Un evento impecable no se nota por lo que tiene, sino por el trabajo previo que nadie ve. Por qué el rol del productor define el resultado final.
Leer el artículo · 5 min¿Sos productor de eventos? ¿Te viste en la necesidad de explicar cómo es tu servicio y la importancia de ese rol o el valor de tus honorarios? Entonces, este episodio es para vos. [música] [música] Bienvenidos a Mat y Eventos, el podcast que aporta valor al apasionante mundo de los eventos.
¿Y cómo lo hacemos, Pablo? Sin falta, siempre con un mate de por medio. Y entonces, vamos a empezar con esta pregunta que nos va a a a llevar al tema. Si una empresa ya organiza sus eventos in house, tiene el contacto de todos los proveedores, ¿por qué necesitan a un productor de eventos en su equipo?
Okay, en este episodio entonces vamos a profundizar en la importancia del productor y cómo cuando hay un evento que falta ese rol se nota. Exactamente.
Entonces pensemos que eh en un evento hay diferentes roles, ¿no? Y en este rol que muchas veces se conoce como comúnmente el productor de eventos, hay diferentes roles muy similares, pero que no son lo mismo. ¿Cuántos podemos nombrar? Numeremos cinco principales, ¿okay?
Por ejemplo, el primero sería el organizador de eventos, el segundo el diseñador, el ambientador, el productor técnico y el productor propiamente de dicho evento. Perfecto. Roles similares no idénticos. Y vamos a arrancar hablando de el organizador de eventos.
¿Quién es un organizador de eventos? es aquel que por lo general tiene todo el orden general del evento sobre él, maneja presupuesto y lleva adelante también el timing del evento, ¿no? A diferencia quizás del diseñador, que es quien le da forma a la idea que su que nuestro cliente nos baja, ¿no? Un cliente nos dice, "Estos son mis objetivos, estas son mis ideas, esto quiero lograr." Y el diseñador empieza a trabajar sobre esta idea para empezar a tener un norte y empezar a darle su identidad al evento.
Atrás de él viene un ambientador que es quien hace que esa idea se transforme en algo visible. Pone elementos en el espacio. Empezamos a transformar una idea en algo real, tangible, que uno puede empezar a visualizar de una forma mucho más clara. Nombraste entonces el organizador con la mirada macro, el diseñador que da forma y el ambientador que logra materializar esa forma.
Ahora, el productor técnico, me lo imagino, leyendo los planos, tomando en cuenta los renders que hizo el diseñador y aportando desde el punto de vista técnico, cómo se va a distribuir, por ejemplo, la iluminación, el sonido, a dónde se van a ubicar las pantallas según el diseño y si efectivamente se puede colocar ahí. Y hay muchas veces hasta inclusive con la intervención del diseñador técnico, perdón, del productor técnico puede haber, ¿no?, algún cambio en ese plano funcional que se había armado. Ahora, un rol fundamental que es el que hoy vamos a profundizar es que gracias al productor general se puede llevar a cabo el evento en los términos de que él va a ser responsable que todo lo que se diseñó se lleve a cabo. ¿Qué te parece?
Me encanta.
Ahora, detrás de todo eso que acabamos de decir, hay cosas intangibles. Hay una maquinaria en movimiento, eh una maquinaria compuesta por gente, por procesos, por diferentes reuniones, por etapas. Y si hablamos de etapas, podemos hablar de que la primera etapa es la parte de la comprensión estratégica. ¿Por qué comprensión estratégica?
Porque tenemos que entender bien bien cuál es el deseo, la necesidad y los objetivos de nuestro cliente. Y esto no se resuelve con un mail o leyendo un brief, sino hay reuniones, hay preguntas que tenemos que hacer específicas, tenemos que soñar ese evento así como lo sueña nuestro cliente y aún si nuestro cliente no lo tiene claro, nosotros tenemos que ayudarlo a transmitirnos la información. Después de entender toda de tener toda esa información, pasamos a la etapa de conceptualización, donde ya esa información la transformamos en un concepto, en una idea rectora, en alg una idea que nos va a marcar el norte de hacia dónde seguir en la etapa siguiente, que es la del diseño espacial. Y como bien dijimos antes, es poner elementos en un espacio, ya sea en un plano inicialmente, ya sea en un diseño de de maquetado de 3D para después pasar a la visualización avanzada, porque es muy importante, más en esta instancia, antes no se hacía, pero hoy en día tenemos la herramienta del render, del diseño 3D, de la del transitar estos estos espacios para conocerlos bien a fondo, para poderlos ver antes de que sucedan y ver errores.
mejoras y mejores aprovechamientos del diseño, ¿no? A, estoy pensando que como esto es una maquinaria invisible y y la pregunta disparadora, bueno, ¿qué pasa con aquella empresa que puede imaginarse que In houseo lo resuelve? todas las cosas que estamos enumerando, que van en el rol del productor, que hacen que efectivamente el evento se pueda llevar a cabo. Cuando vos, bien, como decías recién, ¿no?, tenemos una visualización que puede ser una maqueta en 3D.
