Un equipo quemado ejecuta peor aunque el evento esté impecable en el papel. Cómo detectar el desgaste a tiempo, distribuir cargas críticas y proteger la comunicación en vivo.
Leer el artículo · 6 minUna sola persona con muchas responsabilidades jamás es funcional. Otra vez el énfasis en el equipo, ¿no? Ahí no es necesario buscar culpables. ¿Quién fue el que no sacó el video?
¿Y por qué no lo sacaste? Bienvenidos a Mate y Eventos, el podcast que aporta valor a todos aquellos que amamos el apasionante mundo de los eventos. ¿Y cómo lo hacemos, Ale? Siempre con un mate de por medio.
Bienvenido. Puedes tener el mejor venue, el mejor rider, pero si el equipo está quemado, el evento lo paga. Veamos por qué el burnout aparece en producción, cómo se detecta y cómo combatirlo para bajar el estrés y mejorar la ejecución sin destruir a la gente.
Y podemos detectar, hablando del burnout, es esta señal de estar quemado, ¿no? De cuando vos ves a alguien lo ves cansado, ofuscado, eh preocupado, la está pasando mal en el evento, responde mal. Entonces, ¿cómo podemos detectar aquellas personas que están quemadas dentro de nuestro equipo o del equipo de uno de nuestros proveedores? Y hablando de eso, podemos mencionar que una de las señales es que empieza a cometer errores tontos, ¿no?
Errores básicos, qué sé yo, se olvida todo el tiempo de las cosas, eh conecta mal los cables, lo ves ahí pacheando la consola y no le llega nada, eh se olvida de hacer checklist o se desordena en su trabajo. No, podría ser una de las primeras señales que identificamos visualmente, ¿no? Lo vemos perdido confundido perdido y olvida cosas que justamente en estados idóneos donde está descansado y demás, no se olvida porque es parte de su ADN de trabajo. Y nosotros cuando vemos a alguien así como organizadores o productores, tenemos que detectar de que no es normal que sea así, sino que algo que le está pasando y quizás no siempre es que durmió poco, sino que a veces está mentalmente agobiado.
También podemos notarlo en su humor, ¿no? si no tiene las mejores de las ondas, vos le preguntás algo y ya te responde tajante o o ya lo voy a hacer o no tenerme paciencia y quizás está bien, vos le preguntaste algo que no era el momento oportuno, pero a veces estas excesos, esta mala onda que a veces transmite, no tenemos que asignársela a la persona, sino al estado. Y es muy habitual que nuestro mundo de los eventos lo veamos y lamentablemente muy a menudo. Claro que en ese estado bajamos el rendimiento rotundamente, los tiempos se extienden, las cosas no salen como uno pensaba.
Por otro lado, a ver, cuando uno está en muy modo automático, no no repara en profundizar lo que tiene que hacer y a todos Sí, sí, sí, sí, sí, sí, sí, y no descansa, no hace un stop, bueno, va acumulando cada vez más falta de disponibilidad, concretamente se va perdiendo en eso. Y una de las cosas que empieza a suceder es que también empezamos a dejar de vista cosas que después pueden ser importantes. Ejemplo, estoy tan quemado que no hice la prueba de sonido, no probé las frecuencias de de un micrófono. Entonces, el objetivo no es que aguanten, que se la aguanten, sino es que puedan rendir, que puedan dar lo mejor, que nuestro equipo sea efectivo, que cada tarea se cumpla de la mejor manera, más profesionalmente posible.
Pero, ¿cómo lo lográs eso?
Y para eso lo que podemos hacer es, por ejemplo, definir turnos reales, ¿no? Decir, bueno, ¿cuántas son las horas máximas que esta persona va a trabajar? en qué momento y ponerlo en un timing, en qué momento va a parar para comer, en qué momento tengo que hacer una rotación porque estuvo muchas horas parado alguien en el lobby y y necesita descansar porque 8 horas parados no es sano para nadie, ¿no? E y también esto de entender de que una sola persona con muchas responsabilidades jamás es funcional.
