T01E08 - El Minuto Cero: lo que define el éxito de un evento

En este episodio te vamos a contar de qué se trata el minuto cero en un evento. Anécdotas, claves, trucos y todo lo que necesitas para que nada te falle cuando el show esté por comenzar. Minuto cero, ten que estar en punto. [Música] [Aplausos] [Música] Pablo, ¿me copias? Copio. Vale. Tenemos que chequear absolutamente todo. Chequemos luces. Luces. Check. Chequemos sonido. Sonido. Check. Chequemos mate. Aten. Atentos. Está frío el mate. Hay que cambiar el agua porque está por comenzar mate y eventos. El podcast que agrega valor a todos los que aman este apasionante mundo de los eventos. Pero lo más importante, ¿y cómo lo hacemos? Siempre con un mate caliente de por medio. Bueno, hoy vamos a hablar del minuto cero. Exacto. El minuto cero no es solamente cuando entra el primer invitado al evento, es el arranque del evento, ¿no? Es lo que marca la energía de cómo va a seguir todo lo que viene. Y si el equipo está alineado, todo fluye, si no se nota al instante. Ahora vamos a hablar el minuto cero, que es lo que define el éxito de un evento antes que arranque. Nosotros solemos dividir el análisis del minuto cero con tres aspectos fundamentales. Uno tiene que ver con lo operativo, el otro tiene que ver con el refuerzo de la escena y el último y no menor y muy muy importante, voy a poner ese énfasis, tiene que ver con lo anímico. Explayémonos. Lo operativo, ¿a qué te referís? Lo operativo es un poco como el simulacro que hicimos al principio, empieza con lo obvio, ¿no? A ver, chequear verdaderamente que todas las partes técnicas estén okay, estén estén a puesta a punto, a veces se lo llama previo también, a veces se lo llama, por ejemplo, en video. Tenemos el video en puerta, ¿no? Tenemos los micrófonos listos. ese chequeo que principalmente, ¿no?, al que está en como coordinador técnico lo deja tranquilo y le da el pie al, supongamos líder de coordinación, ¿no?, de que esté todo listo, está todo para artística también, ¿no? Digo, asegurarse que los artistas están en puertas y están tienen una participación pronto, que los expositores están al tanto del timing, ¿no? Ese repaso, ese último repaso, ¿no? De que te digo que hasta por agregar un comentario nada más es importante que seamos muy metódicos con eso. Sí, inclusive ahora que vos nombraste los expositores, muchas veces sucede que, por supuesto que el expositor está nervioso, el expositor está eh en quizás minutos antes porque se distrajo con el celular en en otro lugar y ahí va a haber un check con la persona que esté coordinando el expositor cual si fuera un artista directamente, ¿no? Lo mira los ojos, le dice, "Estamos a tanto tiempo de comenzar, falta, ¿cómo está? Estamos por favor, o deje el celular acá o póngalo, ¿no? En modo avión, todas esas pequeños pasos para que ese minuto esté a disposición. y pienso, me dispara a otro lado, ¿no? Quizás me voy un poco por las ramas, pero qué importante es que el responsable de cada área, digo, el técnico por su lado, el responsable artístico, tenga el cuidado y el liderazgo de su área para saber que todos esos esos subpuntos están listos para el momento del arranque. el técnico que sepa, como dijimos antes, que el sonido, las luces está en todo, en la artística, que sepa quién es que los artistas van a estar listos, que está todo que saben en qué momento entran, que están preparados, que no están comiendo por otro lado y qué sé yo, y así que cada responsabilidad pueda liderar su sector y estar al pie de el comienzo del evento. Totalmente. Entonces, de esa forma lo operativo lo tenemos en perfectas condiciones. Cuando nos garantizamos que el operativo está en perfectas condiciones, a veces lo que sucede, y ahora vamos al segundo punto, ¿no? Eh, el refuerzo de la escena lo llamamos nosotros. Muchas veces sucede que estamos en un evento que el timing está cargadísimo de escenas de contenido, eh, y es imposible recordarlo o tenerlo todo de memoria. A veces estamos hablando de timings que son de dos jornadas. Cada escena contiene muchos videos, contiene mucha sincro de sonido, mucha sincro de