Un buen proveedor se detecta antes de firmar el contrato, no durante el evento. Claves para leer el criterio, la comunicación y el profesionalismo desde el primer contacto.
Leer el artículo · 5 min¿Cómo podés identificar proveedores confiables, evitar errores costosos y construir con ellos relaciones a largo plazo? Quédate que en el capítulo de hoy lo vamos a compartir. [música] Bienvenidos a Mati Eventos, el podcast que aporta valor a todos aquellos que amamos este apasionante mundo de los eventos. ¿Y cómo lo hacemos?
Sale siempre con un mate de por medio. Qué cara horrible este mate. ¿Qué? ¿Por qué está tan feo?
Bueno, cambiamos la hierba. ¿Por qué cambi la hierba? A ver, había que conseguir un proveedor más barato, ¿no? Y bueno, este es el momento donde recordamos la famosa frase de todas nuestras abuelas que nos dicen que lo barato sale [risas] bien ahí las abuelas.
Hm, como esta situación un proveedor es fundamental y detectar proveedores profesionales para contratarlos y inclusive mantener una excelente relación con un proveedor profesional es fundamental. De esto vamos a hablar hoy. Hay que entender que un proveedor puede sostener el evento o como en esta situación que te lo complique. Que me lo complique.
Igual era un acting lo de la hierba. Está buenísimo el mate, pero muchas veces, como decía tu abuela, lo barato sale caro y no siempre la diferencia está en el precio. Un buen proveedor igual un buen precio, ni siquiera en el equipamiento. Un buen proveedor tiene buen equipamiento.
Eso no siempre es verdad. Muchas veces la diferencia está en el criterio, lo sabemos, lo vivimos, en la comunicación que podemos tener con ese proveedor y en la forma que tiene de trabajar. Hoy vamos a hablar directamente de cómo qué cosas definen a un proveedor profesional, cómo detectarlo antes y cómo contratarlo y qué señales pueden anticipar que ese proveedor va a ser un problema.
Eh, me viene a la idea de pensar al proveedor como un socio, pero como un socio de qué, de resultado del evento. Lo que contribuye a que el evento salga como está diseñado es un montón. Tener este concepto de considerarlo como un socio nos obliga a nosotros como productores a compartirle toda la información y lograr que el proveedor pueda demostrar su experti, pueda ampliar su conocimiento y aprovecharlo en el evento, hacerlo parte, no simplemente esa relación eh que quizás quedó un poco antigua, ¿no? Donde, bueno, le pido cosas, él viene, yo soy cliente, él es proveedor.
Esto es cambiar el modus operand relacionarme con el proveedor. Me encanta porque no hay y somos testigos de que a veces las agencias toman al proveedor simplemente como una herramienta para un fin y no como un socio, como vos lo decís, ¿no? Un socio del resultado. Mi proveedor también me va a acompañar a ese resultado.
Y también hay a veces que la otra relación fácil que se hace es que un proveedor es su equipamiento, no es un buen proveedor, tiene lo último en cámaras, tiene lo último en pantalla, tiene lo último. Y no solamente es tener los equipos, es tenerlos y tener un criterio y un una metodología de trabajo que acompañe y que pueda hacer que ese equipamiento sea usado de la mejor manera. No, me hiciste pensar en la metodología. Acá lo importante que estamos compartiendo es, bueno, cómo anticipar que un proveedor que vamos a contratar realmente es profesional, tiene una metodología incluso cuando nos contactamos con él la primera vez, ¿realmente responde a una velocidad adecuada a lo que estamos pidiendo?
Eh, porque ahí podemos empezar a detectar las primeras señales para entender cómo puede desenvolverse ese proveedor después cuando lo contratemos definitivamente.
Y hablar, esos primeros contactos con un nuevo proveedor son claves y uno puede detectar, ¿no? Si bueno, che, desprolijo, no me contesta tiempo, no me da bolilla o hace todo último momento o siempre está corriendo atrás de cosas, entonces me atiende medio de costadito. Bueno, es una alerta, ¿no? Es una alerta a la que tenemos que prestarle atención.
Una alerta donde ponés el énfasis, por lo menos en lo que estás conversando, en la comunicación. Exacto. ¿Cómo es esa comunicación? ¿Cómo es esa primera comunicación con nosotros?
Y hablar. Y esa comunicación hace a la relación que vas a seguir teniendo. Si la comunicación siempre están a las corridas y siempre es problemática, interrumpida, bueno, probablemente la la relación sea eh compleja.
Pero algo que también podemos analizar en un nuevo proveedor es cuál es su criterio técnico, ¿no? O sea, esas decisiones que nadie ve que la va a tomar el proveedor específico de su área, van a ser la que lo hagan un buen o mal proveedor. Digo, por ejemplo, llevo backup, eh pienso siempre en tener un sistema redundante porque si algo se cae está resuelto. propongo, pienso en el evento en pos de el profesionalismo o voy con lo justo, lo necesario.