Entonces, a veces tengo que saber distribuir o alternar esas cargas, por dar un ejemplo, ¿no? Si si estamos hablando de una persona que hace iluminación y esta persona hace el riging, que es el colgado en altura, hace el pacheo, porque es el que más sabe de todo, hace todo el armado del escenario, son muchas cargas fuertes para una sola persona y probablemente lo estemos quemando. Y lo que podemos hacer es decir, bueno, vos te encargas del ring porque sos muy bueno en esto y esa es tu tarea principal. vas a ayudar colaborar en otras tareas como de manera secundaria y vos te vas a encargar de pachear y si hace falta en el ring, o en el escenario lo vas a hacer, pero tu tarea principal va a ser esa y eso hace que ninguno tenga esté tan al límite con tareas fuertes, sino que pueda tener un enfoque principal y otros secundarios.
te te escucho hablar y pienso qué importantes son los documentos que tenemos para trabajar como el timing de armado, donde volcamos ahí y podemos descubrir cuál cuáles van a ser esos picos, por ejemplo, del momento del armado, entendiendo que un pico va a ser, bueno, el momento clave en donde vamos a tener, por ejemplo, muchos proveedores en simultáneos y esa persona que viene haciendo muchas tareas, que sea consciente, "Che, mirá que dentro de 2 horas se te va a funcionar la gente que hace escenografía con gráfica, con iluminación, ¿cómo estás para eso? Así que, ¿qué qué vital importancia toma para disminuir ese decaimiento que produce el burnout? Che, llevar un registro de cuáles van a ser esos picos. Creo que como regla de oro podemos entender que el descanso es previo al momento del show, el descanso es previo al momento de ese pico, porque si yo entiendo que voy a tener a las 3 de la tarde la mayor eh digamos eh por así decir la mayor cantidad de gente en el armado, che, previamente me procurubrí un tiempo para comer, di una vuelta, me tomé un café, me puse a anotar cosas de tal manera que el rendimiento pueda prevalecer.
Y yo creo que acá hay que hacer un punto porque nosotros los que estamos a cargo de un armado o de la organización de un evento o en el correr de un evento, tenemos que tener el ojo ahí y hacer la pregunta, ¿pudiste descansar bien? ¿Hasta qué hora te quedaste ayer? Si es que uno se fue antes y y acompañar a y y quizás hasta tomar la decisión de, bueno, para hoy te vas antes, ¿no? Pero yo tengo hoy te vas antes, lo vamos a resolver de esta manera, pero vos necesitas descansar.
trabajas mejor, bien descansado y también vos lo pasas mejor, ¿no? Y y para esto también hay que pensar en que no hay no tenemos que confiar en que una sola persona porque tenga un aguante tremendo o sea muy bueno, e tenga que depender todo de él, ¿no? Un evento profesional no depende de Juancito que se la rebanca. Ni hablar que en términos de mundial podemos decir que el equipo es fundamental.
el equipo fundamental y saber distribuir y que cada uno cumple su función y un rol crítico, porque si yo saco al arquero del arco, me queda el arco, por más que se patee muy buenos muy buenos tiros libres, totalmente eh pongo en riesgo el juego y de la misma manera el evento, entender que un coordinador de área bien descansado con su sus eh prioridades bien claras, con un tiempo de descanso adecuado, va a rendir eficientemente y también entender de que la persona tiene que tener la información necesaria bien documentada, pero también la justa, no sobrecargar de información, sino que cada área tenga un documento, una tablet en su celular impreso, como sea, aquella información que es relevante, rápido. Claro. Bueno, volvemos a enfatizar un trabajo previo, como antes hablamos del timing armado, vos estás diciendo, "Che, tener toda la documentación." Y cómo esa misma documentación también nos puede servir si por algún motivo la persona que iba a llevar adelante esa tarea, ese coordinador que vos mencionas, no lo puede hacer. Ya sea porque, bueno, tuvo una no se siente bien, tiene dolor de cabeza o tuvo algún problema, si está bien documentada, esa esa función puede ser relevada por otra persona.
Y ahí otra vez el énfasis en el equipo, ¿no? Y cómo influye que el cansancio a veces en, sobre todo en líderes, puede a veces afectar al trabajo del equipo, ¿no? ¿Cómo el líder tiene que ser consciente de que su estado de ánimo, su malestar tiene una influencia en el equipo que está totalmente.
