T01E12 - Los secretos de producción que nadie enseña (Pero todos deberían saber)

Hoy te vamos a contar de cuatro secretos de los eventos que nadie te cuenta. Quédate atento que ya empezamos. Ale, ale, lo contamos. Sí, lo contamos. ¿Estás seguro? Mira que nos prendemos fuego. Pero Pablo, tenemos el compromiso de aportar valor y esto no lo cuenta nadie. Bueno, vamos a darle, vamos a contarlo. Bienvenidos a Mate Eventos, el podcast que aporta valor a todos los que nos encanta y amamos este apasionante mundo de los eventos. Siempre con un mate de por medio. Genial. No lo sabe la inteligencia artificial, no lo explica en los cursos y tampoco te lo dice nadie hasta que ya es demasiado tarde. Hoy vamos a hablar de esos tips de producción top secret. Top secret. Y uno de los grandes grandes secretos y que a veces es bastante olvidado o no se sabe a ciencia ciertas y todos lo tienen en cuenta, es que todos trabajamos en post del evento. El evento el evento manda. El evento manda. y vaya que no te lo comentan, no te lo explican y demás. Y uno dice, "Che, tarda tiempo en reconocerlo." Pero, ¿qué significa el evento manda? El evento manda significa que todo lo que vayamos a hacer tiene que tener como eje rector la pregunta, ¿qué necesita el evento? A partir de ahí vamos a encontrar lo mejor, ya sea una distribución funcional porque el evento pide tal cosa, una iluminación determinada porque el evento pide esa iluminación. Entonces, che, ¿qué es lo mejor para el evento en general o en una situación en particular? El evento siempre manda, principalmente cuando tenemos que tomar decisiones, ¿no? ¿Qué qué voy a hacer acá? Voy a poner las luces de este color, del otro, voy a poner este mobiliario o aquel. ¿Voy a aceptar eh que se reproduzcan este tipo de contenidos o no? ¿Cómo puedo saber si algo es lo correcto o no? Bueno, ¿qué es lo mejor para el evento? ¿Qué es lo mejor para el evento? Hay veces que sucede que cuando estamos en el desarrollo de la idea haciendo el brainstorming, la etapa creativa, bueno, el entusiasmo a veces nos hace irnos de lo importante que el evento nos está pidiendo. Y ahí también es un ejemplo, che, para, ¿qué está pidiendo el evento? ¿Está pidiendo que vayamos por acá o que vayamos por acá? No, ir guiándonos de esa forma, como dando el ejemplo de lo que puede aportar esa pregunta, ¿qué necesita el evento en la etapa creativa? Sí, no nos olvidemos que al darle el protagonismo al evento, todo lo que sucede alrededor va a ser un soporte del evento. No va no pueden haber dos protagonistas en una misma película, sino que va a estar el evento como el principal y todo lo demás. Vamos a estar atrás de ese evento para que salga bárbaro. Eh, pienso en principios, ¿no?, que vos acabas de decir, el evento es el protagonista. Eh, y también pensar y ser riguroso. Bueno, si consensuamos que este que esta idea que estamos mencionando para el evento no aporta valor, hay que descartarla, o sea, no no hay que seguir dando vueltas, no, listo, esto no le sirve al evento, vamos por otro lado. Bueno, pero a veces caemos en No tenemos otra idea, ya va a aparecer otra idea, ¿no? O sea, vos me contabas, no sé si me estoy adelantando un punto. Sí, me estoy adelantando, no lo voy a contar. me voy a contar porque me acabo de acordar algo que vos me habías contado porque lo vas a seguramente contar un poquito más adelante, pero siempre eh en pos de entender de que el coordinador, el organizador del evento tiene que tener esa pregunta clarísima en la cabeza. ¿Es lo mejor para el evento? Sí, sí, totalmente. No importa quién tenga la razón, no importa reconocer que yo me estoy equivocando y decir, "Bueno, no, es verdad, yo lo pensé así, pero ahora que lo estoy viendo no es lo mejor para el evento. Esto no es funcional, no le agrega