Detrás de todo evento que sale mal hay una cadena de decisiones invisibles. Analizamos cuatro fallas típicas de gestión y cómo blindarse antes de que ocurran.
Leer el artículo · 5 minHoy vamos a hacer un juego y te vamos a enseñar todo lo que tenés que hacer si realmente querés arruinar un evento. Quédate con nosotros que ya comenzamos. Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor al apasionante mundo de los eventos. Y Pablo, contame, por favor, ¿cómo lo hacemos?
Siempre lo hacemos de la misma manera con un mate de por medio, pero hoy un mate especial. Estamos contentos porque este mate tiene un sabor dulce, hermoso, porque estamos, como ven, estrenando un nuevo estudio. Estamos después de 14 episodios de una primer temporada, empezamos también la temporada dos, la temporada dos. Y dijimos, queremos un poquitito más de espacio, nos animamos por más y acá estamos con expectativa, con un montón de ideas de temas diferentes con luces nuevas bueno eh creo que te haía falta ajustar unas cosas.
Se nos están cayendo las luces. Pero pará, para no, no. Eh, eh, eh. Lo que pasa que el universo nos habla.
Tiene que ver con el tópico. Tiene que ver con el tópico. ¿Por qué? ¿De qué vamos a hablar hoy?
A ver, vos querés saber cómo arruinar un evento fácil. No definas objetivos, improvisar presupuesto, ignorar técnica y rezá, rezá muy fuerte. Hoy vamos a hacer un manual irónico con los errores más comunes, porque a veces el mejor aprendizaje es ver qué cosas no hay que hacer. Entonces, enseñamos hoy qué cosas tenés que hacer si querés realmente arruinar ese evento.
Bueno, a ver, eh, con mucha seriedad vamos a defender este tópico que tenemos acá enfrente. Por favor, quisiera que me cuentes, Pablo, te cedo a esa experiencia. Contanos cómo arruinar un evento. A ver, pregunte.
Para mí es importante, si vamos a organizar un evento, cuidar los tiempos, preproducción. Okay. Los Hablemos de los tiempos. Si queremos arruinar un evento, tiempos, no planifiques con tiempo, no lo hagas.
Buen, pero algo, no, no, no, no hace falta. Si vos lo querés arruinar en serio, andar con el tiempo justo o subestima alo, decir, bueno, voy a llegar. Quédate tranquilo, vas a llegar. pensás así.
No, bueno, pero esperá viene. Está bien, pero tiene que haber un marco. Está bien. Yo entiendo que hay que arruinar el evento.
Un cronograma. ¿En qué momento sale la comida? No, el cronograma, un Excel rapidito o una nota en el celu. A las 5 te cae el catering, a las 7 entra los invitados.
Bueno, tranquilo, porque como la idea es arruinar y cuando vos no planificás bien los horarios, siempre los horarios te cambian o algo puede fallar, ese error lo vas a asumir vos y por lo tanto arruinaste el evento. Objetivo cumplido. No, pero espera. Y y en un armado, ¿qué haces?
El armado, ¿cuál es el problema del armado? Lo tenés en tu cabeza. Eh, ¿sabés vos qué va a suceder en el armado? ¿Qué proveedores tienen que llegar?
Hay muchos, a veces son 20, 30 proveedores distintos camiones. ¿Qué haces? Y dejalos, si ellos saben hacer su trabajo, dejalos que hagan lo que saben hacer, para qué te vas a meter vos. O sea, a ver, vamos de vuelta.
vos querés arruinar un evento, no organices, no planifiques, no te preocupes demasiado si un un montaje se puede retrasar un poquito, no te no planifiques eh con margen o con cintura, porque la idea es destruir ese evento. Está bien, pero pero qué lindo sería que todo se atrase y que todo falle, ¿no? Y el ensayo, ensayo, pero qué lujos estás pidiendo, Alexis. O sea, en los eventos que se arruinan no hay ensayo, no hay demasiada prueba, se hace una pasadita rápida.
Vos tenés un contenido audiovisual, eh, lo probaste in house, dijiste, "Esto funciona, llegas a salir". Sí, in house in your house. Mientras estás en tu casa, lo miras en el celu. Ah, está lindo, se ve bien el video, ¿no?
¿Cómo? En el celular. Claro. Sí.
No, no, pero tiene un formato distinto. Quizás estamos haciendo Pero justamente quizás en tu celu se ve bárbaro, pero en el evento se va a ver bien y si vos lo ves bien, lo vas a corregir y si lo corregís, no falla el evento. Bueno, pero el síncro del del audio con el video tiene que funcionar y vos necesitas probar el sistema de sonido que esté conectado con el sistema de pantallas para Okay. Pero la idea es que falle.
