Con Mariana Philip, Event Planner · T02E32
Conducen Pablo Quiroga y Alexis Vidal
La parte afectiva para mí es fundamental. O sea, si yo no parto de esa premisa, me dedico a otra cosa, porque el social es eso. Para mira tus tus invitados, ¿qué está pasando? Tantos contentos.
Entonces está todo maravilloso. No les gusta, o sea, no quieren sentir al proveedor encima. Todo lo que yo les diga o lo que yo les aconseje va a ser en beneficio del desarrollo del evento. Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor al apasionante mundo de los eventos.
¿Y cómo lo hacemos, Pablo? Siempre con un mate calentito de por medio. Excelente. Y hoy nos acompaña Mariana Philip, que trabaja donde el evento se juega de verdad en las personas.
Mariana, bienvenida a Materia Eventos. Muchas gracias por la invitación. Un placer estar con ustedes.
Vamos a hacerte una pregunta de entrada. El novio te dice una cosa, la novia te dice otra cosa. Ambos en privado te piden que los ayudes para convencer al otro. ¿Cómo lo manejas?
Si hay algo que durante tantos años eh me acostumbré como a sortear es el tema de básicamente digamos de de la comunicación, lo emocional. E no solo te pasa que el novio te dice una cosa y la novia te dice otra, sino que la familia interviene y hasta me pasó que tuve que modificar el contrato varias veces para poner cláusulas distintas, como que la decisión siempre es de los novios y la familia no interviene, ¿no? Porque me ha pasado de familias que me llaman de un lado, familias que me llaman del otro, no, pero yo quiero esto y la novia está pidiendo otra cosa. Básicamente yo escucho a los novios, o sea, para mí eh son los novios los que tienen la última palabra.
En algunas cosas puede tener razón uno, puede tener la razón el otro. Siempre se trata de conciliar entre más partes y en realidad mi consejo es lo de lo que me piden lo que funcione. O sea, tratar de satisfacer a ambas partes, pero si eso que me están pidiendo funciona para el desarrollo del evento. ¿Y cómo definís tu límite en esa intervención de posibles conflictos?
¿Cómo lo marcas? soy bastante eh determinante a la hora de decir no y me parece que como que me planto firme en donde hay algo que considero que va a ser perjudicial para la fiesta. O sea, siempre lo que les transmito es todo lo que yo les diga o lo que yo les aconseje va a ser en beneficio del desarrollo del evento. Entonces, yo no les voy a aconsejar algo que que no vaya a funcionar desde la contratación de proveedores, desde manejo de los tiempos en un evento.
O sea, hay un montón de cosas que van a hacer que todo fluya naturalmente y que se minimicen los riesgos lo máximo posible. Entonces, siempre el consejo va a ser desde ese lugar. Y los novios lo entienden, o sea, entienden y y generalmente me dicen, "No, no, si vos lo decís, en nosotros digamos te hacemos caso porque sos la que sabe cuando delegan ¿no?
Y ahora vos hablabas de un contrato, ¿no?, que se firmaba previo a empezar a trabajar. ¿Qué tiene que figurar ahí en ese contrato para que algo que estás diseñando o estás trabajando después no se termine deshaciendo o fallando? No, en general el contrato, yo siempre les digo que es un contrato tipo que los protege a ellos, que nos protege a nosotros para que no nos pidan cosas que en realidad no podemos hacer. Yo, independientemente del contrato, soy una persona sumamente flexible, que todo lo que me piden y lo puedo hacer lo hago, esté o no establecido en un contrato, pero sí cosas que tienen que ver por ahí, por ejemplo, con la parte eh bueno, yo contrato un salón, el lo contractual con el salón es responsabilidad del cliente con el salón.
Si el salón te dice que no puedes tirar papel picado, no puedes tirar papel picado y te lo está diciendo el salón. Entonces, vos tenés que respetar los contratos de los proveedores más allá del contrato nuestro o por ejemplo los horarios que manejamos dentro del evento, que a tal el personal del equipo nuestro se retira, eh, o la llegada nuestra o digamos, o sea, está todo establecido dentro del contrato, que modificamos cosas en el camino. Sí, por supuesto, porque ahí está la flexibilidad. de me pidió esto, pero ah, no está escrito.
