T01E05 - Del papel al montaje cómo transformar una idea en experiencia

Hoy vamos a conversar sobre cómo llevar la idea desde el papel al evento y vamos a contarte experiencias propias personales donde vimos cómo nació un evento en una idea y pasó a ser algo impactante y que motivó a mucha gente. Vamos a mencionar otros referentes dentro del mercado de este apasionante mundo de los eventos y te vamos a contar todo, todo, todo lo que tenés que saber para pasar de la idea a la experiencia. [Música] [Aplausos] [Música] Hola, agencia de eventos. Soy tu cliente ideal. Oh, qué gusto escucharte. ¿Cómo puedo ayudarte? Es que necesito que me ayudes a organizar un gran evento, pero no te preocupes por el presupuesto, el dinero no es un problema y mucho menos el diseño. Haz lo que tú quieras, por supuesto. Es decir, como siempre. Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que agrega valor a todos aquellos que amamos el apasionante mundo de los eventos. Y cómo lo hacemos, siempre con un mate de por medio. Así estamos. Y hoy lo más interesante de esto, aparte del bigote y la el acting, es que eh todos nosotros nos encanta diseñar, pensar eventos, soñarlos, ¿no? Pero llega un momento donde tenemos que bajar a la tierra. Exactamente. O sea, lo bueno de soñarlo y lo bueno de saber que después en algún momento podemos bajar, ¿no? Por eso hoy queremos hablar de cómo transformar una idea en una experiencia. Está buenísimo. Y podemos decir que la idea comienza con un papel. Comienza en un papel. Comienza en un papel. Okay. ¿Sabes por qué lo pregunto? Porque mientras te escuchaba recordé una anécdota. Vale decir que esta anécdota es del año 2006, si mal no recuerdo. Así que pasaron un par de años. No des tanto detalle porque te salta la ficha. Salta. No, está bien, pero son años de experiencia. Bueno, resulta que en el 2006, si memoria no me falla, esto está chequeado con el responsable de esta anécdota. Bueno, había una exposición de vinos muy pero muy famosa que organizaba eh la revista Cuisine Band que llevaba de delante No era Mitrano. Sí, sí. Yo iba, me acuerdo que iba con mi papá. Okay. Y muchos vinos, ¿cierto? Muchos vinos. Mi papá exponía, tenía un stand ahí. Ah, este es un datazo, ¿no? Datazo. Te estás enterando ahora. O sea, que nos podríamos el chiquito iba y me me iba al local donde estaba la muestra de mozarelas y comía un montón de mozarelas porque no me dejaban. Se llevaba a cabo en el Palacio Paz. Sí. Y el responsable de dejar el Palacio Paz bellísimo, muy pero muy lindo, eh, eran unas exposiciones que ocupaban todo el palacio, era nada más y nada menos que Martín Roy. Ajá. Y yo recuerdo una reunión eh, esto está chequeado con él, ni él ni yo recordamos si fue exactamente en ese evento, pero yo supongo que sí, porque el la memoria se la transmití yo hace poco, lo charlé con él, a ver. Y estaba de repente alguien hablando del evento, contando cómo es el evento, cómo se va a desarrollar, qué es lo importante que hay que tomar en cuenta, cómo va a ser el recorrido de la gente. Y Martín está dibujando en un papel. Yo estaba sorprendido porque en en mi manera de participar en esa reunión estaba atento escuchando, tomando notas a lo que estaba contando la persona de la organización. Resul vos eras el P nuevo, el nenito que recién se sumaba a la producción de eventos. Exactamente. Era de parte de la productora donde mi responsabilidad era coordinar todo lo técnico que Martín iba a pedir, ¿no? En ese caso la iluminación y demás. Eh, bueno, resulta que yo lo veía ahí, lo observaba, estaba dibujando, estaba dibujando. Claro, y en un momento saca, el momento de la reunión, dice, "Yo me imagino esto." Y había hecho un boceto en un papel divino a mano, en un lo que para mí en ese momento fue rapidísimo, muy veloz. y tomó desde ese papel que, bueno, se inspiró en lo que estaba contando la persona y lo tomó como no como el boceto en dónde comenzar a trazar lo que después fue la experiencia de ambientación del lugar. Así que me hiciste acordar, digamos, dónde comienza. Bueno, tomemos en cuenta el papel, ¿no?, tan olvidado en esta época. Así que bueno, me me retotraje a que comenza, comienza en un papel donde empezamos a