Entonces, bueno, a ver, por un lado, tener todo bien recontra documentado, entender que esa esa documentación va a permitirnos tener un plan B, que no es un chiste el plan B. El plan B concretamente es un activo y tiene muchísimo valor en el evento porque es lo que nos permite cubrir, por ejemplo, que alguien no se sienta bien. Muchas veces el plan B me haces pensar que suele ser bueno y si no funciona de esta manera ahí improvisamos, ¿no? Y siempre hemos hablado de de lo lo contraproducente que es la improvisación, pero un plan B es ese es en aquellos puntos riesgosos termina siendo un gran una gran tranquilidad en el momento que las cosas fallan y un también gran atenuante al momento de pensar en en no quemarnos, ¿no?
Porque cuando no tengo un plan B, llevo mi mente, mi estrés, mi cansancio a un nivel tan elevado que no juega en contra. Pero también y y hablando, haciendo un punto aparte, ¿no? Qué importante es no quemarnos también en el momento de comunicarnos, ¿no? El famoso uso del handy, ese handy que está prendido fuego porque todo el mundo habla todo el tiempo, la información es desordenada.
Bueno, clave, Ale, pongámonos de acuerdo. Cuidemos mucho la comunicación. Cuidemos quién habla, quién decide. Si estamos hablando de que hay una un problema o algo que definir, se cortó un micrófono y alguien tiene que tomar una decisión.
Bueno, ¿quién es el primero que toma la decisión? Opinamos todos, hacemos un debate por handy. Así como se necesita un organigrama, se necesita un protocolo para comunicarnos. Hay veces que en los equipos de producción estamos 12 personas, 15 personas, 20 personas y es necesario establecer previamente, bueno, en este momento de la acción las personas que van a estar hablando son estas y estas, ¿no?
O sea, ese protocolo que permite por un lado también relajar a los demás, ¿no? Y que no tengan que estar porque el handy te produce esta situación de reacción. vos estás escuchando algo, inmediatamente uno piensa que es a uno, ¿no? Bueno, ¿cómo lo voy a comunicar?
¿No? Y esta estos pequeños detalles que nosotros usamos mucho de Pablo para Alexis. Alexis, hablemos de tal cosa, ¿no? Establecer quién habla, hacia quién exactamente.
Y también eh cuidar las palabras, ¿no? A veces es mucho más importante pensar antes que voy a decir que apretar el el PTT y decir todo lo que tengo en la cabeza, contarte mi vida, darte todo el contexto, ¿no? Ese tiempo tiene que ser información precisa porque quizás está sucediendo algo más que no está en mi radar que se tiene que comunicar y yo estoy ocupando el canal del Handy o perdón o no es información relevante, no no es información que es tan importante decir por handy, la están escuchando las 20 personas que tienen Handy y estoy quemándole la cabeza y quizás esas 20 personas están escuchando otra estaban hablando otra cosa, pero te están escuchando vos acá, los estás interrumpiendo. El handy sirve es está pensado para acciones concretas, sobre todo en la producción.
Si es necesario dar un contexto más amplio, utilicemos otros canales. Hoy tenemos todos un celular, se puede utilizar el WhatsApp, Telegram, lo que querramos, pero entender en qué momento vamos a utilizar el handy también es importante. Y otra cosa, en una situación de crisis, en una emergencia, muy probablemente si alguien está trabajando con la seguridad o con las ambulancias y demás, tenga que usar una llamada telefónica, ¿no? O sea, a veces el handy no sirve para determinadas situaciones y eso también hay que hablarlo previamente.
No, esto es lo que vamos a comunicar por esta vía, esto es lo que vamos a comunicar por esta otra. ¿Cuál es la mejor forma de comunicar? No pensarlo antes. Y yo creo que esto parece que no, pero hay que educarlo.
Porque cuántas veces vimos eventos donde a todo el personal se les tira un handi por la cabeza, te dice, "Tomá, tu canal es el tres." Quizás esa persona hasta no sabe ni con cómo conectar el auricular. Y yo lo vi infinidad de veces, seguramente vos también. Y si no sabe ni cómo conectar el auricular o no puedo dar por sentado de que esa persona sabe cómo aprovechar de la mejor manera el handy, entonces o le puede dar vergüenza y no usarlo, no comunica o puede estar completamente ajeno decir, bueno, si alguien me necesita me avisará y lo baja el volumen. Por lo cual también se entorpece la comunicación, por lo cual también hace que alguien tenga que salir corriendo y suma a esto de el burnout, ¿no?