¿Sabes qué? No lo hago porque no está escrito, ¿no? O sea, lo hago porque lo puedo hacer, lo hago porque tengo buena onda, lo hago porque ustedes tienen buena onda conmigo, entonces, ¿por qué no voy a hacer algo que no está establecido? Creo que se genera un vínculo desde el primer momento.
Por eso también te contratan cuando vos transmití cierta seguridad y empezas como a generar un vínculo que va a permanecer hasta el último momento. Y bueno, para mí eso es más importante que lo que está escrito, ¿no? Y hablando de de tu experiencia, ¿no? ¿Hay alguna cláusula que decidiste poner en ese contrato que te ahorra dolores de cabeza?
Varias. Contanos la letra chica y y yo te diría que el contrato tenía una hoja al principio tiene como tres y fueron surgiendo en base a experiencias claramente. Eh, por ejemplo, no sé, a ver, una pavada total, la lista de los invitados. Yo no puedo hacer la lista de los invitados porque no conozco a los invitados, ni los puedo sentar en las mesas porque no los conozco.
Y gente que por ahí viene y te dice, "No, pero bueno, la lista, no sé, vos tipo ordenala y bueno, no hay problema, pasámela, eh, no me pongas las mesas para que yo te lo ordene en el Excel y después vos le pones el número de mesa." O sea, por eso digo, soy flexible, pero bueno, tiene que decir las mesas, las armas el cliente, ¿por qué? Bla bla bla. Y otro otra cláusula y otra cláusula lo de que la familia no participa de decisiones, que la última palabra la tienen los novios, eh, que el personal se retira luego del último momento de coordinación, a no ser que se haya pactado lo contrario, porque me ha pasado en eventos que me dicen, "No, pero sabes que no no se vayan después del final de fiesta y ya no hay más nada que hacer." Y no, no te podés ir una hora después. Bueno, ningún problema.
¿Y cuánto me sale? Nada, o sea, no pasa nada, pero siempre se establece como todo anticipadamente, ¿no?, o sea, la buena onda ante todo, ¿no? Pero no me hagas hacer o por ejemplo los trámites, los trámites los hacen los novios. Yo no puedo ir al registro civil, eh, porque no soy la que me caso, ni con el DNI, ni con el pasaporte, ni con nada de documentación.
Entonces, bueno, ese tipo de cosas están aclaradas en el contrato. Pero bueno, buenos tips. Sí, sí, sí.
Y pasando eh con respecto al equipo, ¿no? Hay áreas que vos no estás y hay un estándar de marca. ¿Cómo lográs que dentro de tu equipo aquellos que están trabajando en el área puedan mantener el estándar de calidad que vos querés? Yo tengo un equipo que está formado básicamente por un coordinador principal, a veces dos, y los asistentes que asisten al coordinador.
Yo me ocupo básicamente en todo lo que es la organización, en toda la preproducción del evento, o sea, la logística previa, en la contratación de proveedores, en el trato día a día con el cliente, a mí me ven la cara todo el tiempo y eso es importante porque tal vez eh hay sé que existen empresas que te va a atender Juanita o te va a atender Pepita, no, acá te va a atender Mariana y vas a hablar con Mariana todo el tiempo y vamos a transitar juntos este camino y lo vamos a ir diseñando juntos, etcétera, etcétera. Cuando llega el día del evento, hay un equipo de coordinación a cargo y los asistentes. Yo estoy en todas mis fiestas, estoy un rato bastante largo, suelo quedarme mucho porque, primero porque me apasiona, porque me gusta lo que hago, porque también fidelizo un vínculo con el cliente, entonces me siento como parte de la familia. Eh, la parte afectiva para mí es fundamental.
