente a presentarle un presupuesto o tengo una videollamada y no estoy preparado para esa reunión. Ah, fundamental.
Entonces, claro, cuando yo no estoy preparado es como cuando te dicen, "Saquen una hoja y te cae la prueba." Me haces pensar en esta pregunta que hay que hacerse, "Che, lo que estoy presupuestando es claro, porque hay muchas veces nos sucede que es claro para nosotros y a veces hablamos con un nivel de tecnicismo que no es eh digamos asible para que está del otro lado. Bueno, che, estoy presentando bien este presupuesto a este cliente, ¿realmente se entiende cómo lo estoy llevando al cliente a entender, ¿no? El el presupuesto que estoy presentándole es clave. Yo me acordaba que a mí algo que un libro que me hizo muy bien es un libro que se se llamaba Cómo preparar y dirigir reuniones eficaces y hablaba puntualmente de la importancia que tiene que cuando yo voy a una reunión no vaya eh vaya muy preparado, vaya sabiendo qué quiero lograr, cómo lo puedo lograr y para eso lleva una preparación y hace que una reunión que a veces tu cliente, como ya lo hemos hablado, tenga 5 minutos para escucharte, vos puedas comunicarte eectiva eficazmente y puedas lograr transmitir todo lo que hay atrás de un número, que es lo que representa el macro, ¿no?
Está bueno porque acá estamos poniendo sobre la sobre la mesa que hay presupuestos que se tienen que presentar en una reunión, que se tienen que defender. Después están el presupuesto que nosotros podemos enviar en una licitación, que enviamos por mail, por WhatsApp. Hoy lo tenés que defender un llamado también. Te llama, che, por qué me sale esto tamb.
Exacto, exacto. Y en cualquiera de las instancias tenemos que estar preparados, ¿eh? y también atender cada uno, ¿no?, de las vías de comunicación. Estamos diciendo noviedad, pero con esto que trajiste de las reuniones, pucha, que es relevante, ¿no?
Oye, eh, escasea la atención, ¿viste?, al público face to face, ¿no? Hoy cualquier cosa que querramos comprar la encontramos en cualquier tienda, en hay facilidades por todos lados. Y ojo, no subestimar eh la reunión face to face. Está buenísimo eso tampoco.
A ver, hay que tener un criterio al momento de defender un presupuesto o de presentarlo porque muchos parten, como decíamos antes, quizás desde el miedo, entonces ya te dan precios muy bajos por miedo a quedarse afuera o se generan estas competencias innecesarias donde nada, yo mejoro el precio descuidando un montón de cosas eh por el simple hecho de que no lo quiero, no quiero quiero tener un buen precio. Bueno, ahí ahí hay que tener, ¿viste? No sé, nosotros nos encontramos siempre con este tema de tener un buen precio y competir por precio nada más, pero tampoco regalarse. Es tal cual.
O sea, viste que muchas veces nosotros, sobre todo dentro de nuestro ruro, nos encontramos en infinidad de licitaciones donde finalmente se compite por precio, ¿no? Y y qué importante ahí porque es parte de la regla del juego, ¿no? Eh, ver de qué manera inteligente podemos diferenciarnos de la competencia cuando el cliente lo único que va a ver es un valor. ¿Cuánto vale servicio?
¿no? Y ojo, porque hay muchos malos, lo hablamos un montón de veces nosotros, hay muchos malos hábitos en esto de del ponerle un precio en una competencia como sea una licitación o una presentación a un cliente privado. Y a ver, está el que dice, "Bueno, yo le pongo un número, después veo cómo lo hago." Entonces, baja calidad de servicio y te te deja tranquilo al cliente, pero al final queda inconforme porque no le cumple. que una de las cosas que a mí me gusta, en vez de decir precio, me gusta decir valor, ¿no?
Entonces es importante, supongamos que vamos por bajar el precio. Bueno, dentro de qué marco acaso estoy pensando en una estrategia comercial y efectivamente quiero ganar este cliente en particular. Claro, me acomodé a un precio específico porque quiero ganar el cliente apostando a futuro. Okay.