Bueno, ese criterio es valiosísimo. Ese criterio no lo tienen todos desarrollado y no todos le dan la importancia que tiene, ¿no? Ahora que enfatizando un poco más en el criterio, nosotros podemos entender una mirada muy global de todas las cosas, en algunos puntos muy profunda, pero hay veces que en el detalle de lo que se lo está contratando, eh él tiene que develar su criterio, nos tiene que ayudar a pensar lo mejor con ese servicio o producto que nos está brindando. Inclusive de la mano de esto, bueno, ¿cuál es el equilibrio en, o sea, qué flexibilidad puede demostrar un proveedor a la hora de adaptarse a desafíos que muchas veces lo van a ver a él mismo eh brindando un servicio por primera vez?
Y ahí va a estar el análisis de interno. A veces pasa, por ejemplo, con la carpintería, ¿no? o con la gráfica. hay eh materiales que tienen su comportamiento y hay veces que este tipo de proveedores suele tener, bueno, esto sí, esto no, muy claro y vamos a validar el criterio cuando, bueno, veamos de su lado que va a poner toda su energía, toda su voluntad para ver si efectivamente se puede adaptar lo que le estamos pidiendo a este evento que tenemos por delante como desafío.
Así que ese equilibrio entre la flexibilidad para adaptarse y también decir que no, ayudarnos a entender, porque hay veces que un cliente nos puede estar pidiendo algo que hasta técnicamente no se puede hacer. Y bueno, che, danos el marco para decir, no, esto realmente no se puede hacer ¿no? O dame opciones, ¿no? Porque muchas veces nos encontramos con muchas veces nos encontramos con la necesidad de tener que cambiarle la jugada a un proveedor con el que ya veníamos hablando algo y tener que pedirle cambios quizás hasta abruptos por decisiones de cliente, por cuestiones que no se exceden.
Eh, y hay dos tipos de proveedores, ¿no? Uno es aquel que te dice, "No se puede de esta manera, pero te propongo A, B o C o te propongo otra opción." Y está el que te dice, "No, no, no, no, no se puede, no se puede, no se puede, no me saque de mi cuadradito, no se puede." Me hiciste pensar el que tiene el no por delante ¿no? Exacto. El que tiene el no por delante y siempre es un no y no te da opciones.
En cambio, el buen proveedor y aquel a quien tenemos que cuidar, valorar y construir una relación y apuntando a largo plazo es aquel que todo el tiempo te está apoyando, acompañando y tiene esa flexibilidad que vos mencionabas y te ayuda a pensar. O sea, qué interesante, ¿no? Que que ante una situación de desafío, a ver, no sería lo ideal, pero pensemos que te involucra en su cómo lo podemos hacer esto. Eso es fundamental en un proveedor.
Y hablando de esta relación a largo plazo, qué importante es que tená que y cualquiera que nos está escuchando o mirando va con va a coincidir con nosotros en esto de que una relación con un buen proveedor nos eh lo necesitamos en el tiempo, no solamente para un evento, sino que nos conviene mantenerlo, sostenerlo, acompañarlo, priorizarlo siempre que podamos y esa diferencia de precio que pagamos por quizás tener un buen proveedor hace que valga mucho más que los errores que nos ahorramos por tener muchas veces un mal proveedor. Recién usaste la palabra tiempo. ¿Cuántas veces hemos conversado el tiempo que lleva una construcción sana con un proveedor, no? que a veces se subestima y está perfecto lo que decís, lleva tiempo y también ese tiempo, ese esfuerzo, es ese pulir la comunicación que nos podamos entender qué valioso es eh y cómo se ve el resultado cuando viste que hay proveedores que nos miramos y ya está, ya está, ya saben todo, ya te leen la mente, saben todo, totalmente, eh, ya saben lo que te gusta, a veces sabe qué le vas a pedir.
Sí, totalmente. y y qué gustosos nos sentimos y cómo se valora eso en el resultado ¿no? Eh, no, el las construcciones a largo plazo son fundamentales.
Ahora, dentro de del marco de discernir cuando un proveedor realmente es profesional, hay errores muy comunes, ¿no? Y antes hicimos un chiste y cuántas veces uno a veces, bueno, más barato, más barato y y ese costo lo termina pagando resultado del evento. No, hay que ponerle un límite y es un error muy común el que se cae en buscar siempre precio. Y hay que entender que el precio a lo sumo es un condicionante más de otras variables, calidad.