O sea, si yo no parto de esa premisa, me dedico a otra cosa, porque el social es eso, es el vínculo afectivo que vos establecés con alguien que se que también está viviendo un momento afectivo, que es casarse, cumplir 15 años, un cumpleaños, es como algo que es una sola vez. Entonces, desde ese lugar yo es mi premisa básica, pero digamos es el equipo el que dirige la fiesta y bajo esa consideración de que el equipo dirige la fiesta, ¿qué consideraciones tomas para aquellos asistentes o coordinadores que están en contacto con los novios? Hay, yo lo divido en áreas, o sea, como que hay una persona que se dedica a los novios, hay otra persona que se dedica al vincular al coordinador al coordinador con los proveedores. Eh, digamos, no soy de tener 10 personas en un evento porque no considero que eso sea la clave para que un evento funcione.
Y los chicos están bien entrenados y hacen lo que tienen que hacer porque previamente lo trabajamos juntos las, o sea, con una cantidad normal de gente, tres, cuatro, cinco, ya somos un montón, porque también el cliente no tiene que sentirse acosado. Y ahora vení que te acomodo el cosito y ahora sentarte que te no no les gusta. Lo mismo cuando el fotógrafo que antiguamente el fotógrafo que estaba todo el tiempo encima, encima, encima encima no les gusta. O sea, no quieren sentir al proveedor encima.
Entonces esa es la forma que a mí me gusta trabajar. No, no, no, no estar encima, encima encima encima porque me gusta que disfrute. O sea, ustedes disfruten. Olvídate que estoy yo acá.
Las cosas van a suceder como tienen que suceder. Hay gente que se relaja, la gran mayoría por suerte. Hay gente que no, hay que manejarlo, pero bueno, de ahí la parte psicológica, ¿no?
Y ahora son las 3 de la mañana, el cliente te pide algo que es inviable. ¿Cómo le decís que no a un cliente a las 3 de la mañana sin romper el vínculo que estás formando, no? ¿O que formaste? Bueno, a ver, depende lo que te pidan, eh, más que pedirte algo a las 3 de la mañana, lo que te puede pasar, que me pasó en un evento que me que, bueno, estaba ya establecido por timing, ya lo habíamos hablado todo.
Cuando antes de que llegue el momento del cotillón, yo los voy a llevar a ustedes a tal lugar y les voy a poner el cotillón especial. Entonces, una vez que ustedes entran a la pista, se saca el resto para los invitados. Okay, perfecto. Establecido de entrada.
Llega el momento. No, no, pero ¿por qué nos tenemos que ir allá? Porque lo habíamos acordado así. Pero, ¿qué te gustaría modificar?
No, no, bueno, este, si no lo traemos acá a la mesa principal, perfecto, ningún problema. Lo traemos a la mesa principal, asisté de coordinador. Traemos el cotillo especial a la mesa principal. Viene una de mis asistentes y me dice, "Los chicos te están esperando allá a dónde?" En el lugar donde habíamos establecido.
Pero me dijeron que lo traíamos acá. Bueno, listo, anda a buscarlos, no hay problema. No, pero cómo si me dijiste que teníamos que estar allá. Sí, sí, pero me dijiste que lo traiga acá.
O sea, ningún problema. Sí, pero ahora ya largaste todo el cotillón. No largamos nada. Estamos acá parados esperándote.
A ver, ¿pasa eso en gente que no se puede relajar? que la verdad es que yo lo lamento enormemente porque se los digo 400 veces, relájate, relájate, relájate, eh deleg, déjame hacer, déjame trabajar, disfruta de tu fiesta. Y muchas veces me ha pasado decirle, para mira tus tus invitados, qué está pasando, tantos contentos. Entonces está todo maravilloso, o sea, dejá de querer controlar lo que no puedes controlar.
Bueno, esas cosas pueden suceder a las 3 de la mañana y y a las 3 de la mañana aprovechas tus dotes de psicopedagoga o Sí, siempre con los mejores modos. Si tenés que decir que no firme, se lo decís por ahí seria. No, no, no, no. Esto no habíamos dicho tal cosa, pero ningún problema.
