Delegar un área de un evento sin formar a quien la lidera es poner a alguien a mirar, no a resolver. Así se construye un coordinador que realmente sostiene el evento.
Leer el artículo · 5 minCoordinas un área de trabajo en un evento o liderás un equipo querés mejorar tu desempeño? Entonces este episodio es para vos. Bienvenidos al Mate Eventos. el podcast que aporta valor al apasionante mundo de los eventos.
¿Y cómo lo hacemos, Ale? Con un mate de por medio. Siempre con un mate de por medio. Puede faltar el mate.
Así que bueno, cuando armamos nuestros equipos, ¿ale? eh para los eventos. Hay algo que es muy importante y es nuestro equipo y un rol que es fundamental que es el del coordinador de evento, en el cual nos, perdón, el coordinador de área en el cual nos apoyamos un montón y hoy vamos a a conversar exclusivamente sobre el coordinador de área. Vamos a conocer su función, su rol y la importancia que tiene en el mundo de los eventos.
Por lo tanto, hay que darle un marco a esto. ¿Qué quiero decir? A ver, ¿cuál es la responsabilidad principal que tiene el coordinador de área? Entendamos por coordinador de área que nosotros arbitrariamente vamos a subdividir el evento, lo vamos a dividir en áreas y lo vamos a delegar.
Y lo vamos a delegar, por supuesto, en un equipo. El coordinador de área, por ejemplo, puede abarcar el área de alimentos y bebidas o puede ser el área de escenario o puede ser el área de eh acreditación. considerando esta división que acabamos de mencionar, acreditación, escenario y alimentos de vidas, pero puede haber tantas áreas o nombres de áreas como el evento lo requiera. Así que en principio su responsabilidad va a estar sobre la base de un área específica, delimitada donde va a tener eh servicios a su cargo, donde va a tener un vínculo con los invitados especial que corresponden con ese cargo.
¿Qué otra cosa podemos comentar? Y nosotros cuando armamos nuestro equipo de coordinación, no estamos hablando de de eventos grandes o medianos y grandes, porque quizás en los eventos chicos una persona cumple varios roles, pero en los eventos grandes sí o sí nos vemos obligados a delegar esa confianza y que cada área sea autónoma y esté liderada por una persona.
Y es ahí donde entra el coordinador de área. Pero por eso también es importante que nosotros como organizadores o como líderes del equipo preparemos previamente a cada coordinador, porque no de nada nos sirve una persona que vaya ese día, eh, que ese día le contemos un poquito por encima cuáles son sus funciones y diga, "Vos quédate acá y cualquier cosa me avisas." Eso no es un coordinador, eso es una un, ¿cómo se llama? Una cámara. Es como poner una cámara ahí que me sea mis ojos, pero no más que eso, porque el coordinador de área, la idea es que él pueda liderar esa área y para eso tenemos que prepararlo.
¿Cómo lo preparamos? Bueno, nos reunimos previamente, le damos información general sobre el evento, le contamos que el evento es de esta manera, cuáles son sus objetivos, sus objetivos, cuál es el alcance, cuáles son nuestras tareas a nivel general como producción. Y después también le vamos a contar cuáles son las cuestiones específicas de su área. Por ejemplo, elegimos el área de seguridad y le decimos, "Bueno, vas a liderar al personal de seguridad, vas a estar en en comunicación con tal y tal persona y y le contamos todo lo que necesite para que él pueda liderar y llegar al evento sabiendo exactamente qué es lo que tiene que hacer y cuáles son sus responsabilidades.
Incluso como esa persona con esas responsabilidades está dentro de un marco, dentro de un organigrama y va a tener que entender cómo comunicarse ya sea con los compañeros que tenga en otras áreas o inclusive ante una contingencia o si efectivamente se tiene que comunicar con el cliente o recibiendo algún proveedor. Tiene que tener claro cómo es la comunicación, cómo es la estructura para estar realmente organizados en el momento que se lo requiera. Es clave, ¿no? comunicación que y en varios episodios lo hemos dicho y lo reforzamos que una persona tiene que saber muy bien manejar esta comunicación, ¿no?, hacia quién hablar, en qué momento, dónde, si tiene autoridad y dónde no.