la valor, no suma a que los invitados la pasen mejor o que al mensaje se comunique de la mejor manera." Sí. Vos sabes que hay veces que el evento, por ejemplo, no tiene como eje principal, no sé, voy a dar un ejemplo, ¿no? Bueno, sube un expositor, un escenario, ¿no? Y desde el punto de vista del público puede ser durante 8 horas una rutina interminable, sube uno, baja el otro, sube uno, baja el otro. Y hay veces que nosotros tratamos de poner ciertas cosas artísticas que rompan ese flujo repetitivo. Y muchas veces nos vimos en la necesidad de che, para, no pongamos tantas cosas colaterales que puedan hacer esa intersección más creativa. O, por ejemplo, proponemos un show, bueno, paraá bajemos el tono del show porque el show no le puede quitar protagonismo a la exposición, ¿no? como eh le podemos aportar distintas cosas a un evento, pero che, volvamos a la pregunta, ¿esto lo necesita? ¿Vale la pena? y sin ser autorreferenciales, pero me parece que esto sería como el antiejemplo que nosotros mismos podemos dar fe, que nos pasa cuando trabajamos juntos en muchos de las producciones, prepr producción o durante el evento y es que alguno de nosotros puede a veces salta con una idea que nos gusta, que nos parece buena, que no tendríamos ganas de ponerla en práctica, pero siempre el otro, a veces soy yo, a veces sos vos, dice, "Bucha, pero esto no es lo mejor para el evento. Lo mejor para el evento es esto, esto y esto. y nos tenemos que morder los labios, no tenemos que aguantar y decir, "Tenes razón." Y ahí es donde se termina la discusión, es lo mejor para el evento. Sí. Y es un eh bueno, en ese caso estás dando un ejemplo muy sano de algo de una terciaridad que genera Bueno, un rector, un alguien que dice entre comillas, "No, así deben ser las cosas y también evita Roses, ¿no? Hacer esa pregunta porque para bueno, sí, tu idea fue brillante, pero no aporta acá no aporta, no sirve para este evento. Todo bien, está buenísima. La podemos dar en otra oportunidad, pero acá no. Pero acá no aporta. Tal cual. Y qué sano que es para que el evento brille, ¿no? Qué sano, ¿no? Y no siempre imponer las cosas porque a mí me parece, porque a mí me gusta, sino hacer entender al equipo, "Che, esto no es lo mejor para el evento, necesitamos esto o el evento necesita esto o se te ocurre algo que pueda aportar mucho más para que el evento salga mejor, se comunique, se entienda, se viva mejor." Sí, es un excelente ordenador, inclusive también lo pienso en la conversación quizás con con un cliente, ¿no? Bueno, ayudarlo a a pensar qué es lo que está pidiendo el evento y te dice, "Ah, tenés razón, el evento me pide esto, ¿no? Necesita tal o cual cosa." Eh, fundamental esa premisa que no se enseña en ningún lado, el evento manda, está buenísima. Y otra cosa que esto quizás se va a armar debate por lo que vamos a decir a continuación, pero es top secret y solamente los que están hace mucho tiempo en los eventos o hace un tiempo lo saben. Y es que el cliente no siempre tiene la razón. Exacto. Puede equivocarse el cliente. No, no estoy diciendo algo muy fuerte. Clientes, no escuchen esta parte, no pasen, salten a otro episodio. E pero ¿por qué? Y y Ale, ¿qué qué desafío que es cuando tenés un cliente con una idea muy firme en su en su imaginario o un requerimiento, pero que no está ayudando, como decíamos antes, al evento o al contrario quizás hasta le juega en contra el evento, ¿no? Y ahí hay que ser muy pero muy profesionales, tener una una buena comunicación, imponer el respeto en la comunicación y a ver ayudarlo al cliente que vea que lo importante es el evento y cómo podemos hacer. Eh, de nada sirve porque, a ver, interiormente podemos saber que quizás el cliente se está equivocando, pero bueno, es nuestro cliente, es el que nos está