iluminación. Entonces ahí una de las una de las recomendaciones, es bueno, vamos a reforzar la escena. Entonces hay dos aspectos de este refuerzo de la escena. Uno es una reunión previa donde cortamos el timing y hablamos solamente de lo que va a suceder en esos en ese momento hasta el próximo break, hasta el próximo bloque ¿no? Ojo, esto no se acostumbra a hacer si nosotros lo recomendamos fuertemente, porque cuando estamos todos alineados, como decíamos al principio, hace que el timing y que el evento pueda correr como tiene que correr y no haya desinformación, ¿no? A pesar de que muchas veces en el evento a último momento estamos ultimando detalles y quizás un poco desenfocados, pero este stop que nosotros recomendamos hacer para hacer este check y alineamiento es clave Ale y es la sintonía fina. En ese momento inclusive participan todos los operadores. Si uno se puede preguntar, ¿acaso es importante que el operador de pantallas esté escuchando algo que tiene que ver con la escena del circuito cerrado? Es importante, ¿no? Eh, porque nos permite a todos sintonizar en la en la misma en la misma ecualización, en la misma frecuencia. Y te quiero aportar algo, perdón que te interrumpo, pero e algo que yo destaco mucho de de esta sintonía que buscamos hacer cuando hacemos la reunión es que muchos de los técnicos que están trabajando nuestros eventos y de los camarógrafos, de los de Catherine, etcétera, vienen de hacer muchísimos eventos, están recontracostumbrados, digo, tiene una dinámica donde ya estaban se opan, digo, es parte de su día a día. Sí, para nosotros nuestro evento es único, es es lo más importante en ese momento. Entonces, en esta charla previa está bueno porque a la persona que está trabajando en ese evento le das toda la información para que se compenetre más en este evento puntual y ponga su corazón y hasta su alma, si es posible. Sí. Sí. A disposición de que el evento salga mucho mejor, ¿no? Sí. Sí. Es un stop, es un recuerdo. Bueno, esto está por comenzar. Acá estamos. Ahora lo importante es esto. Em, y hay otro refuerzo de escena que solemos hacer que ya es estamos todos en posición. Ahora sí, en la reunión que hablábamos recién, que ya falta media hora o 45 minutos, pero ahora estamos hablando de, bueno, faltan 5 minutos donde en algunos eventos donde tenemos más de, no sé, voy a decir más de seis personas a quizás 15 coordinadores que están con handy, bueno, hacemos una pequeña narrativa. Entonces, el líder de coordinación dice, bueno, un repaso, pero como un cuentito corto, no sé, entra el expositor al escenario, se apagan las luces del salón, se prende la luz de escenario, se ilumina el artista, la pantalla aparece con el la primer placa, de tal manera que esto es para el equipo de coordinación, ¿no? Cada uno de su lugar tenga en ese momento el previo a su posición, ¿no? Ah, okay. Entonces, el el pienso en voz alta, el pie para darle loque al expositor es que se bajaron las luces de sala, el pie para habilitar el micrófono, supongamos, en un podio, es cuando se iluminó el escenario. Esa secuencia que el equipo coordinación nos viene bárbaro, así que sería el segundo refuerzo que hacemos de la escena. Ahora te lo cambio de contexto porque esto que vos contas es muy del corporativo, ¿no? Pero, ¿qué pasa en el evento en vivo tipo festival, show, recital, etcétera, no? que hay dos escenarios muy comunes. El escenario más prolijo, que es el que vos ya con tiempo tenés un timing impreso o por mail o como sea, pero tenés disponible. Está, perdón, tres escenarios diría. El segundo donde tenés un timing, pero a último momento se hacen ajustes y hay cambios. y el tercero donde nada sale a la que te criaste, digamos, ¿no? Como bueno, hubieron muchos cambios de último momento o la organización, no sé, por alguna razón no tuvo el timing. Entonces, hay que todos sabemos lo que tenemos que hacer, pero hay que hacer un último refuerzo que está bueno lo que vos citas porque es bueno hacemos un último repasoalment, sale el video, atrás del video, Blackout, después de Blackout seguidor al artista y así, ¿no? donde todos los involucrados sí