Eh, citando a nuestra genia de Pamela relacionamiento humano. Bueno, ¿cómo es el equipo de trabajo de ese proveedor? Porque quizás el proveedor que nos vendió el producto es maravilloso, pero resulta que el equipo que lleva es infumable, como diríamos en Argentina. Infumable.
Así que bueno, diría que es un error común caer en que el precio define la contratación de un proveedor y es necesario nosotros como profesionales también cuando le estamos pidiendo, sobre todo por primera vez, validar quizás con algunos colegas cómo fue la experiencia con ese proveedor, che, cómo te resultó en este evento? ¿Qué opinas? ¿Qué puntos tengo que tomar en cuenta? Eh, y bueno, creo que con eso, digamos, podríamos mencionar otro error.
¿Qué se te ocurre a vos? ¿Qué otro error podríamos mencionar? Y también pensar que que todos los proveedores son iguales. Digo, no sé, contrato gráficas, no, todas las gráficas hacen lo mismo, son iguales, trabajan igual.
O que todos los que tienen sonido, que tienen pantalla, los que proveen personal de eh promotores y qué sé yo, trabajan de la misma manera, no, no son todos iguales. Cada uno tiene una su idiosincrasia, su metodología. son más o menos profesionales, tienen mejor o peor equipamiento, pero caer en esa vaga suposición de que todos van a resolver el mismo porque la misma situación, de la misma manera, es una pésima idea, es un grave error, no es otra es no confirmar si el proveedor está a la altura, si tiene, no digo necesariamente de estar a la altura profesionalmente, sino también de capacidad de de de resolver un evento o dos o tres a la vez, porque quizás es un excelente ente proveedor, pero no tiene la capacidad logística o de personal para atender tres eventos grandes a la vez y ya tiene dos tomados, nosotros seríamos el tercero. Estamos complicando el proveedor y ahí es donde nosotros tenemos la responsabilidad de dar de detectarlo.
También no dejar las decisiones y las charlas documentadas. Grave error porque muchas veces los proveedores que trabajan y trabajan en varias cosas a la vez pierden esa línea y si no está todo es un error que arrastramos y que se transforma en un problema. o cambiarle condiciones sin validar el su impacto técnico, ¿no? Digo, cambio, por ejemplo, por decir algo, las dimensiones del escenario, eh la disposición del layout, lo pero no se lo informo a mi proveedor técnico o no lo valido con él.
Entonces, eso puede traer problemas y muchas veces lo trae o muchas veces a la hora de evaluar la calidad del proveedor e que te cambie el proveedor mismo el pedido, suponiendo que tal producto eh voy a dar un ejemplo, te cambia una cámara para el circuito cerrado porque bueno, no pienso que esta cámara te va a servir sin consultártelo, sin trabajar en equipo. Entonces este, qué importante que así como nosotros tenemos que avisarle a los proveedores llevar menos equipo o distribuirlo diferente o tomar decisiones que involucran el diseño simplemente por criterio propio o por reacomodar un error que tuvo, pero sin contártelo. Me hiciste pensar mientras te escuchaba e la importancia, uno de los errores dijiste, subestimar que todos los proes son iguales, ¿no? Inmediatamente me vino la imagen de vernos nosotros trabajando en otras ciudades donde vamos a trabajar con un proveedor técnico que habitualmente nosotros estamos en todos los eventos en contacto con nuestros proveedores técnicos locales y nos vamos a otra provincia.
Dice, bueno, no le pido la pantalla 2.9, la misma marca, absen o lo que fuera y con eso ya está. No, vos dijiste, no. Es un error común pensar que le estás pidiendo el mismo equipamiento y que te va a dar el mismo resultado. Es un error común.
Y te hago una salvedad porque yo giré muchos años como productor técnico de gira o productor general en muchas provincias diferentes y quizás estabas en una ciudad hoy y pasado mañana estabas en otra y así tenías que hacer todo una una logística para hacer eventos y clave esto que estamos hablando hoy, cómo evaluar a un proveedor y no a uno, a varios proveedores del interior con quienes no tuviste relación previa, como vos lo decís, antes porque vos tenéis que llegar y las cosas tienen que funcionar totalmente y no tenés tanto margen de error. Entonces, la evaluación previa es clave y los que trabajan en esto lo saben.
Y es el momento donde me imagino, bueno, ¿qué marco práctico, llegó el momento de anotar? [risas] Anoten. En este momento hay que anotar y mientras están anotando ponen un me gusta, se suscriben, hacen toda esa tarea. ¿Qué marco práctico realmente podemos dar de valor a la hora de, bueno, recordarnos a nosotros en nuestro rol de productores, diseñadores de evento, de organizadores, que marco para elegir un proveedor profesional para nuestro servicio y también para salimos a otra ciudad, recordárnoslo, ¿no?, fuera de nuestra zona de confort.
principio. A ver, hace preguntas sobre el evento. Ya. Bueno, es importante la interacción que tenemos con solamente recibe la información y chao.