Bueno, eso es una estrategia, tiene que tener un tiempo, no es que voy a bajar el precio por default, pero tengo que ver de qué manera el cliente sabe lo que vale el servicio. Che, esto vale tanto por esta situación en particular, este presupuesto queda así para vos. Esto refuerza lo que venimos hablando antes, el valor de lo que estamos ofreciendo, ¿no? Entonces, eh en la medida que lo que podamos, me parece más interesante hablar desde el valor y no desde el precio.
Y ni hablar si, como mencionabas antes, estamos en una reunión ¿no? Sí.
Y aparte uno veces se encuentra con compitiendo contra presupuestos imposibles o gente que pone números que son ridículos, ¿no? Y acá quizás no estamos hablando e en cualquier mercado, sino con en las con los grandes jugadores del mercado de los eventos, donde decimos, "Che, sabemos que hay también deslealtad en nuestro negocio, ¿no?" Y muchas veces lo hablamos y los que estamos nos conocemos todos. Sin ir más lejos, sí, supongamos que yo tengo un un espacio para eventos, un vio, una locación, un salón, lo que fuera. Hoy encontramos una pelea feroz en las locaciones y hay que poner sobre la mesa que el valor de mercado está trastavillado.
O sea, la teoría que nosotros conocemos de mercado se cae cuando uno de los actores eh lo voy a decir de una manera eh a ver como che, esto es lavado de dinero, viejo. ¿Cómo compite esta locación con este precio? Eso da, digamos, bronca. Por lo tanto, hay que ser muy cuidadoso con respecto a, okay, bueno, estamos en un una competencia feroz, produce estas cosas, como decís vos, deslealtades.
Bueno, igual no te adelantes, vamos a hablar de eso. Queremos desahogarnos, lo vamos a contar en otro episodio, lo vamos a hacer, pero aprovechamos para invitar aquellos que se están sumando a este canal que puedan suscribirse, eh darle click al a la campanita para que te avise en nuevos episodios, porque estamos apostando a hacer contenidos de primera y cada día más enfocados a aportar valor y y y dentro de los capítulos que tenemos que hablar, tenemos que hablar de comisiones. Ya vamos a hablar de comisiones, de comisiones y de esto que estamos ahí puliendo, armando porque queremos, pero hay mucho, mucho por por hablar. Sí.
Y y nos encanta poner sobre la mesa aquellas cosas que muchas veces son tabú, ¿no? Y que no se hablan. Sí totalmente totalmente. Entonces, bueno, ahora Alex, yo te hago una pregunta, ¿no?
Porque también pasa esta situación de que yo armo mi presupuesto, voy, se lo presento al cliente y el cliente me responde, "Che, pero esto es carísimo, esto es muy caro." ¿Cómo cómo respondes a eso? Tenemos una metodología propia, digo yo, ¿no? Entonces, ¿cómo respondo a che, esto es carísimo? En principio, mi actitud recontraerena, no lo voy a contradecir, no voy a reaccionar y le voy a preguntar, ¿acaso lo que te estamos ofreciendo lo consideras en un valor que no es el que corresponde?
¿O vos evento no contas con ese presupuesto? Hablemos del tema. No lo quiero dejar en el caro barato, me gusta o no me gusta. Exacto.
Lo lo confrontas como diciéndole, eh, "Entonces, vos crees que mi servicio no lo vale o tu presupuesto es distinto a lo que esperabas." Paradójicamente, por lo general, lo que termina sucediendo es lo segundo, ¿no? Eh, pocas son las instancias donde desde el otro lado, sobre todo donde cuando te están contratando, la autoridad sobre lo que estás expresando es tuya, ¿no? Entonces podés desglosar y decir, "Che, escúchame, no, para blanco sobre negro." Este es el presupuesto que tengo. A partir de ahí empieza a defenderse el presupuesto.
Pero abriéndolo el presupuesto, uno no tiene que estar identificado. Primero nos podemos equivocar, ¿no? A veces eh no sé, tuvimos una fantasía con una idea y yo que sé la que no no bueno listo. Partiendo de que nos podemos equivocar, ofrecer las alternativas, tratar de abrirlo con él y pensarlo junto.
Bueno, para vos tenés este presupuesto, pensemos juntos qué es lo mejor para tu evento. Manda el evento, ¿no? Yo que sé, tenés que hacer una boda, bueno, listo, hay cosas básicas, esto tiene que estar, esto no le de comer de bailar. Bueno, ¿de qué forma?
