T01E03 Tecnología que ya deberías estar usando en tus eventos

[Música] [Aplausos] [Música] [Aplausos] [Música] [Música] Bueno, bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor a todos los que amamos este apasionante mundo de los eventos. Sale y siempre, siempre cómo con un mate de por medio. Muy bien, no puede faltar el mate. Y hoy vamos a hablar de cómo se aplica la nueva tecnología en los eventos. Hoy te vamos a contar por qué tecnología es la que está cambiando la industria y se está volviendo una norma. Y Ale, arranquemos de menos a más, ¿no? Hablando de del día a día, de de la parte más organizativa. ¿Cuál es la tecnología que hoy en día se está transformando en una norma o hace falta? en la industria de los eventos. una herramienta para la gestión que te permita integrar la comunicación interna, es decir, del equipo con proveedores y con clientes. Años anteriores uno utilizaba distintas herramientas para, por ejemplo, voy a ir a lo más común, ¿no? Tengo que hacer una cotización, uso una planilla de Excel, tengo que hacer un presupuesto, antes utilizaba un Word para y hoy en día sigue sucediendo. Agencias muy grandes que siguen haciendo presupuestos en Excel. Sí. Eh, o en Words, ¿no? Y eso eh me acuerdo los dolores de cabeza o por ejemplo con las fórmulas del Excel o entender eh el error el error por una celda o por lo que fuera y ni hablar el trabajo de tener que descargar la tablilla, transportarla a otro lado, mandar un mail, inclusive el como el el documento es fijo, no podías actualizarlo. Y paraí sabemos que los eventos tienen esta cualidad o calidad que eh cambian todo el tiempo, evolucionan, se reformulan. Exactamente. Por lo tanto, encontrar una herramienta, por ejemplo, como la que utilizamos nosotros, que es el Art table, que te permite integrar toda la comunicación, toda la información, pero cómo en la misma planilla podés hacer la cotización, podés comunicarle a tu cliente con la misma herramienta el presupuesto. Lo más importante, lo puede ver online. Si haya una actualización del presupuesto, puede con dos clics saber cómo está el presupuesto de su evento. Nosotros lo utilizamos un montón para cargar toda la información de pedidos. Y algo que es eh fabuloso también es que el proveedor simultáneamente ve el pedido actualizado por contar alguna de los beneficios que tiene esta herramienta. También, ¿cuántas celdas tiene? Vamos a hablarlo en términos del Excel. ¿Cuántas celdas puede tener una cotización? ¿Cuántas? No muchísimas muchísimas. Muchísimas. Y la pregunta que a veces, ¿cómo podemos lograr que tenga colores que sea dinámico o inclusive hacer una pregunta puntual sobre una celda, no? Exacto. Este trabajo en equipo que hoy en día sí en el resto de las empresas de perdón de las industrias está muy agilizado, pero los eventos por ahí hoy en día sigue hasta de una manera arcaica manejándose y y ahora con esta nueva forma, por ejemplo, vos podés hacer doble clic en una celda y a robar a tu compañero de equipo y decirle, "Che, te hago una pregunta acá específicamente sobre esto. Eh, ¿está bien la cantidad? ¿Está bien el detalle técnico? Así que es una herramienta entonces que nos aporta la tecnología, que como bien decías al principio, eh creemos que es una norma hoy. La velocidad a la cual hay que responder los presupuestos cada vez es mucho más exigente, la precisión y si encima tenemos la posibilidad de comunicarlo simultáneamente en el momento eh que se está ejecutando el cambio es fabuloso. los timing y un poco y un poco también para salir de de de lo tradicional, pero con algo que nos agilice, que nos facilite a nosotros y y este flujo de información que es clave, ¿no? Porque que un proveedor tenga la información correcta, ¿no? Sabemos que muchos proveedores de eventos eh están trabajando en varios eventos a la vez, manejan un montón de