pidiendo el criterio y nosotros tenemos que tener la suficiente cintura para poder aportar ese criterio. Yo a veces digo que esto entre nosotros, ¿no? El cliente, no se lo cuente a nadie, es entre nosotros, es entre nosotros. El cliente, ¿cuándo también deja de tener razón? ¿Cuándo pierde su función de cliente? Hay veces que eh establece, bueno, un comportamiento que está fuera de su área de cliente, sin caer en ejemplos de que te falta respeto o cosas por el estilo, ¿no? Porque es es lógico que un cliente quiere aportar y en un evento también tiene la oportunidad de si tiene una un área creativa interna de aportar, pero es verdad, a veces no, muchas veces no tienen la razón y no por ser quien nos contrata o quien paga, tenemos que decirle a todo que sí, siempre tal cual, tal cual, tal cual. Eh, es muy importante, creo que también si existe la posibilidad de plantear cómo se va a dar ese rol y qué necesita el evento desde su parte, por ejemplo, ¿qué necesita el evento del cliente? Bueno, que a la hora de evaluar las opciones tome la decisión rápido. Exacto. Y es parte de nuestro liderazgo o o de nuestra inteligencia emocional saber cómo llevar esa situación, ¿no? Cómo explicarle, cómo saber cuándo defender una idea, plantarse y decirle, "No, mira, es hasta acá, vos me estás contratando para que cuide tu evento y lo haga bien. Necesitamos ir por acá." ¿Cuándo ceder? A veces hay que ceder. A veces hay peleas que hay que aprender a perder en pos del macro. soltar y cuándo el evento podría haberse afectado o cuánto. Sí. Y y es muy profesional también porque eh el cliente a veces necesita que vos lo confrontes, ¿no? Vamos, no siempre el cliente está esperando que vos tenés una historia que me contaste. Sí, contala, contala. Bueno, en una en una oportunidad este un cliente empezó a pedir un montón de cosas, se incorporaba a la a la gestión para poder coordinar ese evento, un mega evento, ¿no? Un mega evento. Por primera vez se incorporaba a coordinar y claro, empezó a pedir un montón de cosas en tiempos imposibles y sin dar un ejemplo muy, no quiero explayarme en la situación en sí, pero la conversación fue se puso intensa. se puso intensa. Digo, esto que estás proponiendo, boicotea el evento. O sea, estamos hablando para dar un poco de contexto de alguien con mucha autoridad, con mucho carácter y que sabía muy bien lo que quería y cómo transmitirlo. Hay veces que nos encontramos con personas que ejercen un puesto de poder. Pero para, no te vayas, no te vayas. Contá cómo terminó la historia. Ah, no, no, no. A ver, eh, hablaste, le dijiste. Le dije, "Mira, esta situación que vos estás planteando en los tiempos que vos querés que se hagan, va a boicotear el evento. O sea, le hace mal al evento. El evento no necesita esto de vos." Agradeció muchísimo esa conversación. Por supuesto, la tuvimos en un marco de privacidad. le pude explicar en dónde él estaba boicoteando el evento, pero bueno, es profesional poner un stop, che, esto no está bueno inclusive discutirlo porque tampoco vamos a caer en el supuesto de que nosotros tenemos la razón porque somos los reyes de la colina, ¿no? también nos equivocamos y es este mismo esta misma situación se da en otro lado, por ejemplo, donde a veces eh por ejemplo, no sería el ejemplo de cliente no tiene la razón, sino sería cómo usar a favor del evento ciertas características que tiene la personalidad del cliente. Siempre hablando del cliente, ¿no? Nos ha tocado tener un cliente que es hiperrecontraobsesivo, pero esto no es algo que es obsesivo con el evento, es obsesivo en sí mismo, ¿no? Él en su vida. Y muchas veces nosotros hemos levantado la apuesta de la obsesión durante la previa y demás con el objetivo de que se relaje, con el con el objetivo de que él pueda descansar en que tenía