tirar todas las cosas. Muchas veces comienza en un papel, comienza en una idea, comienza uno caminando en la calle y pensando qué puedo agregarle para que este evento que que me toca organizar o con quien me toca trabajar pueda destacarse, ¿no? Porque ese esa es la idea del evento, que pueda quedar en la memoria, que el cliente y que el que lo visita lo disfruten y quede quede en ellos. Eh, nosotros tenemos una una metodología de pensarlo cuando recibimos un pedido, vamos a llamarlo así. A ver, lo dividimos en dos mundos, ¿no? En en el qué y en el cómo. Y nos permitimos el qué ser bien fieles en donde no nos ponemos límites en términos de cómo se va a desarrollar, sino tratamos de que en ese momento visualizarlo. Okay. Pero para te estás adelantando porque previamente al ¿Qué? ¿Qué tenemos que hacer? Informarnos sobre el evento, ¿no? Que es la etapa previa del que que nosotros llamamos etapa de briefing, que es donde nos sentamos con el equipo y y recopilamos toda la información que el cliente nos da. sea en un documento o verbalmente, porque empezamos a hablar con el cliente exí y nos empieza a contar, bueno, este evento va dirigido a tal audiencia, va a ser para tantas personas, nos gustaría que sea tal día o de día o de noche, ¿sí? ¿Qué es lo que quiere transmitir con ese evento? O sea, nos nos empapamos con toda la información que tenemos y hacemos las preguntas necesarias para entender bien bien cuál es el objetivo del evento, ¿no? Y ahora sí, después pasamos al qué. Y me acuerdo que eh cuando estamos leyendo siempre nos eh hacemos una pausa y bueno, lo que no está escrito eh no existe. Entonces, tomamos en cuenta bien al pie de la letra lo que nos están pidiendo de tal forma que si bueno, hay algo que esté faltando lo vayamos a preguntar. Pero en ese momento somos fiel y como decís vos, lo bajamos bajo esa premisa. Bueno, a ver qué es lo que está escrito, qué es lo que concreto están pidiendo y tenés razón. Después viene, bueno, los dos eh espacios, ¿no? Bueno, vamos a pensar primero el qué, en el que todo el equipo tratamos de visualizarlo. Para eso, para visualizarlo en sin la virtud que contaba Martín Roy, ¿no? En el momento lo dibujaba, nosotros tenemos moodbor, por ejemplo, o o de repente usamos una maqueta 3D para hacer un boceto rápido, que no necesariamente tiene que ser perfecta, sin medidas, sin nada. croquizamos lo que podríamos todos como equipo visualizar. Eh, trabajamos con un storyboard, tratamos de darle forma inicial a la idea, así que digamos que entendiendo el pedido, bajándolo como dijiste vos, lo primero que hacemos es visualizarlo y después viene tu tu etapa en donde sos el experto. Y con esa primera maqueta ya nos enteramos un poco de hacia dónde vamos, eh, y como bien dijiste vos, sabemos qué queremos lograr, ¿no? todos estamos en el equipo o los que estén en el área más de diseño, sabiendo dónde estamos parados y a dónde queremos llegar. Ahora, ¿cómo llegamos a eso? Que sí es como lo que me suelo eh manejar más es eh es el el detalle de cómo lograr que, por ejemplo, una apuesta de iluminación o una escenografía o un sistema de sonido para un efecto envolvente o lo que sea, eh, se lleve a cabo. Bueno, es ahí donde empezamos. Bueno, hermosa la maqueta. consigamos los planos reales, tomemos medidas, si hace falta, relevamos, hagamos reuniones si hace si es algo muy específico o muy técnico con algún especialista de esa área, ¿no? Eh, y así empezamos a a bajar todo a plano a a a un requerimiento específico donde vamos a especificar el detalle de cuántos parlantes, de qué tipo, cuántos micrófonos, cuántos artefactos de iluminación colgados, de qué manera, de qué lugar, cuánto pesa. Todo eso, cronogramas, eh timings y todo lo que hace a que cómo se puede lograr lo que ya primero soñamos y después planteamos en un boceto o en una maqueta o como Martín Roy dibujado en un papel. No sabes que em me hiciste acordar, hay un documental que es muy lindo, después podríamos pasar y compartir el link del documental donde hay la diseñadora de los recitalistales de YouTube habla justamente de esto, ¿no? De la la separación en entender, bueno, primero volemos y después bajemos a la realidad y hace mucho