información con cambios, con todo. y que el proveedor cerca de la fecha pueda acceder a un vínculo y tenga todo el detalle de lo que tiene que tener, de lo que tiene que llevar o o poner y cómo ponerlo es clave, ¿no? Agiliza y ayuda a ellos y a y al que organiza. También recuerdo que nos ha pasado en un evento, por ejemplo, desde el celular chequear el pedido con el proveedor y ver que tenía la documentación técnica, tenía los render de referencia, tenía el detalle del pedido en el mismo link. Total. Eh, otra cosa que a veces, perdón, y me acuerdo porque sé que estabas hablando, eh, también que tenía eh la locación, la dirección, los detalles del seguro, todo en un informe para que ante cualquier duda el proveedor puede ir a ese lugar y totalmente y también sabes que pensaba, ¿no?, la cantidad de horas que lleva armar un guion técnico, el timing, el cronograma que tiene que ser específicamente para el el operador de luces. Y esta herramienta también te permite integrar eh esa documentación en el mismo en el mismo formato. Por supuesto que eh el proveedoro va a ver la visualización de ese timing modificado por nosotros, pero eh no tenemos que salir del artil, tenemos todo ahí. Y estoy recordando, ¿te acuerdas cuando usábamos el Gant? Sí, totalmente. De hecho, se sigue usando, ¿no? Exacto. Lo cual nos llevaría a trabajar con otro soft para poder hacer un un flujo de tiempos. También con esta herramienta podemos tener un flujo de tiempos tan importante para inclusive asignar los roles, las responsabilidades y las funciones que tiene cada uno de los miembros del equipo en ese flujo de planificación hasta la hora del evento. Totalmente. Yo creo que también hay una realidad y si bien nosotros usamos table y hay otras plataformas, unas cuantas, eh no hay nada tan específico eh para cada agencia, ¿no? que la realidad es que cada agencia tiene un un flujo de trabajo muy diferente, ¿no? Dependa, depende cuáles sean sus fortalezas, ¿no? Agencias que están más dedicadas a al marketing y la promoción y que hacen eventos como una rama de su trabajo y otros, no sé, nosotros que hacemos mucho diseño, organización, como somos más más globales sí cada uno necesita una herramienta diferente y por eso también la virtud de la herramienta que uno uso que tenga esta cintura que no sea una herramienta cerrada ¿no? Sí, yo recuerdo una que utilizamos en un momento que era profile. Lo que pasa que era específicamente para el vínculo con el cliente. Vuelvo a lo primero que hablamos de la herramienta nueva tecnología que nos permite integrar total, o sea, el desafío es cómo llega la información. Estamos de acuerdo que la información es crucial para todos los participantes del evento, desde el cliente, desde su función como quien quiere organizar tal o cual evento, hasta los proveedores y nosotros como compañeros de equipo necesitamos la información sea precisa. Eh, y acá tenerlo en una herramienta es bárbara. ¿Con qué seguimos? Estamos hablando ahora hablamos herramientas de gestión, pero también hay, bueno, imposible no nombrarlo para el contenido y la información. Totalmente que está en boca de todos hoy en día super en auge es la inteligencia artificial, ¿no? Que muchos lo resumen a la herramienta chat GPT, ¿no? O alguna muy similar, eh, y a esto de usarlo como un Google más evolucionado, pero hay un montón de herramientas y dependiendo el área en la que estemos trabajando, la inteligencia artificial vino para potenciarnos, ¿no? Para ayudarnos. Sí. Eh, y partimos de la base de que ninguna de estas herramientas que vamos a mencionar hoy vienen a reemplazar un trabajo o a complejarlo, sino a potenciar algo que ya estamos haciendo y bien, ¿no? Facilitarnos. Bueno, el uso más básico de chat GPT es este, donde uno puede aprovecharlo pidiéndole informes, pidiéndole resumime un texto, eh, o decirme cómo se