Entonces, olvídate de chequear en el momento, olvídate de ensayar pasando los contenidos, de que todo se posicione en su lugar. Te banco, pero por lo menos decime que son todos profesionales porque con esa perspectiva, bueno, listo. Mira, te voy a tirar un mega tip de cómo reunar un evento.
A ver, no busques profesionales, buscar amigos, conocidos, gente que sea que cobre poco, pero que te caiga bien o tampoco no s que yo que sé, mi vecino me cae bien y entonces te cae bien, ¿sabes manejar una, no sé, un martillo, una agereadora, ponerlo armada de escenografía. Bueno, pero tiene una consola enfrente, tiene un MA, no, no, bueno, un iluminador, mándame un junior, si yo quiero arruinarlo, mand ponme un asistente que me suba, baje perillas, que sepa lo básico y que si yo le pido cosas complicadas, la quede. Tenés una actitud un poco relajada, o sea, que que o sea, tipo, no es que ese es el esa es la clave, una de las claves es si vos querés que las cosas fallen, relajate, subestim, no te preocupes, hacelo a la la como te criaste. Pero me haces acordar al, ¿viste?
todo va a salir bien. Esa perspectiva es como que nada depende de vos, nada depende de tu gente que está armando de Mira, te lo pongo en contexto. Si vos eh organizas un equipo eficiente, ¿no? Primero vas a tener que pagarle a profesionales.
Sí, es otro calleé. Y sí, es otro calleé. Bueno, pero no estamos hablando. Si le pago a profesionales, las cosas me van a salir probablemente mucho mejor.
y ni hablar si encima de ese equipo yo lo formo, le enseño, les estoy encima, les cuento, les transmito, lo que sé, pero como la idea es arruinar el evento, hagamos lo contrario. ¿Y qué te parece? Porque yo aparte lo aprendí de de verlo, no es que me lo inventé, lo aprendí de verlo. Imagínate que vos llegas al evento y el que te recibe es el empleado de administrativo de la empresa que hace muy bien su trabajo en la empresa, es administrador, pero no sabes recibir una persona.
Entonces, ya te atiende con cara de pasarme una factura o con cara de, "Tengo que hacer muchas cuentas, no me molestes, estoy ocupado con mi con la contabilidad." Está perfecto. Va a arruinar el evento. Ya, ya me prepusiste mal. Después ponemos a mi amigo, como te digo, a acomodar el mobiliario, ¿no?
Y lo acomoda como en su casa, porque esa es toda su experiencia. O pongo eh a un conocido a ayudarme arriba del escenario, ¿no? Y bueno, yo más o menos le explico ahí rapidito. Bárbara va a fallar seguro.
Sí, no, no, no, no. Me haces pensar en eh, a ver, por lo tanto, no hay nadie que tenga que tener experiencia y lo único que tiene experiencia es esa mentalidad de lo único que tiene experiencia es quien lo organiza. Punto. Esa mentalidad.
Mira, la clave, otra de las claves, ya te vengo tirando varias y anótatela porque estás buenísima.
Estudialo vos el evento, sabelo bien, pero no se lo cuentes a muchos. No lo amplifiques, no lo comuniques demasiado. Contales por encima. Y sabes qué es lo lindo de todo esto?
Porque en el evento te van a volver loco. Todos te van a preguntar todo a vos. Todos te van a andar persiguiendo por hormiguita. Te van a hablar en el handy y se van a pisar unos con otros.
Y todos te van a preguntar a vos por qué. Porque vos tenés la información y es divino ver cómo todos se vuelven locos y el evento se arruina, ¿o no? Los planos no se los mostrass a nadie. No, ¿qué plano vas a hacer?
Un plano. Yo a los profesionales de arruinar eventos que he conocido como mucho una servilleta. El mejor de de esos profesionales te hace un dibujito así en un papel. Okay.
No, no, no mencionas cuál es la carga máxima que soporta el evento. No mencionas cuáles son los puntos de anclaje. No mencionás cuál es el la cantidad de de metros lineales que tienen que poner en un frente de escenario. No haces nada de eso.
No. Sí, sí. Todo eso se lo dejo al técnico. Él sabe.
Entonces, le digo, ¿qué más o menos cuánto se puede colgar de ahí? Okay. Resolvé más o menos te dice resolver los voces todo el tiempo. Sí, total.
Es más, ¿sabes qué te digo? Por ejemplo, grupo electrógeno, ¿para qué? Si el lugar tiene energía, bueno, pero puede puede justamente cortarse la luz y necesitar corriente eléctrica. Claro, pero vos lo entendiste.
Acá estamos explicando cómo arruinar un evento. Me cuesta. Me cuesta. Lo sería ideal, pero sería hermoso que justo se corte la luz cuando está cantando la banda principal.