Y te cotizó y listo o se interioriza. Se interioriza. Así que podría ser un ejemplo. Es bueno, ¿qué nivel de de interiorización o actitud proactiva tiene ese proveedor respecto de lo que le estoy pidiendo?
Después, eh, una vez que que evaluó el pedido y que te dice, "Lo tengo absolutamente claro, en un feedback con él, propone mejoras, ya eso es maravilloso, ya subió una escala, no solamente que le interesó, sino que propone mejoras, estar atento." Entonces, segundo punto, propone mejoras sobre lo que estamos llevando adelante. Y algo fundamental, nos emitió un documento, leemos el documento y hay gran parte que no la entendemos, ya sea las condiciones de contratación o cómo están hechos los números. Ahí vemos, bueno, che, es clara la documentación, ¿cómo la presenta? Ni hablar en qué formatos.
Nosotros hemos recibido presupuestos de todos los colores, de todos los formatos. Hay gente que te pasa un WhatsApp para un servicio que decir, "Che, un WhatsApp que no lo entiende ni él, ¿no?" [risas] Sí, porque lo hizo con nota de voz y se, por ejemplo, ¿no? Eh, ¿qué otro ejemplo se te ocurre? Y tiene por yo te sumo más, ¿no?
Tiene un criterio técnico desarrollado y no estamos hablando solamente de áreas técnicas. digo, el de gráficas está considerando el armado, el colgado, la instalación, la logística, tiene esa parte más dura, más técnica, aparte de saber hacer su trabajo, lo tiene bien desarrollado, entiende cuál es el objetivo de su trabajo en el evento, cuál es qué es lo más importante. Eh, puede explicar lo que propone, entiende que está proponiendo algo, pero lo sabe comunicar. ¿Qué dicen, y esto es clave, teléfono en mano, ¿qué dicen tus colegas?
que ya lo mencionaste antes, pero ¿qué dicen tus colegas? Esto es clave cuando vos tenés que evaluar tu colega te va a ser sincero, te va a decir, "No, trabaja bárbaro." O sí trabaja bárbaro, pero ojo que quizás un poco de prolijo en algunas terminaciones o trabaja bárbaro, quizás un poco elevado. Bueno, ese feedback es valiosísimo, apoyémonos en nuestros colegas, porque la forma de trabajar de los proveedores muchas veces se ve desde el primer contacto. Sí, en es su gracia.
Qué buen ejercicio escuchándote con la validación de los colegas. Eh, es preguntarle a los proveedores cómo nos ven a nosotros como agencia o como no, qué buen ejercicio absolutamente recomendado hacerlo si te bancas el vuelto porque ah pues te va tus colegas o tus proveedores, tus proveedores van a ser quienes más te conocen y quienes más te sufren si cometés errores. Entonces nosotros lo hicimos una vez, hicimos hasta un video de eso, pero te queríamos proponerle eso. Si te animas hacer en un evento, pon una cámara, una persona y decirle que cada uno de tus proveedores vaya y hable a cámara sobre cómo es trabajar con vos y vas a aprender un montón.
Sí, muchísimo. Porque eh nosotros hablamos dentro de este marco práctico la importancia de la proactividad del proveedor, validar con los colegas y cómo se comunica, si tiene criterio, hacer esa experiencia sobre el mismo servicio que prestamos nosotros. Eh, está muy bueno, es un gran valor agregado, herramienta increíble. Entonces, podemos decir que el equipamiento se alquila, pero el criterio se construye.
No se alquila criterio, tal cual. Se construye el criterio. Me gustó esto que dijiste antes también, ¿no? Que desde el primer contacto que tenemos con el proveedor empezamos a percibir el nivel de profesionalismo que tiene.
Ale, siempre decimos esto, un buen proveedor detecta los problemas antes que sucedan. Acá lo importante que nosotros tratamos de transmitir en este en este episodio es bueno, un proveedor trabajando profesionalmente y y dijimos en un momento que es una relación que se construye en el tiempo y todo lo que uno invierte y qué valorable es hasta el ejemplo que dimos de che, nos miramos y sabemos qué hacer. Por lo tanto, si estás armando tu base de proveedores, si estás saliendo a buscar eh proveedores nuevos, si vos querés ofrecer tu servicio como proveedor, ¿qué tenemos que hacer? Recomendar.
Totalmente. Así que bueno, esperemos que puedas aprovechar e este episodio entendiendo que un gran proveedor no solo ejecuta, sino que te aporta criterio, claridad, confianza y que eso se empieza a notar mucho antes de que el evento llegue. Ah.