hace tal cosa, ¿no? Eh, o informarme sobre un tema, pero tiene otros niveles de uso y hay más herramientas, ¿no? Por ejemplo, uno de los mejores usos que le puede dar al chat GPT es también usarlo como una ampliación temporal de tu equipo de trabajo, donde vos le puedes decir que tome una personalidad, por ejemplo, de un experto en marketing eh como ll eh es eh con mucha experiencia eh en promoción. Si quizás tu agencia no tiene un departamento de promoción o no tiene un un productor comercial, bueno, Chat GPT te puede ayudar en eso, pero no es solamente Chat GPT la herramienta que que hoy en día se usa. Hoy en día hasta uno puede hacer un render con inteligencia artificial. Haces un bosquejo en un un programa de diseño 3D y la inteligencia artificial te calcula texturas, iluminación en un click, ¿no? Que antes, ¿cuánto tiempo nos tardaban los render? Sí, un montón. Bueno, un de hecho lleva mucho tiempo. También hay que e entender que es un asistente por el momento, ¿no? Extraordinario. Es una herramienta. Es una herramienta. Eh, me gustó esto que dijiste que no vine a reemplazar, sino a potenciar. Eh, hablando específicamente con el tema del render, abro dos dos temas. Uno que tiene que ver con aquellos prompt que le podemos pedir al CHGPT específicos para responder preguntas técnicas. Ahora hablaremos de la complejidad más tarde quizás. Pero por otro lado, eh, a la hora de hacer un brainstorming, ¿no? y rápidamente tener que desarrollar una idea. Cuántas veces nos hemos encontrado con, por ejemplo, ¿quién no lo ha hecho? Es decir, Pinterest nos ofrece y y se está potenciando la posibilidad de ver un montón de recursos estéticos que queremos aplicar al concepto que nos piden para charlar un evento. el moodboard, ni hablar, que nosotros tenemos una forma bastante rara de hacerlo porque lo hacemos a través de Telegram, pero es, para los que no saben, el moodbor es ese es esa tabla, ese pizarrón donde uno empieza a poner referencias, imágenes, frases, colores, todo lo que a uno lo ayude para crear o diseñar, en este caso un evento, ¿no? Entonces, y lo que vos decías es verdad, porque hoy en día con inteligencia artificial uno puede tener puntos de partida mucho más agilizados, ¿no? empezar de cero. Tengo un evento corporativo para 50 personas en tal lado que la idea de este evento es que se promocione, no sé, el lanzamiento de una nueva vacuna de este laboratorio y el cliente nos pidió que estoy inventando, ¿no? Bueno, con eso uno puede hacer un prompt y decirle, "Dame una base de moodboard, ¿no?" Tenía en consideración esto, esto y esto. Sí. Y hasta puede entrenar ese ese esa inteligencia para que nos ayuda a tener un punto de partida mucho mejor. Obviamente no va a ser tu trabajo, ¿no? Total, pero pero para iniciarlo, eh, para que nos potencie rápidamente, quizás el brastorming es fabuloso. Inclusive el el mismo CH GPT hoy te ofrece prompt chiquititos para buscar en Pinterest y ya Pinterest te dice inclusive si la imagen que te estaba dando es una fotografía real o está creada por inteligencia artificial, lo cual agiliza muchísimo el proceso creativo, ¿no? aquel proceso inicial donde, okay, cómo bajamos la idea, ¿no?, que que extraímos del brief que nos pasó el cliente para poder iniciar los primeros bosquejos. Entonces, estamos hablando de un asistente virtual, en este caso el CHGPT u otros en los cuales podemos asignarles pront para que nos, como dijiste vos, se pongan en el lugar de ese asistente. Vos nombraste marketing, ahora estaríamos nombrando un asistente creativo, eh, y lo podemos unir, obviamente, con otros aplicaciones como podría ser Pinterest. E tal vez que pienso también en la otra herramienta de eh estamos de acuerdo que que el tiempo cada vez es más escaso, ¿no? Sí. ¿Cuántas veces nos nos brindan un en una licitación una documentación que tiene 40 páginas con miles de íems de legales organizativos? Ni hablar cuando está el itemizado legal los reglamentos para entrar a a una industria, ¿no? Bueno, eh con el Google Notebook, ¿no? ¿Cómo es? Eh, notebook. Notebook KLM. Uno puede subir ese documento y directamente ir a la pregunta que necesita. El documento te la devuelve en 2 segundos. 