De estar quemado. Sí. Y algo importante, porque estamos pensando en cómo actuar en momentos de crisis, entenderlo, que si hubo un problema, hubo una crisis o algo que sucedió, es importante entender que supongamos que, a ver, una situación de tensión, había que poner en esos momentos el video y el video no salió, ¿no? En el momento es en es que sabemos lo crisis a ese momento donde no salió el video, es importante la comunicación.
Ahí no es necesario buscar culpables. ¿Quién fue el que no sacó el video? ¿Y por qué no lo sacaste? No, pará, che, no salió el video.
Esperamos cómo lo podemos solucionar. Subimos, supongamos que te tocó hacer coordinador de área de la cavidad técnica. Pongamos música funcional, subamos de vuelta a las luces. Tomarlo de la mejor manera posible.
No es momento de echar culpas una crisis. Lo primero que pide la crisis es solucionemos el problema en equipo y atendámoslo, ¿no?
Y algo que muchas que nadie hace, no lo hace nadie, pero que es clave, es el debrief, que es ese momento donde terminó el evento, bajamos a tierra, aprendemos del evento, desconectamos de lo que pasó y y es este momento de que puede durar 15 minutos. Es una reunión cortita donde hablamos qué salió bien, qué salió mal, qué podemos repetir, qué podemos cambiar, qué podemos aprender de esto para, "Che, no, terminé y terminé super quemado, no lo quiero hacer más, me costó un montón, eh, no quiero hacer más esta tarea, la verdad la pasé rem Bueno, eso es una alerta de la cual tenemos que aprender y si no nos sentamos a charlarlo, queda en el alma de la persona ese mal sabor de haberla pasado mal y simplemente es desorden." H y también pensar que emocionalmente hay que hacer un cierre. Somos seres humanos, no somos robot y tenemos que darle una atención a esto, lejos de ser psicólogos, no tan humano como sentarnos a conversar, a reconocernos el esfuerzo. Ey, te la verdad te esforzaste un montón.
Te quiero agradecer porque aunque estuviste a las corridas siempre estuviste de buen humor o te preocupaste por esto, esto y esto, ¿no? E incluir ese debrief, no solamente en el cierre del evento, sobre todo cuando hay eventos que son con dos o tres días de armado, que en el medio tienen un ensayo, a veces es necesario en el cierre de la jornada. Sí, hasta acá cumplimos los objetivos. ¿Cómo estás con esta tarea?
Porque muchas veces a lo escaloni hay que cambiar completamente el trabajo al otro día. Y uno tiene que estar lo suficientemente eh, a ver, atento a que si en la primera jornada terminamos de una manera, ¿cómo viene la jornada del día de mañana? Nos faltó cumplir algún objetivo. ¿Por qué no hacemos este cambio?
Cuántas veces nos ha pasado hacer un roleplay, "Che, escúchame, tu tarea terminó muy tarde. Hagamos una cosa, ¿de qué manera te puedo reemplazar?" Porque previamente tuvimos toda la documentación para que alguien pueda cumplir esa función y cubrir a ese compañero de trabajo en esa tarea de la manía. Entonces, incorporar esta cuestión de cierres, no solamente el cierre del evento, sino che, en el medio del evento, en el medio de la producción, muchas veces es necesario, ¿no? E me gustó esto que dijiste que el debrief no es una sesión de terapia.
No es una sesión de terapia, es el momento donde conectamos, ¿no? Y y también hay que pensar de que un evento no se salva después con un café, se salva con planificación. El debrief es donde desconectamos. Queremos aprovechar para que si en algún momento te sentiste identificado porque dijiste me quemé en un evento, lo comentes, nos pongas así grande en negrita, me quemé y nos cuentes cómo te quemaste.
Así podemos aprender todos de de tus experiencias. Y también pensar en que todos pasamos en algún momento por ese esa quemazón, todos en algún momento la pasamos mal, pero somos profesionales que nos esforzamos cada día por aprender y mejorar. Hay una frase que me me viene a la cabeza que es, "Si todo depende de una persona, no tenés equipo, tenés caos." Tenés un caos absoluto. Bueno, muchísimas gracias.
Nos vemos entonces la semana que viene con un mate de por medio. Ciao.