Quédate tranquila, lo hacemos así, siempre con buenos modos, siempre, ante todo la buena onda, pero si tenés que decirle que no algo, se lo tenés que decir. O sea, no es bueno, no. Aprovechemos esto que nos compartís y a todos los que están del otro lado que nos compartan si alguna vez le pidieron algo raro a las 3 de la mañana, como nos acaba de contar este Mariana, o si les cambiaron la jugada corriendo al evento completamente. ¿Y cómo cómo fue esa experiencia?
No, sí puede pasar que, a ver, dentro de lo que es el timing, me pasó en un casamiento que la ceremonia estaba pactada para que dure 40 minutos, que ya era un montón, porque nosotros tratamos de aconsejar que no más de 20 minutos, 25, no, pero yo quiero que hable este y este y este y este y este. Bueno, y me empiezan a poner una fila de 14 personas. Bueno, eh, obviamente que nosotros no solo pensamos en el cliente, pensamos en los invitados, porque los invitados son los que te hacen la fiesta. Entonces, si los invitados se aburren porque vos pusiste 14 personas para hablar, queremos que sea dinámico para que todos la pasen bien, pero también respetamos que quieren que hablen esas personas.
Y me pasó que se extendió la ceremonia a una hora y pico. ¡Uf! Y la gente empezó a tener frío porque no hubo manera convencerlos de hacer la ceremonia bajo techo. No, no, no.
Afuera era agosto, una hora y 20 de ceremonia y la gente empezó a irse. Ah. Y se empezó a ir a la galería calentita. Sí.
Y salieron del jardín a la galería. Y sí. Y iba a suceder. Entonces, hay veces que uno, digamos, aconseja desde que sabés que lo que le estás diciendo, como te decía al principio, o sea, lo que lo que vos le estás diciendo es para que todo salga bien, no porque estás encaprichada en que le vas a decir que no algo, o sea, se lo respetas, pero entiendan que es porque tiene que salir bien.
Es un vínculo de varios meses.
Entonces, ¿y cómo lograss que ese vínculo de muchos meses, muchas llamadas, esté acompañado de tu vida personal por los horarios que te pueden llegar a escribir y demás? ¿Cómo estructuras eso vos como profesional y con tu vida? Eh, a mí me gusta contestar rápido, pero llegó un punto que tuve que poner un horario porque si no era las 24 horas con el celular contestando y eran las 9 de la noche y yo seguía contestando. El límite realmente me lo puse yo porque es así, o sea, si no se lo pone uno, la gente te va a seguir hablando, ¿eh?
Pero digamos tuve que poner un horario que no quiere decir que no te conteste a las 7 de la tarde porque hay veces que considero que es urgente la respuesta y salió el mensaje de te comunicaste y ya se terminó el turno, pero digamos trato de contestar, pero si son las 9 de la noche por ahí ya es un no porque también es yo tengo estoy muy en alerta con todos los eventos. Yo no hago un evento por fin de semana, yo manejo más calidad que cantidad. Entonces, mi cabeza está a full con cada uno de mis eventos porque no se me puede escapar ningún detalle, con lo cual termino como muy agotada, estresada, después me acuesto y no puedo dormir si me está trabajando todo el tiempo la mente en lo que tengo que hacer al día siguiente. Entonces, tengo que hacer un corte porque es sano para mí, sano para mis eventos, para todo.
Y los fines de semana lo mismo, o sea, es de la familia.
Eh entonces bueno sí sí obviamente que tuve que poner un límite y hubo un evento que que te rompió, que te pegó fuerte adentro. ¿En qué sentido? ¿Bien o mal? No, mal, no bien, sino que no porque bien que que que me que lo sentí.
A ver, yo yo me hago mucho cargo de mis eventos. Yo realmente los vivo con sentimiento. Eh, sí, me pasó de gente que de decir, "Por favor, que termine esto porque es una tortura." Sí, sí, sí me pasó. O gente que, bueno, no solo los que te quieren controlar todo y que no te delegan y decís, "Ay, o te mandan la lista así de 48 hojas y para qué me mandas todo esto si yo ya lo estoy o sea lo hice lo Ya sé lo que toca hacer.