2 segundos. y también para, perdón, pero trasciende la información porque también uno puede crear contenidos con inteligencia artificial, ¿no? Por ejemplo, yo el otro día veía el nuevo programa de Pergolini, que todos los contenidos que que usa para para diferentes bloques o no sé en TN y vos ves un montón de paneles y videos y fotos que se hacen de un personaje X haciendo una tarea que no es su tarea habitual, todo hecho con eh inteligencia artificial. Y no sé si te acordabas, pero sí, seguro te acordas, que algo una una historia rapidita que nosotros hace poco eh nos enteramos que una de las chicas del equipo se eh yo me enteré primero porque la conozco un poco más, eh quedó embarazada, entonces dije, quiero hacer contarle al equipo. Le dije, me dejas que yo le des cuente al equipo. Quiero contárselo de una forma diferente. Entonces, ¿qué hice? teníamos un evento, eh, habíamos armado el evento, tenía su pantalla, sonido, todo y quise hacer un video que cuente esa noticia a través de la pantalla. Entonces, la noche anterior dormí un poco menos, me metí en internet y en un dos horitas o tres hice un video, un video eh lyric con una canción de cero con su letra que era una salsa eh donde contaba que ella estaba embarazada. Entonces, en el después del armado estábamos tranquilos, le dije, "Chicos, por favor, no se vayan, quiero, necesito mostrarles algo." Junté a todo el equipo, puse en la pantalla y decía, "Bueno, y todos ahí se enteraron de esa noticia y todo fue muy rápido." Dice guion o o letra de la música, la música compuesta, jugué con la estructura de la canción y el contenido del vídeo que lo podría haber hecho cualquier persona sin conocer Premiere, After Effects, Música ni mucho más. No no. En dos horas. En dos horas. Sí. La velocidad es es impresionante. O la programación, perdón, no todo lo que es programación de códigos. Imagínate el alcance en otros rubros, ¿no? La inteligencia artificial cuando empieza a funcionar más, me imagino yo, ¿no? Por ejemplo, en las consolas de sonido y que detecta automáticamente problema de audio y optimice eso, que hoy en día hay versiones para celular de cosas que están muy buenas, pero todavía no a nivel profesional. Y lo mismo, no sé, en video, en audio. Bueno, lo que nos pasa a veces, a ver, tenemos que entender que todo requiere su proceso de aprendizaje, eh detenerse explorarlo principalmente sacarle el miedo, ¿no? Porque viste, a veces uno va con miedo, dice, "Uy, tengo que cambiar un No, la verdad que cada vez nos van ofreciendo herramientas que son más amigables, sobre todo que están en todos los soportes. El chat GPT lo podés tener en el celular, podés mandarle un audio, podés, la verdad que es infinitas las posibilidades que te da de cercanía con la tecnología. Pienso por ejemplo en el pront que utilizamos para una pregunta específica sobre Unreal, donde es tan complejo el software y es imposible que una persona hoy pueda eh ya no existe más, ¿no?, el especialista en un área o quizás existe, no quiero ser generalista, pero poco a poco nos vamos convirtiendo todos en bueno conocedores de muchas especialidades donde profundizar. Hay personas que profundizan y hacen unas cosas maravillosas, pero en estos programas como por ejemplo Unreal es inmenso el contenido. Entonces, recuerdo entre nosotros solucionando problemas a la hora de ejecutar un render y darle una orden que nos ayudaba, que de otra forma era, okay, ir a un foro, consultar con el profe, ver si tiene disponibilidad para atendernos y hoy la