énfasis y bueno, Flor de diseñadora, ¿no? logrado resolver muchos como eh no permitiéndose primeramente descondicionarse de todos los parámetros y la verdad que es eh y es muy es muy eh relajante tener ese momento de de bueno, sácate los no se puede por un momento de la cabeza, sácate el es inviable de la cabeza, sácate el eh como decíamos al principio en el acting, imagínate que el presupuesto es infinito. Bueno, no sé si infinito, pero no es tanto un problema. Sí. Entonces, porque muchas veces desde un punto de partida sano mentalmente nacen las mejores ideas que después se pueden aterrizar y buscar la forma de adaptar eso ideal a algo real y que realmente sea algo impactante y bueno. Sí, también pienso podríamos eh decir que ahí es donde se aplica también el criterio, el discernimiento, ¿no? Cuando pones en práctica eh el descondicionarte, ver por distintos puntos de vista, las reuniones de equipo son fundamentales, ¿no? Así que bueno, ¿qué criterio vamos a aplicar para qué creo? Porque quizás el pedido nos lo hacen a nosotros y en un montón de de otras agencias, ¿no? Y eso va a ser muy propio. Así que nosotros lo tenemos reincorporado como metodología. Y yo me acuerdo, Ale, cuando uno de los primeros diseños que vi que fue fuerte el golpe entre tenerlo en un papel y después verlo hecho realidad, que estaba e imagínese cada uno, ¿no?, que estás en tu casa, eh te levantas un día pensando en un evento que tenés por delante en pijamas, así en invierno con tu pijama de ositos. Bueno, así estaba yo, ¿no? Y agarré un papel y empecé a dibujar una forma, una posición de un de un evento que estaba pensando para mucha gente e porque venía haciendo de una forma muy tradicionalista, como siempre lo y me pedían algo diferente. Bueno, entonces nada, plasmé eso e en un evento 360 en Costa Salguero, que el día que llegué y empecé a armarlo y cuando lo había armado dije, me acordé de ese momento. Digo, "Che, esto empezó buenísimo." en un lugar está buenísimo, muy personal, ¿no? Muy íntimo, muy en casa. Sí, totalmente. Y porque también, a ver, no es un dato menor, ¿no? E a la hora de absorber la información, a la hora de tener la reunión de equipo, hay un momento en donde creo que está bueno también incorporarlo. Hagamos una pausa, volvámoslo a ver, no dejemos, démosle la importancia, no subestimemos el tiempo en que nuestras, vamos a llamarlo de una manera, nuestras neuronas se acomodan. nuestra emoción con con la idea también e no es algo para hacerlo rápido. Así que me contaste cómo te lo cómo lo visualizaste y te reveo con el pijama ositos. Bueno, no tenía ositos, pero pero sí, pero pero el contexto, porque vos estás mencionando que no es un dato menor, ¿no? No estabas sentado frente a una computadora, ¿no? O en un contexto de oficina, ¿no? Estabas hasta te diré en modo relajo, podemos llamarlo de esa manera, ¿no? Y ahí quizás estaba, sí, en un modo no tan operativo e de resolver un montón de cosas de la semana, pero sí estaba con el evento super en mi cabeza, era estaba muy enfocado, me acuerdo como nos pasa muchas veces, ¿no?, en querer hacer algo diferente y y bueno, eso disparó una idea que a todos les encantó, que bueno, e pero bueno, ¿y después qué pasa? Una vez que ya lo tenemos, sabemos el cómo, ¿cuál sería el siguiente paso? Bueno, eh presentarlos, mostrar la idea, ¿no? Eh elegir la mejor manera para que el cliente lo pueda visualizar. A ver, hoy contamos con un montón de herramientas y todos la virtualidad la utilizamos para contar la idea, pero la verdad que nos ha pasado que aún en un momento en donde podemos llevar el óculus para visualizar la idea, también hay personas que prefieren, volviendo al tema del papel, ¿no? Che, a mí tráemelo impreso, ¿no? Mostrame los render impresos, mostrame los planos impresos. quieren tocarlo, esa experiencia de tocar lo que le estamos llevando como proyecto. Por supuesto que hay otros que no, quédate tranquilo, hacemos una reunión virtual y nos mostrás y nos contás y y demás, ¿no? Eh, la verdad que no hay un modo. Nosotros a veces inclusive recuerdo cuando abrimos el Unreal y tenemos el recorrido eh en en una reunión virtual o mismo en una reunión presencial donde bueno, ver