Pero también algo que es importante y es que cada coordinador de área conozca los tiempos importantes de su área, ¿no? Y tenga, te diría, hasta un checklist, una un timing propio más allá del timing del evento, entender que, como dijiste vos, en acreditaciones, a qué hora entran los invitados, en qué momento yo ya tengo que tener el personal plantado ahí. En qué momento si van a haber pruebas de esta cuestión, en qué momento se van a hacer, si voy a tener que hacer una prueba, por ejemplo, de conectividad, porque por quizás los que están acreditando tienen una tablet donde van cargando a los invitados o van escaneando un QR. Bueno, eso está chequeado.
¿En qué momento vamos a tener los break tomando un área como la de acreditaciones en un quizás corporativo que no es lo mismo que quizás la acreditación de un festival o un recital donde también tiene sus tiempos, donde pueden haber hasta relevos si son horarios muy largos y toda esa información la tiene que tener irla siguiendo al pie porque es el líder de esa área, es quien gobierna y es quien va a tener la responsabilidad para que esa área sea efectiva. Y como sabemos y nos encanta buscar el profesionalismo en todas nuestras nuestras áreas de trabajo, no es menor que cada área, también tiene que reflejar ese profesionalismo. Sí.
Y pensando vos nombraste, por ejemplo, seguridad, nombraste el profesionalismo y parte del profesionalismo es analizar posibles incidentes. Puede haber un incidente por un exceso de invitados y tenga que administrarse esa gente en el evento de alguna manera especial. Y hay que preverlo, hay que pensarlo previamente. Puede ser un incidente.
En un momento mencionaste la conectividad, hay eventos de streaming que por lo general tienen dos tipos de conectividad, una como backup. Bueno, si le tocó ser su área, ¿qué hacer si una de las señales de streaming se quedó sin señal o bueno, distribución eléctrica? ¿Cómo trabajar con el incidente de un corte de luz? Muchas veces se hace eh un entrenamiento durante el ensayo.
Bueno, vamos a simular realmente que nos quedamos en luz y de qué forma vamos a a apagar. Por ejemplo, no, el coordinador sabe que si se corta la luz, bueno, hay que apagar las consolas de iluminación, la consola de sonido, la consola de el coordinador de área técnica, ¿no? Tal, por ejemplo, el coordinador de tiene que saberlo. Después se dirigirá con el proveedor que está en la distribución eléctrica y hay todo un protocolo a seguir ahí.
Bueno, cómo manejar los incidentes es muy relevante y tiene que estar dentro de su de su experti para poder realmente llevarlo a cabo en el evento. Y y me viene también al pie pensar que en en eventos grandes el área técnica no es un área menor, eh, al igual que quizás el área de de acreditaciones o el área de seguridad donde pasan a ser cosas importantes, ¿no? Ahora, eh y por lo tanto al ser importantes también la persona tiene que estar aún más capacitada y tiene que estar bien entrenada. Y no nos olvidemos que algo importante, aparte de la inducción de una persona, que es introducir la información sobre el evento, está el entrenamiento para ejercer liderazgo en su área, porque no es eh como decíamos al principio, no es ponga una persona y fíjate y fíjate esto, esto y esto, el evento es así, sino que también tengo que buscar que la persona tenga una expertice en eso.
Y el entrenamiento sucede mucho antes y a veces para yo entrenar un coordinador de área, por ejemplo, de alimentos y bebidas, voy a buscar un perfil que vaya medianamente a fin, pero también lo voy a tener antes de mandarlo solo. Voy a tratar de tenerlo al lado mío cuando yo hago esa o al lado de otro coordinador que ya tiene experiencia para que él se vaya entrenando, porque si él nunca lo hizo, entonces hay que enseñarle a hacerlo y aunque sea eh tiene que haber estado al lado de alguien una vez porque si no está bautizándose en ese evento. Sí, con todo el riesgo y los errores que cualquier persona normal va a cometer cuando está haciendo algo por primera vez. Entonces, el entrenamiento previo es es responsabilidad nuestra también eh como líderes de equipo de asegurarnos que la persona esté entrenada para eso.