verdad que nos acerca eh la posibilidad de resolver nosotros los problemas y nos agiliza un montón, que esa es la clave, ¿no?, de de todo esto que hablamos hoy. La tecnología vino a ayudarnos, agilizar y hoy en día el tiempo corre. Sí. siempre eh en contra nuestro. No estaba pensando mientras te escuchaba hablar, que a veces pasa inadvertido, pero años atrás uno tenía en claro que la tecnología, ahora hablo de la duna, ¿no? Una pantalla era para reproducir imágenes, para brindar una información, ¿no? La iluminación cumplía un rol de un ambiente o iluminar un escenario, ¿no? Era su propósito era muy claro. Lo mismo con el sonido. Bueno, hoy no, hoy no es así. Hoy están entrelazados y hoy la pantalla, además de cumplir una información eh que tiene que ver con, bueno, quiero ver algo, una película, una serie, lo que fuera, es es esenográfica, es estética y se fusiona con lo que pasa con las luces, con lo que pasa con el sonido, con la escenografía, ¿no? Y con todas estas pantallas que acá en la Argentina todavía no llegaron, está llegando muy de a poquito. En Latinoamérica ya hay bastante, las pantallas curvas, las pantallas esféricas, las pantallas con píxeles superbajos, que es una definición increíble, toda la tecnología OLED, ¿no?, que es muy poco consumo, con mucho brillo y mucha resolución y menor costo en y entonces tener tecnología que nos permita un control técnico para la integración de todas esas eh de todos esos sistemas audiovisuales es fundamental. O sea, hoy eh no hay evento sin la sincronicidad de todas estas herramientas que se utilizan. Y ahora te hago una pregunta porque esto nos toca muy de cerca porque es algo que nos encanta a los dos, ¿no? Eh, ¿cómo cómo qué opinas de de el diseño 3D como herramienta en las agencias de producción? La verdad no me imagino una agencia de producción que no tenga una herramienta. Las hay y muchas te diría totalmente el 85%. Eh, es es fundamental porque es lo que primero hay que entender que nosotros necesitamos conocer la locación y necesitamos maquetarla. Sin una, o sea, sin una maqueta es imposible diseñarlo. Claro, eso para vos y para mí que lo hacemos todos los días. Digo, nosotros tenemos que poner un mu en en en el baño nuevo y diseñamos el baño y el mueble. Pero digo, hay muchas agencias que relevan, hacen foto, hacen un boceto o un plano en AutoCAD, lo presentan, el cliente está acostumbrado a hacer dinámica, aprueba y se hace, ¿no? Eh, algunos hacen alguna maqueta muy básica, pero ¿por qué? La pregunta es, ¿por qué esa herramienta hoy en día es fundamental y y y el mundo de los eventos va para allá? Ay, podría dar. Voy a empezar de lo más fácil, ¿no? En principio, e te permite visualizar cómo va a quedar el espacio sin haber hecho nada, sin haber puesto ni un alfiler ni un cable en ese lugar. por añadidura te va a permitir disminuir el error en las en las cosas que tengas que poner en el espacio. Por añadidura, te va a lograr que lo que tengas que presupuestar para desarrollar ese evento esté a medida. O sea, no va a ser lo mismo un escenario y esto nos ha pasado. Hemos tenido que eh, a ver, recuerdo cuando 50 cm en la ubicación de un escenario complicaban el armado y el proveedor que lo montaba decía, "¿Me estás hablando de 50 cm?" Pero claro, cuando pudo visualizar cómo estaba el render, esos 50 cm eran fundamentales. Bueno, la exactitud, la precisión, la optimización en los precios, ni hablar, la documentación técnica que ofrece un una maqueta 3D es ni hablar y y de cara al contratante también, porque el contratante puede visualizar de una forma mucho más real qué es lo que estamos proponiendo en un diseño, que cómo va a quedar un espacio. Eh, y nosotros, bueno, ahora vamos a hablar de algunos gadgets también que hoy en día son fundamentales, pero esta capacidad de darle al cliente las tranquilidad de, mira, esto