nos ponemos de acuerdo y y fumamos todo tipo de duda, ¿no? Que pueda haber por un cambio de último momento. Sí, totalmente. Y y muchas veces ese refuerzo, a veces nosotros tenemos la metodología que no necesita un feedback de todos, okay, okay, okay, imagínate, no, handy, okay, okay, okay. Sino con que lo dé la cabina técnica. Entonces, todos escucharon el repaso y ahí tenemos un cabina técnica. Estamos, estamos okay. Perfecto. Digo principalmente cabina técnica porque a veces parece mentira, ¿no? Pero dentro de la cabina técnica podemos llegar a tener siete operadores quizás, ¿no? Que tienen que estar coordinados por este coordinador técnico para que todo esté en Síncro al unísono y demás. Y por último y no menor, o sea, hablamos entonces cómo nosotros miramos el minuto cero. Bueno, previamente nos ordenamos de tres formas. dijimos que está lo operativo, dijimos que está el refuerzo de la escena y dijimos que es un dato no menor lo anímico porque en el momento de de del lo humano, ¿no? La parte humana de de del trabajo. Exactamente. Y acá se me ocurren eh dos maneras de de ver esto, ¿no? Es muy importante transmitir tranquilidad, sobre todo quienes tienen una posición de de liderazgo. ¿Cuántas veces nos ha pasado? No sé, supongamos en un escenario vemos al stage que está nervioso y yo creo que si el stage está nervioso, estamos todos nerviosos. Estamos todos nerviosos, al menos en lo que estén alrededor del stage o el coordinador, si vemos a a alguien, al coordinador general del evento correr estresado, hablando con todos, nerviosos, nos transmite una imagen de, "Che, esto está desordenado, ojo, ¿no?" Y a todos nos lleva a ese nivel. ¿Sabes que quiero invocar a Pame en esto, no? Pame es una organizadora de eventos brillante y sobre todo desde el punto de vista del humano, que ella eh suele decir, "Nunca digamos que no, siempre estemos con una sonrisa y todo se va a solucionar." antes va por ahí, ¿no? Su línea antes de de cada evento y quieras o no ese ese refuerzo último porque ya sabemos lo que tenemos que hacer, estamos en posición, pero se necesita es muy importante el acompañamiento anímico para todos los que estamos ahí. Ni hablar si hubo pocos pocas horas. Es, perdón, y ella es una de las principales promotoras de la reunión preevento, ¿no? De esas reuniones gigantes con las con todos ahí y bajándoles como la información necesaria. Por lo tanto, el líder transmite calma y cada uno se siente seguro en su área, ¿no? Si eso sucede. Eh, así que bueno, un poco para hablar del minuto cero, lo vimos en estos tres aspectos, en estos estas tres formas. Y me hace acordar cuando hablabas de la importancia de transmitir calma, ¿no? Me acuerdo puntualmente la escena que me quedó grabada porque me dio mucha ternura, ¿no?, de un evento que que era un evento en vivo, un recital grande y había que iniciar el evento con un video apertura normal, ¿no? Y para este video apertura había una laptop dispuesta donde se disparaba el video que obviamente después salía por las pantallas y alguien vino a habían puesto una persona que se iba a encargar de disparar ese video, pero que se enteró en ese momento y yo estaba coordinando un poco toda esa historia. Entonces, claro, una chica jovencita estaba con la compu y lo único que tenía que hacer era apretar una barra espaciadora para disparar ese video. Cuando se lo explicaron, pobre chica, entró casi en crisis, estaba muy nerviosa y se se ensayó el día anterior y bueno, se iba a ser al día siguiente, pero la presión que tenía esa chica, tremendo. Creo que fue la barra espaciadora más pensada de la historia de un ser humano. Esa noche soñó con la barra espaciadora y hasta le temblaba la mano cuando iba a apretarla. No, digo porque ella entendió que su video se iba a ver en todo un estadio que ella lo disparaba. Pero bueno, a ver, llevándolo a a lo concreto, yo estaba al lado y le decía, "No te preocupes, tranquila, esto no puede fallar." No, y acompañar a veces al equipo en ese momento que aunque parezca que no es tan grave o tan difícil, para otros por ahí es una situación muy compleja o o los puede llegar a a