T01E06 - El Brief y el Arte de Pedir un Evento

En este episodio vamos a conversar acerca de lo que es un brief, de lo que es un pedido, cómo hacer el pedido, cómo interpretarlo en diferentes niveles y cómo armar un brief bien hecho. Te vamos a compartir algunas experiencias y vamos a invitar a que nos compartas la tuya. [Música] [Aplausos] [Música] Ale, Ale, llegó el brief. ¿Crees que aprovechemos y lo veamos? Por favor, veamos el brief que acaba de llegar. Acá está. ¿Cuántas veces? ¿Cuántas veces nos pasó de tener un brief de estas características así todo completo y finalmente era una lista de mesas y sillas ¿no? Todo menos lo que realmente quieren lograr. Sí, lo más importante faltaba. Bueno, de eso se trata este episodio y hoy le queremos dar la bienvenida a Mate Eventos, el podcast que agrega valor a todos los que aman este apasionante mundo de los eventos y siempre ¿cómo? ¿Cómo lo hacemos? con un mate de por medio. con un mate de por medio. Bueno, a ver, eh, un brief detalla lo técnico, pero lo esencial casi nunca está escrito. Saber pedir es un arte y comprenderlo otro aún mayor. El brief, hablemos del brief, de este pequeño documento que a veces eh nos marea un poco, ¿no? No suele ser tan claro, muchas veces, otras veces sí. Eh, pero contemos qué es un brief. Un brief es ese documento que nos da el solicitante de un evento o de un presupuesto, ¿no? Que puede ser tanto una agencia de marketing, eh un cliente, puede ser una empresa, un corporativo, puede ser una, no sé, una una municipalidad eh o o bueno, o un gobierno. O sea, podemos decir que en definitiva el brief es un pedido, que si bien significa algo breve, eh, no por ello lo es, pero se utiliza así el término. Correcto. Exactamente. brief significa breve y lo que busca es resumir un pedido, ¿no? Puede estar armado diferentes de diferentes formas y pueden ser diferentes tipos de brief, ¿no? Por lo general, cuando el brief viene desde una organización gubernamental es un pedido recontraespecífico, duro, que viene acompañado con otros documentos legales, ¿no? de alcance, de compromisos que uno tiene que tomar para tomar ese servicio y básicamente es específicamente te dice, por ejemplo, necesito contratar cierta cantidad de pasajes para un evento turístico donde tanta persona entonces te dicen hospedaje, lista de hospedaje, pasaje, tanto pasaje, sonido para el salón de tal hotel, el el detalle específico del sistema de sonidoant y así no un detalle completo, es una lista de equipamiento, en otras palabras, no no tiene mucho más detalle que eso, eh, o de requerimientos, pero hay diferentes formas de analizarlo, ¿no? Y el otro formato de brief es un brief por ahí más corporativo o más e de de agencia de marketing donde te hacen un detalle que eso va a depender, y ahora vamos a hablar un poco de los diferentes las cosas que nos encontramos, ¿no? E de diferentes aspectos del pedido, no solamente técnicos, sino de otros aspectos también. Sí, me hace pensar lo que vos decís, que también hay que considerar que una institución gubernamental va a tener por lo general una historia de aquellos eventos y suelen ser eventos que los vienen repitiendo durante muchísimo tiempo. No sé, pienso en la fiesta de la vendimia, ¿no?, que ya tiene un formato o si no ir más lejos eh Coquis Rock o u otros que son conocidos por todos y que bueno, ya se hace, ya se repite. Entonces, bueno, a la hora de leerlo nos encontramos con información dura porque, bueno, ya han pasado por esa experiencia distinto quizás no una algo más chico, como puede ser una empresa, como bien mencionas vos, el departamento de marketing que tiene que hacer un evento, quizás se encuentra con un lanzamiento de producto, es algo nuevo. Entonces, bueno, va a ser distinto, va a tener otro tono. Y Ale, ¿cómo se analiza cuando nos llega este documento del brief? ¿Cómo se cómo se lo puede analizar? Bueno, lo primero que hacemos nosotros en profundidad, para eso hacemos un una reunión de equipo. Eh, inclusive lo leemos en voz alta, ¿no? Compartimos con todos los miembros del equipo a ver qué es lo que dicen. Hay que meterse, hay que adueñarse de lo que nos están diciendo. Eh, sobre todo, vuelvo al ejemplo, a la licitación gubernamental que es un poco dura, ¿no? Un poco deshumanizante. Bueno, a ver, ¿de qué se trata recurrir. Hay veces que lo imprimimos, escribimos, eh mencionamos cosas que nos llaman la atención y de a poco el equipo lo vamos interpretando, ¿no? E de alguna manera, todo lo que sirva para ponerse en contacto con lo que nos están pidiendo es válido. Acá