va a quedar así, esto se va a ver así e y sacarle todas sus dudas es para nosotros primero una gran estrategia de venta, ¿no? Porque el cliente ve y sabe, le gusta, puede opinar o cambiar. Eh, y segundo también una herramienta que le da tranquilidad, ¿no? Que le da seguridad. ¿Sabes que me acordaba? Muchas veces los clientes nos dicen, a pesar que nuestra especialización, "Che, no hace falta que nos hagas un renta." Y nosotros no, no es parte de de la línea de trabajo, no es una no es una es parte de nuestro método, nos ordena. Exactamente exactamente. Y es verdad que uno también algo que no mencionamos, pero viendo un diseño, uno entiende qué más me falta para eso. ¿Qué más me falta para poder lograr esto? ¿Me está bueno lo que dije o me queda flojo? Ah, eh, bueno, perdón, sonó un tiempo ahí. Bueno, nos acaban de avisar que se acabó el tiempo. Se acabó el tiempo, pero bueno, no una rapidita. los gadgets, ¿no?, que eh tecnológicos que uno hoy en día sí tiene que tener, ¿no? Uno sí tiene que usar. Arranquemos de lo que venimos hablando, desde el 3D para adelante. Sí. Un Oculus. Sí. Fundamental. Por ejemplo, vos hiciste un diseño, mostrarle al cliente, ponételo, vivío, caminá por el diseño. Sí. Y nos pas y y nos pasaron las dos cosas. Llevamos al cliente al lugar, lo paramos en el ángulo de la cámara donde habíamos dibujado la maqueta 3D y tenía la posibilidad de estar en un lugar vacío. Okay, listo. Se puso los óculos, dijo, "Así va a quedar." Y esa experiencia física es física, emocional, porque algo que me encanta y yo te lo digo siempre, es cuando se pone el óculus. Vos no estás viendo lo que ves, pero que la persona gira, va para todos lados y dice, "Ay, sos un ¿cómo te digo que no ahora esto? ¿Cómo te voy a decir que no si me encanta? Es una locura, ¿no? Y el después cuando ven el evento y le pones el casco y dicen, "Che, esto es lo mismo. Eso es una forma de a tu cliente decirle, tranquilo, nosotros lo que diseñamos lo te lo mostramos y lo logramos ¿no? Y por ejemplo, algo yendo a algo más sencillo, los relevamientos, ¿no? El láser, yo me acuerdo y todavía hay gente que muchos que todavía lo hacen. Hemos probado también el escáner, hemos, te acordas, el escáner 3D. Bueno, esto es algo que no muchos lo saben, pero por ejemplo todos los iPhone del 3 en adelante o los iPhone Pro y los iPad también eh vienen con este sensor rider, el sensor que que es un láser que emite un montón de de rayos láser y eh pueden escanear en tres dimensiones un espacio, una persona, lo que sea. Exacto. Tiene sus limitaciones, no sirve para espacios muy grandes, pero nos ha ofrecido en espacios reducidos. decir, "Bueno, okay, me llevo estas texturas, me llevo esta maqueta porque no conozco lugar porque es la primera vez, las dimensiones, ni hablar." Eh, ¿sabes que mientras hacías el la mueca de la medición con el láser pensaba en esto de si no medís operás y si no operás repetís error? Exacto. Cuando vos no medís, suponés totalmente, eh, te haces una idea de algo que después es no real. Igual que como siempre decimos, ¿no? Llevando al ámbito de de de los ensayos, todo lo que no se prueba sí falla, no es una máxima. Totalmente. No, no, no hay eventos sin ensayo, como tampoco no hay diseño sin relevamiento. Exacto. Cosas que, o sea, hacer el scouting de lugar es fundamental, no no se parte. Hemos pasado por la experiencia, dale. Sí, fij, no queremos ir a conocer el lugar. Bueno, y ahora ya estamos terminando, pero queremos invitar a los que están escuchando a que también nos digan cuáles son los otros gadget o cuáles otras son las tecnologías que usan, conocen o escucharon, que quisieran que hablemos, que investiguemos y que hablemos de ellos en un próximo episodio. Totalmente. Así que bueno, hasta acá llegamos. Nos vemos la próxima. Nos vemos con ¿qué? Con mate y eventos. Eventos. He. [Música]