No me hagas la lista de un montón de esto y esto y esto y esto y esto que yo ya lo hice o yo ya lo sé o porque aparte no te estás relajando, no estás disfrutando de toda esta previa. Después se te pasa en 8 o 9 horas de evento y decís, "¿Para qué no dejé y no disfruté si ya se terminó?" E pero sí me ha pasado. ¿Te acordas de uno puntual? Así vos día.
Ay, sí. Diciembre el año pasado fue terrible. Sí, tuve una novia en particular e que tuvimos una relación espectacular durante todo el proceso, pero que nos, o sea, no no sé si decir, nos mintió, nos ocultó cosas, o sea, ella dijo que las cosas iban a ser de una manera y después fueron de otras. Ella tenía un presupuesto establecido, que nosotros somos bastante respetuosos con el presupuesto del cliente, e dijo, "Yo voy a traer de Estados Unidos cosas, ¿okay?
Yo voy a alquilar esto acá, esto allá, y voy a traer esto de Estados Unidos." Perfecto, ningún problema. Anotamos. Va a traer esto a Estados Unidos. Vamos a alquilar esto de acá.
Pasame el contacto de con quién hablaste. Yo obviamente hice una parte de alquiler de mobiliario, nada, le armábamos todo unos días antes de la fiesta allá en Argentina. Bueno, la idea era pasar por la casa, retirar el material, llevánoslo para el día del evento armar. Vamos a hacer el inventario.
¿Qué inventario? el inventario de las cosas que traje, todo una sala, un living entero lleno de bolsas bolsitas valijas valijitas cajas, una cosa que era una mudanza. Pero esto no era lo que habíamos acordado. ¿Qué inventario?
nos tenemos que ir al salón, quedamos en un horario, ponemos al salón. No, no, pero hay que hacer el inventario. Sí, pero bueno, vos sabés lo que hay dentro de cada bolso, ¿no? Mi asistente que me mira así como diciendo, "¿Y a qué hacemos?" Bueno, no, no, hoy no hay forma, o sea, nos tenemos que ir.
Nos fuimos al salón, al otro día tuvimos que volver a la casa. Esto no fue lo que acordamos. tuve que eh sumar dos personas más al equipo que no estaban contempladas, más horas de trabajo que no estaban contemplados, eh no sé, una cosa de locos que puso en riesgo realmente el llegar a horario con el armado. Entonces ahí es donde vos decís, por favor, porque en el ya a tres días del evento, ¿qué vas a hacer?
le vas a decir que no, el evento tiene que salir. Entonces, eh nada, a veces se generan situaciones que son difíciles y que por ahí la gente no termina de de entender. Ahora, con todo esto que estás compartiendo, en el mayor sentido de la palabra, ¿qué aprendiste de la confianza? E yo siempre trato de comunicarle a la gente que me va a contratar que lo primero que tiene que hacer es contratar a su wedding planner porque de entrada sintió que esa era la persona que la iba a poder acompañar durante todo el proceso y que esa era la persona que le iba a entregar uno de los momentos más importantes de su vida y que iba a confiar.
O sea, si no existe ese vínculo de confianza, si el camino se hace mucho más tedioso. No quiere decir que no salga bien, porque yo siempre voy a poner todo de mi parte para que salga bien, pero no tiene sentido terminar uno estresado, los novios estresados, cuando todo puede realmente ser mucho más amigable, ¿no? Más ameno en en el en el camino de la organización. Es hermoso organizar un evento.
Es hermoso y es muy lindo el vínculo que se forma. Yo por suerte tengo la suerte de decir que en tantos años que hace que hago eventos, el te diría que el 90% de la gente con la que he trabajado es maravillosa, que tengo miles de amigos que se quedaron amigos de casamientos que organicé y hoy son amigos y vienen a comer a casa. Y eso es relindo y eso es lo que yo eh más valoro del trabajo que hago.