Y ahí es donde vos empezas a desplegar tus capacidades de de profesional. Entonces, no pelearse con esa idea a veces también hace falta explicar el valor que hay detrás de esto, ¿no? Porque, qué sé yo, el servicio de sonido me sale tanto. ¿Y por qué tanto en personal o en o en logística?
Bueno, vos considerá que yo para poner ese sistema necesito ponerte un técnico el día anterior, gente que vaya al armado y el desarme que no pueden ser menos de tal y cuando uno se pone en contexto del otro, el cliente hablo, ¿no? Te entiende mucho más, ¿no? Sí, entendamos que por más que nosotros a veces eh hagamos un esfuerzo, esto también es parte de la realidad que vivimos en como decís vos, ¿no? el cliente entienda el valor del servicio que ofrecés y demás.
está del otro lado que nosotros somos consumidores. O sea, hoy la cultura de compra cuando el poder lo tiene el consumidor, el consumidor lo voy a decir en estos términos un poco exagerado, es soberbio. Eh, yo compro en 2 minutos, esto vale esto porque lo vienta al lado, pero nos la tenemos que fumar, viejo. No nos podemos pelear con eso.
O sea, eh, a mí me gustaba un cocinero que decía, "Che, ¿tenés caro en la cocina? Dedicate a la peluquería." como diciendo, parte de las situación que hoy nos ofrecen los que nos consumen como servicio son consumidores. Entonces tienen a veces una actitud, por eso está buena la pregunta, que che, esto es muy caro, ¿no? Bueno, bajar, mantenerse en calma, ser un profesional y responder esa pregunta con autoridad.
Después deduciremos si es o no es nuestro cliente. Aclarado esto, ¿no?, de que hay que poner sobre la mesa ciertas actitudes que nosotros mismos en otros ámbitos también a veces cometemos ese error. Eh, okay, listo, perfecto. puedo tener paciencia al al cliente para poder desarrollarlo al punto tal en donde también tengo que decir, "Che, no, o sea, yo ya te expliqué, acá está, esto es lo que hacemos, eh, esto es lo que vos necesitás, esto es lo que necesita tu evento.
Si llegamos a la conclusión que el presupuesto que tiene no no hasta acá llegamos, no condice y eso te da te da autoridad, eso te planta en una postura hasta profesional, te digo, porque saber defender que tu calidad de servicio vale tanto, no digo siempre, no, porque si no no trabajaría, pero sí en momentos cuando te das cuenta que ya no encaja, no no es para vos sabes decir, mira, no no te tomar el otro presupuesto, seguí por ese camino, es lo que necesitas vos. Y agrego algo más, ¿no?, que va asociado lo que dijiste de estar preparado en la reunión. Nosotros tenemos experiencia de lo que estamos haciendo. Bueno, nosotros tenemos que ayudar al cliente a entender antes de ponernos a trabajar en ese presupuesto que lleva un montón de tiempo, un montón de horas, investigación, no importa lo que hagas, eh, así que hagas algo chiquitito, va a llevar tiempo de investigación.
Vos tenés que brindarle una respuesta al cliente de sondeo, tenés que ayudarlo. Es parte de tu desarrollo profesional decirle en la primera reunión, en los primeros 5 minutos, "Che, mira que tu evento va por acá." Eh, Ale, y entonces te hago una pregunta.
¿Cuál es la actitud correcta con la que me conviene ir a presentar o defender un presupuesto delante de mi cliente? En una palabra te diría confianza. Y nosotros venimos hablando en este episodio de lo importante de construir seguridad, vamos a llamarlo en esos términos. dijimos que primero, okay, nos ponemos a pensar verdaderamente qué es todo lo que le estamos ofreciendo al servicio y ahí paso a paso vamos a construir la seguridad al margen de inclusive mencionar lo que vos dijiste, "Che, estemos preparados, tengamos el conocimiento." Una vez que estamos con esa confianza y esa actitud, es donde realmente tenemos que estar listos para presentar el presupuesto, ¿no?
A ver, cuando vos dudás de tu presupuesto, cliente se da cuenta.