recuerdo el cuando pusimos el muñequito, es un programa de maquetado 3D que se utiliza para videojuegos. Nosotros montamos eh el espacio ahí y quedó la anécdota de tener el muñequito recorriendo el espacio y no te digo que se pusieron a jugar, pero más o menos. Sí, pero bueno, eligimos eh la manera de visualizar el espacio. Hay que pensarlo en eh ¿qué es lo mejor, no? Para quién va a recibir esa información. Totalmente, porque para que el evento pase del papel a la realidad, aparte de de informarnos después de hacer pensar qué queremos hacer y definir el diseño y saber el cómo, después tiene que estar la aprobación de un cliente que diga, "Esto está bien, esto está alineado con lo que yo quiero y necesito, me gusta." Y va por ahí. Em, quiero agregar algo escuchándote en esto. Nosotros somos eh muy arbitrarios al momento de narrarlo y elegimos cómo contarlo. A veces lo contamos cronológicamente, a veces lo contamos como por espacios. Tratamos de que haya un principio a fin a la hora de mostrárselo al cliente, ¿viste? No es te muestro los planos, no elegimos una manera de ir contándole. Muchas veces nos apoyamos en el proceso creativo. Hay veces que el evento requiere ir develándose. Se me viene a la cabeza el evento de los cinco sentidos, que no es tan fácil, ¿no? Hay otras veces que, bueno, es común elegir un timing. Así que, bueno, ¿qué criterio voy a adoptar para contar este este evento? Es es importante que se lo pongan a pensar a la hora de llevárselo al cliente. Bueno, eso tarea más del de la persona que va de cara al cliente con el papel de venta, ¿no? De esa es una una un argumento de red de venta y acá entrenos Ale es como que tiene el vendedor innato, entonces siempre eh lo analiza desde ese lado. A mí me parece muy enriquecedor, pero bueno, es verdad que que es clave ese punto donde sabemos cómo saber contárselo al cliente para que todo aquello por lo cual trabajamos se entienda bien, porque como hablamos en otros episodios, muchas veces son 2 minutos que tenés para presentar una idea que te llevó una dos semanas de trabajo. Totalmente. Okay. Y después de todo esto pasan muchas cosas antes de que el evento suceda, ¿no? un montón de pasos intermedios que no vamos a hacer hincapié ahora porque no tiene mucho sentido, pero bueno, a ver, es se p el detalle del pedido, se contacta a los proveedores, se les hace eh bueno, se hacen los pagos, se coordina con el equipo de coordinación, todo eso hasta el día que llegamos al evento y lo vemos ahí armado tal cual como lo diseñamos, quizás muy parecido a como lo soñamos inicialmente y después de eso lo hemos armado, se ensaya y qué decimos siempre, que el ensayo es el seguro más barato, que el ensayo es el seguro más barato, porque si ensayas te ahorras un montón de problemas, ¿no? Y errores en el evento. Tal cual. Pero bueno, y después, ¿qué pasa? Todo sale bien. Y cuando sale todo bien y brindis o o mate o a veces trencito, ¿no? Muchas veces esa alegría. ¿Te acordaste? Lo del trencito lo mencionas como Pero fue en serio. El trencito. Sí, ha pasado trencitos, han pasado muchas alegrías siempre alguna alguna alegría de alguna manera se festeja. Pero bueno, ¿qué es lo importante de todo esto? Entender claramente cómo eh una buena idea no siempre es la idea final, pero puede ser el disparador de algo muy bueno y muy lindo que se forma en equipo y con trabajo, ¿no? Y también le pusimos nuestro criterio a esto que bueno, cómo pasar el papel a la idea, ¿no? Compartirles eh la importancia de al menos cómo lo lo vemos nosotros que puede ser un camino para llevar algo que que que lo tienen todos los eventos. Bueno, ¿qué te parece? Nosotros tenemos un workflow como super trabajado, lo tenemos detallado y organizado. Si aquellos que comentan la palabra workflow en el en estos contenidos, nosotros le podemos dar ese documento para que lo puedan aplicar a sus propios proyectos ¿no? Está buenísimo. Y además les compartimos el link del documental que mencionamos antes. Le pasamos el link del documental. Así que bueno, ya sabes, anda preparando lápiz y papel que pronto tus ideas pueden transformarse en grandes experiencias. Muchísimas gracias y hasta luego. [Aplausos] [Música]