intimidar, pero la la emoción que uno transmite, la sensación se contagia, se contagia y mientras, perdón, el video salió bien, nada más cierro. La chica salió contenta. Me hiciste pensar que nosotros hablamos del minuto cero y es un supuesto quizás si no lo mencionamos que bueno, el minuto cero es cuando inicia el evento, ¿no? Pero un poco lo mencionamos al principio en en la apertura, ¿no? A veces el minuto cero, un evento o que parezca mentira, es una parte en donde el evento se transforma. Eh, supongamos, voy a dar un ejemplo, ¿no? Eh, a ver, llegaron todos los invitados a a un recital. Bueno, genial, tocó la banda soporte. Uno podría decir, "Bueno, el minuto cero es cuando entró nuestro invitado, ¿no? El minuto cero es cuando entró la banda soporte porque chequeamos que anda todo perfecto, ¿no? Y quizás el minuto cero es en un momento determinado y te pasó el mate, donde bueno, sea una apertura en sincro, donde verdaderamente ahí se juega eh la captación de todos los invitados. O por ejemplo, si tenemos un speaker muy importante, ni hablar si estamos en un evento protocolar y viene alguien gubernamental de muchísima importancia. Créanos que el minuto cero empieza, por más que el evento haya estado 3 horas en circulación, cuando viene ese funcionario a hablar, ¿no? Sí, yo te diría eso sería más el momento clave del evento. Momento clave, sí. Eh, y es verdad que los eventos y podríamos hacer hasta un podcast de eso que hace poquito estuvimos estuve en un evento yo y y me acuerdo que el cliente me dijo, cuando pasó ya cierto expositor, me dijo, "Ahora podemos relajar." Y faltaban tres cuartos de de evento, ¿no? Pero ya había pasado la parte más compleja. Claro. Exactamente. No, que tenía todos nerviosos, eh, porque, bueno, son y quizás no para el público, eh, no, no internamente, internamente, desde la complejidad y la importancia que retoman ciertos momentos. Pero bueno, no nos bajamos al al de tema. Nada, clave. Entonces, esto no el handy, ¿no? Estar ahí atentos e haciendo un repaso a a cada situación, a cada a cada estadio. Después también el factor humano, algo que no dijimos que es muy bueno y es que está bien, uno como organizador de evento muchas veces chequea por handy o hace diferentes chequeos para asegurarse que esté todo bien, pero llega un momento previo al minuto cero donde el organizador o el coordinador tiene que soltar, tiene que confiar en que ese equipo tiene la información necesaria, va a hacer su trabajo bien, obviamente dirigirlo, pero cuando hablo de soltar hablo de tener esa confianza en tu propio equipo, porque eso hace que vos puedas enfocarte en lo que más te tené que enfocar, que es en el macro, que es en que funcione todo bien, que el cliente esté contento, que las cosas sucedan minuto a minuto. Si no confías, la pasas mal y pasa como muchas veces todos hemos visto un organizador estresado hasta último momento, nervioso, que habla quizás hasta los gritos por momentos, ¿no? eh consecuencia de quizás un estrés acumulado por eh por querer estar en todos lados, que no es sano para nadie. No, cual, no, no. Y si hay algo que que enseñan los eventos es el trabajo en equipo, ¿no? Fundamental el trabajo en el equipo, el prever. Ale, porque clave para todo esto que estamos hablando llegar al minuto cero y todo lo que dijimos hasta ahora fue prevé, prevo, preparate. Algo que todos somos recontraconscientes en el mundo de los eventos que trabajamos para disminuir el error, pero no nos olvidamos que el error es una constante, ¿no? Que está siempre. Y cómo atender el error en el momento que va a suceder, porque va a suceder, va a haber algo que corregir si estamos tranquilos, ¿no? Con tranquilidad. Así que yo te diría que invitemos aquellos que pasaron por momentos clave de esto, la pasaron mal o la pasaron bien o vieron buenos y malos ejemplos. Compartan, queremos escuchar sus historias, queremos leerlas. Si hay alguna muy buena, la reposteamos o lo invitamos acá que la cuente. Así que bueno, así terminamos este episodio y nos vemos la semana que viene en el minuto ahora, no cero, sino final de este episodio. Hasta luego. [Música]