A ver, es interesante porque eh si vos no tenés brief, si vos no tenés pruebas, si vos no tenés un plan B, si vos no tenés responsable, si no tenés un equipo, claramente esto va a salir mal. Muy mal. Okay. Eh, me parece que te has convertido en un especialista del tema.
Sí, sí, sí. No que lo haga en la vida real, pero que lo conozco bien. Lo conozco. Y y hablabas del plan B, ¿no?
El plan B. ¿Por qué tener un plan B si tenés un muy buen plan A? No es hermoso en los planos, en el imaginario de uno, es hermoso poder decir, "Bueno, mi plan es infalible, qué va a fallar." Si, aparte, ¿sabes qué es lo lindo de poder eh pensar en arruinar un evento? Que siempre las cosas en los eventos tienden a fallar.
Ah, hay tantas cosas conectadas, hay tantos equipos, hay tanta gente trabajando al unísono que si uno no tiene el margen de error seguramente falle todo. Si uno no comunica bien a su equipo, todo seguramente falla. Así que si estamos buscando arinar un evento, lo ideal es justamente eso, es no comunicar, no comunicar. Pienso también en en la cuando hablamos de la planificación, bueno, hacer presupuesto a ojo, ¿no?
Total, totalmento bien redondito, que a vos te guste, anda con el tiempo justo, ¿entendés?
O sea, listo, a ver qué hora empieza el evento, el armado, listo, llegas ahí no más, no tomas en cuenta un montón de Voy a hablar algo que está buenísimo para reunir de eventos, es al cliente vos vender una idea y después hacer lo que te parezca. Sí. Nada de andar siendo fiel a un plan, una propuesta. Vos andar cliente, proponer tal cosa y después vas y además lo que más te conviene, lo que sea más rápido, lo que te salga fácil.
Porque claro, cuando uno al cliente le le ofrece algo que realmente no es lo que realmente va a ser, el cliente queda contento. El garrones después cuando llega al evento y ve todo diferente y te dice, "Vos me cobraste por esto y al final me estás haciendo esto." Lo arruinaste claramente. Lo arruinte, lo arruinaste. Entonces, nada, ni hablar de aquellos fanáticos de hacer las cosas bien que hacen un brief.
Un brief, un render. ¿Sos loco vos? ¿Cómo se te ha ocurrido hacer un plano? Un render con medidas.
Sí. ¿Para qué? ¿Para para qué perder tiempo?
Bueno, hablando de para qué per tiempo, me imagino que bueno, creo que el la cualidad de la subestimación a todo, ¿no? Subestimar los tiempos, subestimar los valores, es el mejor amigo de los errores. Subestimada, subestimada, subestima la capacidad de tu gente, subestimada eh cualquier imprevisto temporal, no te preguntes nada. Total, y anda con el tiempo justo, con las personas justas, ¿eh?
No pongas a nadie de más, nadie de más. Ah sí sí sí. Ahí ratoneaste un par de personitas. Y en la subestimación con las personas es, ah, pero si esto lo puede hacer cualquiera.
Pero si yo esto antes lo hacía solo, todo junto. Ah, bueno, hay hay mucho esa frase, ¿no? En otra época las cosas hacía todo yo. Ahora de repente se viste, o o pará para esta es muy buena también.
Hacele caso a aquellos clientes que te dicen, "Pero si esto yo lo hacía antes con tres personas y salía bárbaro." Totalment. Sí. Total, la gente se olvida de las cosas que fallaron. Entonces, vos hacele caso y después vas a fallar de la misma manera.
Sí, porque total antes lo hacían tres personas, tuvieron un montón de problemas, pero al final más o menos quedó bien. Entonces, bueno, si la idea es que falle de vuelta, seguí su consejo. Totalmente totalmente. Me estoy cansando un poco de ser irónico, eh, no me nace, no me sale tan fácil.
Perdón, chicos, si si sale muy forzado, pero bueno, qué s yo uno acostumbrado a tratar de hacer las cosas muy bien. Nos pareció divertido hacer este juego de pensémoslo al revés, ¿no? Pensemos y y nos encantaría, si llegaste hasta este punto del video, que nos vayas poniendo en tus comentarios qué otras cosas harías si querés arruinar un evento y seguro que se te ocurre alguna muy buena. Y ojo que si esto sigue, sacamos un libro eh vamos a sacar, vamos a sacar un libro, cómo hacer que tu evento falle.
Así que si está bueno tu comentario, te mencionamos en el libro. Así que bueno, nada, hasta acá hemos llegado en este episodio, un episodio más corto, pero queremos que pueda aportar mucho. Si lo lees a la inversa, vas a aprender algo de valor, así que y muy contentos por por estrenar este estudio que espero que lo estén disfrutando tanto como nosotros. Se vienen cositas nuevas, invitados y mucho más.
Nos vemos en el próximo episodio. Hasta luego. C.