No te estoy diciendo que sea el más profesional porque todos en algún momento tuvimos un inicio, pero sí que nosotros nos aseguremos que tiene el expertiz mínimo necesario para gobernar esa área y que no lo estoy haciendo debutar en esa primera oportunidad. pensando en el experti y en el entrenamiento, a veces es necesario entrenarlo también en el criterio de la agencia, como bien indicabas recién vos también, y en el criterio de entender las prioridades. Es fundamental ese criterio. En un evento, por lo general, la velocidad de respuesta es necesaria.
La capacidad de estar atento para responder al cualquier situación que se presente es muy importante, pero más importante es entender cómo son las prioridades dentro del evento. No todo requiere una reacción inmediata y si algo sucede, bueno, a ver, que sepa esto es prioritario, esto es secundario, ese criterio es fundamental dentro de su de su manejo en el área, ¿no?
Y sabes que por redes muchas veces nos dicen, "Uy, cuando contamos casos dicen, a mí me pasa lo mismo o no sabes lo que fue tal evento y nos mencionan." Eh, entonces, ¿por qué no hablamos, para que alguno se sienta identificado, ¿por qué no hablamos de cuáles son los errores más comunes en el área de coordinación, no? Ah, bueno, un error típico es eh supongamos que estoy en mi área y no me tomé el tiempo necesario de practicar el timing. ¿Qué significa practicar el timing? internalizarlo, entenderlo, porque no es simplemente, bueno, sé que después de tal momento viene otro, no, hay un por qué, hay una estructura.
¿Cómo sucede tal cosa? A ver, un ejemplo, tienen que subir las autoridades. Bien. Y yo sé que va tal eh tal tema musical para esas autoridades.
Bueno, pero ¿por qué para ese tema musical? ¿En qué momento tengo que ir a buscar el tema? ya empezó comprender lo que dice la acción del timing. Así que un error común es subestimar porque tengo un horario, ah, viene tal cosa, pero al no saber cómo es ese movimiento entre un acontecimiento y el otro, me puedo perder.
Así que es fundamental entender el el time. Y yo te sumo otro, ¿no? Porque me acuerdo más de una situación de buscar un coordinador diario y decirle, "Che, pero ahora no va a pasar esto." Ah, sí, sí, sí, sí, sí. y empiezan, claro, porque no anticipan o no tienen en la cabeza este timing de qué es lo que va a pasar, entonces atajan penales y ese es un grave error, relajarme.
estás trabajando, sos profesional, entendé que vos tu mayor valor agregado es tener en la cabeza todo lo que va a suceder y anticiparte y estar también pensando en que si algo va a fallar en tu área, vos ya lo viste antes, no me relajo, estoy con el celo y total, ya está todo funcionando y claro, ahí es cuando vienen los problemas y vos, oh, no, es que fue más allá de mí. Es buenísimo lo que mencionas, el ejercicio de repasar, ¿no? ¿Qué es lo que viene para poder anticiparse? Está excelente.
A mí me encanta ver coordinadores de área con su listita y mirándola y todo el tiempo mirándola, mirando y estando, te lleva, seamos realistas, ¿no? Te lleva a un nivel de ansiedad a veces un poquito mayor que hay que aprender a manejarlo, pero prefiero eso. Prefiero a alguien que está reenfocado a alguien que está desconectado, está pensando en otra cosa o está mirando Mercadoolbre. Y si está conectado, porque se está anticipando, lo inmediato que va a hacer es reportar y va a comunicar con eh la persona que corresponda a esa situación.
Supongamos que no. Che, tengo que avisarle que estamos retrasados 10 minutos con tal acción. Bueno, ese es el otro, ese es el coordinador isla, ¿no? Que hace las cosas al solito.
Resuelve, resuelve, no informa, se maneja solo, ¿no? Y y qué clave que es lo que vos decís, reportar, porque somos un equipo. Entonces, falla algo o algo no está sucediendo del todo bien y es importante y puede afectar otras áreas, por ejemplo, no sé, se hubo un problema de, como dijimos antes, inventemos una historia, hubo un problema de conectividad en en la acreditación. Yo tengo que informar a mi coordinador general dice "Che mira estamos teniendo un problema, lo vamos a retrasar en la acreditación 5 minutos más siete." ¿Por qué?