a veces pensamos, ¿no? Y y decimos entre nosotros que es más fácil entender la letra de tu médico que ciertos brief que a veces te llegan, ¿no? claro, las fotos no están bien y pero bueno, es parte de del arte de de poderos hacer una una crítica. Sé que me hiciste acordar cuando no se entienden qué está pasando ahora con el CH GPT. Ya sé, te saqué de tema, pero viste que se nota, a ver, años anteriores cuando no estaba el CH GPT no llegaban eh distintos bri, distintos pedidos y nosotros decíamos, "Che, ¿quién redactó?" No, porque era complejo. Digo, me hiciste acordar con la con la letra del doctor, ¿no? Que parecía que estaban escritos en, no sé, en un idioma, no sé, eh, jeroglífico, ¿cierto? Bueno, y ahora lo que está sucediendo que están abusando a veces de esa herramienta y nos llegan pedidos que parecen prolijos, pero decir, "Che, estas palabras están un poco raras, así que no hay que abusar." No pensé, no en hagamos un pedido a la solidaridad. No abusen del chat GPT para los que no abusen. Chat GPT no lo sabe todo, no lo hace todo bien. Es una gran herramienta, pero bajo una buena supervisión. Lo mismo para el análisis, ¿no? Nosotros a veces lo hemos usado también para investigar un poco el chat GPT, cómo reacciona un análisis. Y bueno, no sé tu opinión, pero mi opinión es una voz más. Una voz más. Sí, totalmente. Es una voz más que no omite que vos tengas que leerlo en profundidad, analizarlo en el equipo dependiendo qué pedido, porque es un pedido retécnico, bueno, nada, cualquier persona del equipo lo puede cargar en un en un software y y cotizar. Ahora, cuando el pedido no es tan específico, es donde empiezan los problemas. Eh, ahora te cambio el rol. Suponente que vos tuvieras que recomendar cómo armar un brief. ¿Qué qué qué se te ocurre? ¿Qué podrías mencionar? Bueno, en base a muchos brief que hemos visto que sí están muy bien armados, yo creo que eh el brief, que es este pedido específico y resumido, tiene que estar eh organizado considerando ciertos aspectos que no pueden faltar, ¿no? Primero, una contame un poco, dame contexto, ¿no? ¿Cuándo se va a realizar el evento, en qué lugar, cuál es la locación, en qué instancia estamos? No, un pequeño, no tiene que ser un párrafo de tres páginas o una una historia de tres páginas, sino un pequeño párrafo cortito donde me me introducís y después, bueno, contame qué necesitas, ¿no? Contame. Pero antes de contarme qué necesitabas, perdón, me estoy omitiendo un paso, yo diría que es importante declarar cuáles son los objetivos de este evento stand o activación. ¿Qué quieren lograr? Porque el qué quieren lograr te da un montón de información más eh al momento de decidir si es que vos tenés que tener parte del diseño o no, eh qué tipo de mobiliario vas a contratar, qué tipo de catering, ¿no? No es lo mismo una comida al paso para como porque es una jornada larga que si vos tenés que eh ofrecer una opción gourmet porque el tipo de público y la mensaje que se quiere dar es otro, ¿no? Y después, bueno, sí, un detalle lo más ordenado posible de todos los requerimientos ordenados de alguna manera lógica, ya sea por concepto, no sé, mobiliario, esto, esto y esto, iluminación, esto y esto y esto. Claro, vos lo que decís es o por espacio, puede ser, ¿no? Si son varios los espacios intervenidos. Claro, a la hora de hacer el pedido tenemos que tomar una decisión, ¿no? ¿Cómo vamos a contar ese pedido? Entiendo que vos decís, "Bueno, tomo la decisión de definirlo por espacios." Entonces, que el que reciba lo tiene bien claro o por áreas de servicio. Bueno, dentro del área gastronómica tal cosa, dentro del área, ¿no? Entonces, por áreas o por espacios podría ser una de las alternativas, pero eso tiene que estar preestablecido a la hora cómo queremos comunicarlo. Y mientras más claro sea, más fácil va a ser que quienes coticen y quienes te armen la propuesta estén alineados con lo que vos realmente estás queriendo o necesitando, ¿no? Y obviamente no podemos evitar un tema que, bueno, si bien no lo teníamos pensado mencionar, pero es el tema del tiempo, que la realidad es que mayormente siempre todos nosotros los que trabajamos en la parte de producción o los que los requirientes estamos corriendo atrás de una de un reloj porque el evento se se confirmó hace poco, la activación surgió de la nada y bueno y es entendible, pero bueno, ese ese tiempo que uno le puede dedicar de más, esos minutos de más para armar un pedido bien hecho agiliza tiempo a largo plazo, ¿no? Yo tengo la sensación con lo que vos decís, a ver, a nosotros