Después hay una cantidad de documentación que se desprende de esa maqueta en 3D, porque la maqueta es un 3D, pero después el el productor técnico va a agarrar esa maqueta, va a extraer vistas de costado, va va a traer cortes, va a empezar a a dibujar, por ejemplo, cómo se va a comportar el sonido, hace un mapeo, cómo se va a comportar el sonido, en dónde va a haber cancelación, en dónde, ¿no? Entonces, va a haber un montón de documentación técnica que va a poner a disposición de cada uno de los operadores que estén trabajando en ese evento, porque la técnica define más de lo que parece en un evento. Después, el con respecto a a las tomas de decisiones que va a tomar el productor previamente a que se desarrolle el evento, va a tener que alinear a los proveedores, armar un timing de montaje, poder lograr que haya una concatenación en el armado para que no se pisen. Y por último, el productor va a estar de cara a la ejecución, va a lograr coordinar todos los proveedores que estén en el evento para que realmente el evento se lleve a cabo y se realice.
Y vos hablas, perdón, eh hablas algo de alinear proveedores y vos lo mencionas así rápido, pero eh aquellos que no no lo conozcan es recomplejo, son temas complejos, llevan mucho trabajo, es cruzar información, es ponernos de acuerdo, es comunicar muy bien, ¿no? dando ejemplos a lo que decís de de comunicarlo, el productor general va a agarrar va a ser un relevamiento previo al evento, va a reunir a todos los técnicos con sus planos, con sus eh listados de material para lograr integrarlos previamente al evento. Así que imaginemos que el productor no es que llegue el día del evento, estamos de acuerdo. Toda esta maquinaria invisible que acabamos de nombrar, quizás no fuimos muy claros, pero se desarrolla en un tiempo determinado, eh, semanas, meses, antes de que el evento se desarrolle y la producción ordena la complejidad del evento, ¿no?
evento es una maquinaria muy grande, muy compleja, que necesita de mucho trabajo de fondo y que si se minimiza termina en ser un problema y ahí podemos enumerar cientos de errores muy comunes que se viven, ¿no?
Bueno, cuando hablas de minimizar hay, ¿por qué ponemos tanto énfasis en el rol del productor? Porque muchas veces nos hemos encontrado compartiendo eh toda esta información inclusive con clientes, pero escúchame, no se puede hacer así, no se puede hacer asá, pero si te contrato el día del evento, ¿no? Y ahí es donde a veces el cliente eh confunde el rol de un productor que requiere manejar toda la maquinaria invisible, que acabamos decir con el rol de un coordinador, ¿no? A veces se da ese error muchísimo en las empresas.
Claro. No es, digo, bueno, llamo a los proveedores, pongo el día de la fecha y llamo un productor que vaya ese día y me organice todo y me lo lleve adelante. Es un grave error y que lo hemos visto muchas veces, pero también es un grave error pensar que de la misma manera los los perdón, los proveedores al ser buenos en su materia entre ellos solitos se van a arreglar y las cosas van a suceder. Y más de una vez nos ha tocado estar viendo en un evento donde sucedió esto, invitaron a los proveedores y estando ahí dicen, "Pero, ¿cómo es?
¿Cómo voy a poner este signo acá si yo tengo un tal? ¿Y cómo quién cómo se No, está buenísimo ese punto?" Porque es ahí donde el rol de productor cumple en esencia su función, que es la de aportar el criterio. Pudo tener unos proveedores extraordinarios en su materia, pero el criterio de decisión en ese momento, esa responsabilidad es de un productor. Y también podemos hablar de que a veces una uno de los errores más comunes que vemos todo el tiempo es, me encanta el evento, lo pensamos, lo diseñamos así.
Ahora, nunca nos preguntamos cómo puedo lograr esto. Es lograble porque en el render se ve bárbaro, pero ¿cómo puedo llevarlo de acá a la realidad? Entonces, pensar el evento solamente desde lo estético y no desde lo funcional, porque la funcional tiene que ir de la mano de de lo estético, del diseño. Si no lo pensamos, vemos lo que muchas veces es este error común.