Porque él va a poder tomar acción y va a poder tomar eh poner en prevención aquellas áreas que dependen de ese timing para saberlo, ¿no? Y también porque somos un equipo. Si yo no me entero, en un momento voy a decir, "Che, la gente, ¿no?" O ni hablar si tengo un problema técnico de resolver, anticipándome, descubro algo, che, o el catering se retrasó. Pero bueno, es importantísimo reportar y manejarnos y y comunicarnos.
Y cuando hablas de reportar y comunicarse, eh, ¿qué qué error común hay a la hora de comunicar y sobre todo entendiendo que utilizamos una herramienta como el handy? No, usamos varias herramientas. El handy es como la más habitual en el día a día, pero sí es importantísimo. Por favor, chicos, por favor, cuidemos la atención de la gente.
Anoten, tomar así con rojo, marcador, fluo, subrayado, en negrito, todo. Justo, las palabras justas, comuniquemos preciso, porque en ese momento cuando vos estás hablando por handy, tenés a todo tu equipo escuchando con su máxima atención lo que estás diciendo. Y si vos te ponés a hablar de huelles perdidos o empezás, mirá, yo no sé por qué y te quiero decir lo que pasa. Y me contas toda tu vida y al final me das, entonces toda tu vida me generó ruido.
En ese momento quizás sucedió algo que no se puedo comunicar. Entonces ser precisos, hablar lo justo, chicos. pasa esto, esto y esto. Sí, de hecho inclusive hm cuando somos un equipo de coordinación, muchas veces del otro lado y 10 personas o más escuchando y están todos con la atención latente de lo que va a acontecer en lo inmediato.
Por lo tanto, dentro de la comunicación y la precisión es ejemplo Pablo para Alexis. El equipo entiende que estoy llamando a Pablo para hablar de algo específico que va a tener que ver con su área, por ejemplo ¿no? Y tiene un tip no más que ahora me acordé cuando te escuchaba vos cuando decías Pablo para Alexis, aprieto el PTT, espero un segundo y después digo Pablo para porque si no el otro lado se escucha Alexis, se escucha, no se escucha la primera palabra tiene un segundito de entonces aprieto. Sí, Pablo para Alexis y un segundito.
Bueno, y errores comunes que un poco lo compartimos en la importancia del rol de comunicador, perdón, del del coordinador es bueno, no anticiparse, no gobernar el área de trabajo, que gobernar el área de trabajo significa, che, entiendo cuál es el alcance del área que voy a estar trabajando, a dónde empieza, a dónde termina, cuáles son las personas que inmediatamente me vinculo. Eso es gobernar el área, ¿no? Tener en claro dónde está y comienza mi función. Y algo que nos olvidamos de mencionar es cuáles son nuestros puntos críticos de área, ¿no?
Que yo como coordinador los tengo que recontraver, pero hagamos un repaso si querés para como para tomar lista. Es el momento donde tienen que anotar porque esto va les va a servir como ejemplo de de de de marco de todo lo que estamos conversando. Y aparte si son las primeras veces que estás coordinando o tenés el desafío pronto de coordinar en un área de trabajo o estás iniciándote en los eventos y sabes que te va a tocar, recontra. Anótatelo, tatúatelo en el brazo, así lo ves todo el tiempo.
Primero, entender cuál es mi área, dónde, de dónde llega, hasta dónde llega, cuáles son mis input y mis output. Cuando hablo de input y output es desde dónde recibo información, quién me lidera a quién respondo y a quiénes gobierno y y quiénes me tienen que escuchar y quiénes tienen que ser liderados por mí. Mapa área, punto número uno. Punto número dos, esto que habíamos mencionado, la lista de críticos, cuáles son aquellos puntos importantes y de cuáles mi área depende.