un equipo de trabajo que está superando su nivel de obsesión y lo sano que fue para el evento. No, no hizo falta decirle, "Che, acá está siendo de más obsesivo porque no iba por ahí el camino." Pero buscamos una una manera de persuadirlo. Podemos decir que también no nuestra función no solamente de ejecución, sino muchas veces también de guía, de acompañamiento, de consejo. El cliente muchas veces va a buscar nuestro consejo o no lo va a buscar, pero se lo vamos a tener que dar. Exacto. Y quizás quedó un poco desordenado lo que planteo, pero nuestra premisa es el cliente no siempre tiene la razón. Este era un ejemplo, el de la obsesión donde el cliente en ese momento no tenía la razón, pero nosotros no estábamos ahí para confrontar eso porque el evento no podía soportar una confrontación. Entonces, elegimos otro camino donde nosotros sabíamos que no tenía razón para persuadirlo, para guiarlo y para, en definitiva, decir, bueno, vamos por acá, ¿no? Porque esto que estás planteando no está bueno, pero solapadamente, si querés, advierto que fue solapadamente. ¿Sabes que estoy acordándome un evento que tuvimos una vez en el marco de una exposición que bueno cayó un evento el momento un cliente en el momento del montaje y vos con sabiduría me dijiste, "Estamos en el momento del montaje, faltan un montón de pasos. El cliente nos está pidiendo cosas que a ver, okay, ya me acordé. Yo estaba armando algo, una estaba con una situación resolviéndola y lo tenía al lado al cliente que me pedía cosas que todavía no habían sucedido. Algo muy habitual e en clientes ansiosos que está, "Vos estás con los chicos armando, ponem el banner, ¿cuándo termina el banner?" Y después del banner y pero estamos terminando el banner. Entonces esa situación, ¿qué pasaba? Me retrasaba un montón. armado. Entonces te hablé por handy muy bajito. Dije, "Ale, llévate al cliente, háblale vos." Y sí, otro ejemplo donde no tiene la razón y sabes con qué se une lo que acabamos de decir, se une con el punto anterior. El evento manda. En ese momento el evento requería de que vos estés en esa función, ¿no? Respondiendo. Vaya y que vos vengas fresco con tu linda sonrisa y le digas, "Ven, cliente, te invito a un café. hablemos de todo. Sí, no es fundamental que nosotros adoptemos una eh una disposición profesional para acompañar y para guiar y que entendamos que que eso sucede, ¿no? Porque al final del día el cliente tiene el el objetivo para nosotros el criterio, ¿no? El cliente sabe que lo lograr un evento, pero nosotros sabemos cómo lograrlo, cuál es la mejor manera o por lo menos por es a eso nos dedicamos, ¿no? Y pasemos al tercer secreto, top secret. Algunos quizás lo saben, lo suponen, pero quizás la mayoría de la gente no se planteó, no se puso a pensar en este punto. Y es que los egos no son un tema menor. En los eventos tenemos que aprender a lidiar con los egos. digo, en los en los eventos tenemos diferentes personas con diferentes tipos de egos, ¿no? El creativo ama su creación, el operador ama su y conoce mucho y es orgulloso de lo que sabe y lo que conoce, pero no siempre. Y y siempre esos egos son de tropiezo para el evento. Y dijimos, "El evento manda, pero el ego, mi ego cuando me equivoco y me cuesta reconocer que me equivoqué y decir, tenías razón, vamos por ese lado." Pero esto vino después de una charla por ahí medio intensa donde yo defendí un punto, vos defendiste otro. El ego es un gran problema, es la vida, ¿no? Pero hablando de los eventos, tenemos que aprender a lidiar con los eventos. Sí. A ver, también lo pienso con los egos, perdón, con los eventos. Lo pienso de esta manera. ¿Cuál es el secreto acá? Che, tomemos en cuenta que los egos importan, ¿no? Que hay veces que vamos a ver una dinámica donde, bueno, cada uno identificado