Sí. Llegado el evento, todos nerviosos, todos enojados y el evento no termina quedando como yo lo pensé. Y a veces no termina quedando como vos lo pensaste porque subestimaste los tiempos. O sea, consideraste que el armado se hacía mucho más rápido.
¿Consideraste que el tiempo, no sé, de revestimiento vinílico de una tarima puede ocupar? Y no, la subestimación de los tiempos es un error muy común y ahí está el rol del productor, entendiendo la importancia del armado y cuánto lleva cada una de las cuánto cuánto tiempo le lleva a cada servicio poder poner su material. o decirme si no es muy común también que sobre la fecha el cliente se pone creativo y dice, "Ay, sabes qué, quiero agregar esto, lo otro o no, no vamos a cambiar todo el centro de mesas porque anoche pensé que por ahí quedaban mejor o vamos a hacer este, vamos a poner la cabina en vez de acá, la vamos a poner definir sobre la fecha, querer improvisar la improvisación de hecho y más sobre la fecha es uno de los problemas más grandes que tenemos." Sí, quizás los latinos que tenemos como lo tenemos como muy como hasta como un lo pensamos como un algo bueno y es un error. Está mal pensar que que a último momento los cambios van a aportar evento, no le van a hacer de tropiezo.
Y los cambios de último momento pierden algo que es fundamental para que el evento se desarrolle, por lo menos pierden una sana integración. Entonces, qué importante es considerar que es necesario integrar esos servicios. A veces uno considera, bueno, minimiza el rol del productor por precio, porque muchas veces, no, lo que pasa es que y y justamente lo que va a lograr ese productor va agarrar y de la manera más criteriosa y más inteligente, va a optimizar los recursos y los va a integrar de la mejor manera posible, ¿no? Exactamente.
Y bueno, y ahora, ¿cuándo conviene trabajar con un productor? ¿Cuándo? cuando el evento tiene objetivos claros, estratégicos y se busca un nivel de profesionalismo elevado. Sí, cuando quiero mejorar mis producciones, cuando hay muchos proveedores, punto número dos, cuando hay muchos proveedores en en juego.
Digo, yo como empresa que no me dedico a organizar eventos, si es que no me dedico a eso, me es muy difícil manejar una dinámica compleja como la que acabamos de hablar, si es que tengo muchos proveedores y la dinámica es rápida y el evento es demandante. Cuando hay integración con la técnica también digo, tengo que hacer escenografía, oradores, un timing, técnica, una técnica no sencilla, compleja, hace falta el rol del productor. Pienso también que algo mencionamos, pero muchas veces el mensaje del evento es fundamental. se me viene la idea del lanzamiento de marca, ¿no?
Cuando tenemos algo muy claro que queremos comunicar, el productor es fundamental porque va a permitir con diferentes técnicas, con diferentes elementos construir ese mensaje de la mejor manera posible. También a la hora de optimizar un presupuesto, pensemos en un evento que tiene, como vos bien decías antes, un montón de proveedores. Bueno, ¿cuál es la manera más inteligente de utilizar este budget que tenemos de presupuesto? ¿En dónde?
¿Cuál es el factor de incidencia que influye sobre el presupuesto? ¿Y cómo pudo prever una optimización? ¿A dónde no eh eh bajar el presupuesto? Por lo tanto, creo que podríamos eh sintetizar que el eh el productor va a otorgarle coherencia al evento, va a lograr que todo el sistema funcione en armonía.
Ahora pensando, me quedé con lo que decías sobre el presupuesto y cuántas veces está en el imaginario pensar que sumar a un productor en un evento es caro, es estoy agregando un costo más a mi evento, pero esos eventos llevados adelante a último momento empiezan a aparecer, ay, nos olvidamos de hay que agregar, terminas contratando al primero que conseguís, al precio que te ponen y así muchas veces se nota de que la presencia de un productor no solamente es ordenar, sino también es pelear por tu presupuesto, mejorártelo, buscar buscar al mejor postor por la mejor calidad, ayudarte vos porque el productor no es alguien externo, es alguien que viene a plantarse, ponerse tu camiseta y pelear para que el evento salga de la mejor manera y sea lo más rentable posible. Cuando el evento importa, la producción importa y entonces podemos concluir que un buen evento no funciona, no se nota por lo que tiene, por la cantidad de material contratado, la magnificencia del lugar, sino por lo bien que funciona en su conjunto. Y ese evento cuando se ve impecable no es pura casualidad o mucha corrida de mucha gente, sino es que hubo una maquinaria, un equipo de gente, un equipo de producción que estuvo trabajando en cada detalle durante bastante tiempo antes y eso es producir. Ah.
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