Por ejemplo, si hablamos del área de Cathering, mi punto crítico es el tiempo. Asegurarme que todo el tiempo el ma el o el o quien esté dirigiendo la cocina esté llegando a horario con los platos en el momento que tienen que salir. o si soy encargado de área de escenario, por ejemplo, en un recital, bueno, la seguridad es un crítico, que no haya intervenciones fuera de personas fuera al escenario. Si soy el stage manager, por ejemplo, ¿no?
Bueno, ¿cuáles son aquellos puntos que son críticos? Tercero, esta la comunicación, el protocolo de comunicación. Digo, si tengo que decir algo importante a todo el equipo o a alguien directo, lo hago por handy. Si es algo que puede esperar, lo hago por WhatsApp, por los grupos que tengamos.
Si es algo que requiere confidencialidad, levanto y hago un llamado telefónico directamente a la persona. Pero entender muy en claro cuál es mi protocolo de comunicación. Si yo estoy viendo una situación de salud y estoy a cargo de ambulancias, etcétera, no voy a comunicar por handy. Tengo cinco personas porque puedo generar algo feo en los demás.
Entonces, voy a tratar salvo que no me quede otra y que sea el medio más rápido. Cuarto, checklist, tener este listado de cosas a verificar por horario. Y cinco, que no es ni más ni menos que uno de los puntos más importantes es cuándo escalar el escalamiento, en qué momento tengo que pedir ayuda a alguien más, porque lo que está sucediendo en mi área requiere de que otras personas se involucren, que los anotaron todos y lo más importante que cuando terminaron de anotarlo, porque esto les va a servir para su formación como coordinador de área o también para eh trasladarlo a sus coordinadores, es el botón de me gusta, el botón de suscribirse, porque esta información vale y Si vale, con eso nos ayudas a nosotros a demostrar el valor de lo que estamos haciendo.
Y algo importante, e, a ver, muchas veces en el trabajo que nosotros tenemos nos damos cuenta del nivel de cortisol que generamos, el nivel de estrés. Así que si este episodio creo que fue importante para muchos los que están del otro lado, dentro de poco vamos a hablar de algo que también es relevante para los productores, coordinadores y demás. ¿Qué se te ocurre que puede ser? Sí, el burnout, el estar quemado.
Cuando te quemás porque el evento te cansó, miralo el episodio, te va a hacer bien. Y aparte hay una realidad que muchas veces no se cuidan los eventos, que es nuestra parte emocional y es los eventos son 100% emocionales. Somos personas, tenemos presión encima, muchas responsabilidades, es todo a último momento, hay cambios, todo eso te genera un estrés y es importante que aprendamos a prestar atención, no excesivamente, pero sí la atención necesaria para poder tomar acción y que trabajar en eventos sea algo que disfrutemos cada día más y que no terminemos el evento diciendo, "Perdón, no quiero hacer más un evento en mi vida." Totalmente. Mira, pienso en lo siguiente.
Hoy tratamos de darle un marco técnico, de compartir un marco técnico entendiendo de, bueno, cuál es el rol de un coordinador de área. Y muchas veces nos vemos e en los eventos repitiendo una y otra vez esta frase. Quizás el 30% de lo que nosotros tenemos que valorar en un evento es técnico y el 70% es psicológico. Porque trabajamos con personas, el relacionamiento humano es altísimo, por lo tanto, situaciones de estrés, situaciones, como mencionaste antes, son importantísimas manejarlas.
Hoy hablamos de uno de los puestos quizás más subestimados en el mundo de los eventos, que es el coordinador de área. Coordinar un área significa tener la capacidad de poder anticipar, de comunicar y de entender cómo priorizar. Muchas veces estas tres cosas son lo más importante de un evento porque calma a todo el evento, a todo el equipo que está trabajando para él mismo. Y aparte agrego una cosa más y con esto terminamos y es que un buen equipo de coordinación hace que tu cliente y vos se sientan mucho más tranquilos de que todo el evento está sucediendo de manera impecable, profesional, que avanzamos y no te la pasas atajando problemas, sino que podés descansar.
Un buen líder descansa en su equipo. Un mal líder está en todos lados porque no confía, no delega. Entonces, como líderes, hagamos, levantemos coordinadores de área, formémoslos y confiemos. Ya está.
Hasta la próxima.