con algo, egoísta, su punto de vista, que tener razón, va a querer llevar agua para su molino y eso perjudica al evento, ¿no? Pero también reconozcamos que hay veces que el el ego del otro lo necesitamos, ¿no? Imagino un conductor de un evento, ¿no? Un locutor, sí. un artista de cualquier índole, un el ego bien alto porque si no no puede responder la misma forma delante de la gente. Claro. Y porque el evento necesita que esté con entusiasmo, que esté con ganas. Entonces, bueno, hay todo alrededor de se la tiene que creer mil y es y es necesario. Es necesario. Totalmente es necesario. O por ejemplo, un evento social, ¿no? Cómo cuidar esos nervios. se me viene a la cabeza e el ego de la novia en el momento de sus inseguridades, de tener que salir, que el maquillaje, que el vestido o todo lo que ofrece alrededor y puede pasar en cualquier tipo de evento social, pero bueno, la característica que tiene el casamiento expone mucho esa situación de vulnerabilidad. Y ahí, ¿cuál es el secreto, che? Vas a tener que lidiar con eso. Por eso hay que entender que negar que hay egos en la gente es inútil. Hay que aprender a gestionarlos, hay que aprender a a trabajar con ellos, hay que ser consciente de sus egos, ¿no? Digo, yo me acuerdo de una situación puntual que de hace muchos años que cuando yo trabajaba en una empresa de técnica que había un sonista que era muy bueno, eh, era buenísimo sonista, es excelente, pero le pedían que ponga un sonido cuadrafónico, así se lo pedían, y eran en un mismo salón cuatro parlantes apuntando hacia un mismo lugar, o sea, en cuatro esquinas. El vendedor había vendido un sonido cuadrafónico. El cliente dijo, "Oh, sonido cuadrafónico." El sonidista decía, "Esto no es cuadrafónico. Yo no lo voy a hacer. Ahora hay que lidiar con esa situación. Hay que a veces hay que, como decíamos antes, el cliente no siempre tiene la razón, pero hay veces donde no te no vale la pena ponerte a explicarle a un un cliente que nunca eh le va a interesar si el sonido los cuatro parantes apuntan para un lado, para el otro, le va a interesar que se escuche bien. Sí, sí. y hacerle entender eso a veces a un técnico que es muy orgulloso porque estudió un montón porque sabe que eso funcionalmente no es lo mejor, no es el mejor aprovechamiento del equipo. Es un tema con el cual hay que saber lidiar y gestionar. Sí, totalmente. Me hiciste acordar a un técnico que siempre decía que no. Decía, "Che, Diego, tal, pobre. Si está escuchando el pobre Martín o Pepe." Bueno, hay muchos Diegos. Diego, no. Diego tal cosa, no, cos no. Y llegó un momento que era tan tan gracioso que antes de que me diga no le decía yo, no, no, no. Después, por supuesto, aflojaba. Pero era su primer respuesta natural a evitar hacer eso, ¿no? Eh, también sabes que estoy pensando con perdón, a veces una buena herramienta es valorar ese ego y alimentarlo un poquito porque hay un porqué de ese ego. Digo, este esta este sonista, este iluminador, este artista tiene su ego formado muchas veces en un montón de esfuerzo, de obras de capacitación y que uno venga a decirle, "No hagas las cosas como vos sabes que está bien." Sí, le molesta y es entendible. Entonces, a veces hay que ponerse en ese plan, "Che, yo entiendo, vos sabés un montón. Acompáñame en esto." Ahora, la verdad me encantaría hacerlo como vos decís, pero no se puede. ¿Me ayudas? Y también va a necesitar de la humildad de quienes están en esa situación. Si vos no podés lidiar con ese ego, bueno, correrte que seguramente alguien de tu equipo lo va a poder hacer, ¿no? O sea, el evento manda. Bueno, ¿qué necesita el evento? Bueno, hay que lidiar con esto. Bueno, ¿cómo hacemos para lidiar? puede el tuyo, tu ego acompañar esa situación y quizás nos veamos en una situación donde, "Che, hagamos una estrategia, ¿no? A veces nosotros solemos eh decir en un equipo de corrupción en medio en medio de la producción, "Che, hac stopper de esta persona, ¿no? No te despegues, andá al lado todo el tiempo." Acompañada. Exacto. Prestémosle atención especial porque hay una persona que necesita esa atención especial. Exacto, exacto. Y vos ahí sabés que es demandante esa persona, pero vos estás brindando un servicio y tenés que tener la inteligencia suficiente como para que esa persona que inclusive hasta en este caso toma decisiones dentro del evento, puede estar contenida, puede estar contenido su ego en esa situación, ¿no? Ahora, el ego bien usado también impulsa, ¿no? Y motiva al otro a darlo mejor. también es mu, subestimar esta cuestión del ego. Sí, está clarísimo. Entonces, podemos decir que el secreto está en que poner el ego al servicio del evento, del resultado, nunca por encima de él. Tal cual. Tal cual. Me hiciste pensar en, a ver, vos decís, hablamos de del ego al servicio de resultado, no no poner por encima resultado, hablamos de la importancia de que el evento manda, pero hay algo que nunca se dice, Pablo, que es, a ver, existe el error en los eventos. El error es una constante y nosotros tenemos que lidiar con ese error. De hecho, esencialmente nosotros lo que hacemos como productores es con el error lo trabajamos para disminuirlo. Claro, porque en el imaginario está que todos queremos el evento ideal, que nada falla, que todo sabe bien, pero todo puede fallar. Totalmente. Vas a planificar, vas a armar el mejor timing que puedas haber armado para el evento. Vas a tener todo el equipo, vas a tener todo, pero el evento, siempre digo, el evento es un organismo vivo. En algún momento va a fallar algo, algo que no tomaste en cuenta. Así que entendamos que el error es una constante, que trabajamos para disminuirlo, ¿no? Como algo que tampoco se dice, "Ah, pero qué tiene que ser perfecto." Y también esto eh baja, ¿viste? La la presión a veces también. Quizás es necesario compartir con el cliente. Bueno, veamos el punto flojo del evento. Eh, pero ¿cómo tiene un punto flojo? Sí, sí, el evento. Buscalo. Que ¿Cuál es el el eslabón más débil? ¿Cuál es el eslabón más débil? No, uno sabe, che, en este momento va a haber un cuello de botella, puede pasar esto y esto y esto. Si el clima cambia, ¿qué hacemos? tenemos el personal, no contamos con recursos para cual cosa por tanto no se puede negar el error. Tenemos que contar con elor con el error y trabajar para disminuirlo y no hay que tenerle miedo, no hay que afrontar, no tener Exacto. y no estamos con esto siendo condescendiente de bueno si falla falla lejos de eso estamos que eso sería deidia o deia lejos de eso estamos y no al contrario, pero aceptar que las cosas pueden fallar te pone en un modo mental mucho más previsor y resolutivo. Y advirtamos algo, primero trabajamos con seres humanos con un montón de recursos que que son imperfectos totalmente. Y además trabajamos con máquinas que fallan y que encima son máquinas que hace un día no estaban en ese lugar o dos días no estaban, estaban en otra situación. Cables que se viene usando cosas. Hay una infinidad de de cadena de de de cosas vinculadas, como decís vos, esto vino de este evento, vino del otro, vos viniste de tal lado, che, hay un montón de posibilidades de error que pueden existir y van a existir, son parte del evento. Bueno, creo que hoy tocamos varios puntos top secret, esperemos que sean de valor para ustedes y les sirve. Pero antes que nada, antes de cerrar, por favor, suscríbanse, den like, compartan esto, compan así podemos seguir haciendo mucho más contenido de valor. Esperemos que te haya servido. Y bueno, nos veremos el miércoles que viene con un nuevo episodio de Mateos. Chao, hasta la próxima. Adiós.