lo que nos pasa es que, claro, nos llega un pedido, pero nosotros disparamos una multiplicidad de pedidos para poder llevar adelante el evento. Claro depende. Entonces, claro, nos la pasamos haciendo pedidos. O sea, nosotros tenemos y esto le pasa a todos los productores porque, bueno, eh, bueno, como bien decías antes, che, el evento es de tal cosa, pero vos tenés que pedir a todas las áreas. Por lo tanto, llega un momento que tenemos una enorme satisfacción cuando encontramos que los proveedores dicen, "Che, el pedido no llegó muy bien, se entendió todo, pudimos cotizar eh rápido, pudimos visualizarlo, pudimos entenderlo." Así que bueno, eh, es un yo a mí me gusta la palabra arte metido en esto porque no es que hay una manera de hacer los pedidos, pero sí que hay que meterle cabeza para que no genere, no una gran hoja o pocas hojas o pocas hojas que y con información desordenada y hay algo que no suele estar en el brief que nosotros podemos hacer para profundizar y es eh hablar con la persona ¿no? Y y sacar información. Hay portales que nos permiten hacer preguntas, por supuesto, pero siempre eh eh bueno, de qué método, de qué manera me puedo acercar para poder Okay, ahora contámelo vos, ¿no? Eh, me acuerdo que hemos pedido, por ejemplo, a clientes, mandanos un audio narrándonos lo que estás buscando y fue maravilloso porque nos a veces el tono, ¿no?, de de sobre lo escrito genera un nuevo impacto para entender lo que nos quieren contar. Perdón y te hago una pausa. Cuántas veces nos pasó que le dijimos eso o contame un poco más del evento, qué es lo que te estás imaginando en tal espacio y llueven WhatsApp con info, te empieza a contar un montón de cosas que tenían en la cabeza, eh, te manda fotos de referencia, ¿no? Digo, se empieza a amplificar tu brief, te empieza a tener mucha más información de primera mano que te dice cosas que no estaban escritas ¿no? Sí, me hiciste pensar, eh, a ver, no sé, un criterio personal que lo comparto acá ¿no? Cuando pienso en en en contarlo, digo tres aspectos importantes que voy a buscar a ese pedido, a ese brief. El primero yo lo llamo los tengo que no viene un cliente y nos dice, "Che, tengo que hacer un evento de lanzamiento de producto, tengo que hacer un evento de fin de año, tengo que hacer un evento de capacitación, tengo que hacer un team building, hablando de una necesidad, una necesidad concreta. tengo qué y el evento tiene tantos invitados, necesito esto, esto y esto, no, tengo que tomar un mate y no tengo agua, por ejemplo. Por ejemplo, eh y después el universo de en realidad quiero qué, ¿no? Porque sobre todo en eventos que para pienso en una empresa que se repiten en todos los años, okay, tengo que hacer esto, pero quiero tal cosa de este evento, ¿no? Eso ya empieza a Contame un poco más esto del quiero qué. A ver, e para contarles a ellos, porque yo te conozco de toda la vida, pero ellos, bueno, a ver, en épocas de crisis es el tengo que hacer un evento de fin de año, pero quiero que sea ustedo o quiero que la comunicación del evento no sea eh extravagante o por el contrario tengo que hacer un evento de de recursos humanos, pero quiero que no sé, las personas tengan una experiencia de de relacionamiento de estas características o tengo que hacer un evento de comunicaciones y quiero lo transmitir una imagen de tecnología, de innovación. Ah, tal cual. Algo que que no no tal cual, sí, que ya va por lo visual, ¿no? Así que ahí va a estar el quiero qué. Y después por último, que a veces en mi experiencia personal, en el análisis digo, esto es el factor decisor. Te dice, "No, eh, hay hay distintos clientes, algunos minimizan, no, tengo que hacer un evento, es, no sé, lanzamiento de producto en un concesionario, perfecto, no quiero que vengan y en la charla de la conversión te dicen, vi el evento de la de la competencia y me gustó esto." Ahí viene el anhelo. Entonces me parece interesante buscar en ese pedido cuál es el tengo qué, cuál es el quiero que y cuál es el anhelo que tiene. El anhelo puede estar por una emoción en donde che, la semana pasada fui al lanzamiento de ese vehículo y quedé fascinado cómo lo presentaron y que muchas veces no coincide con el tengo qué, o sea, tengo este presupuesto para hacer el evento, pero anhelo tal cosa, ¿no? Y ahí así que ese universo de tres aspectos lo utilizo bastante a la hora de de encarar, bueno, a ver, y ir descubriendo. Hay veces que el anhelo lo necesitas sí o sí con un feedback face to face, no siempre es fácil extraerlo. Nos ha pasado, ¿sabes qué? Muchas veces pasa con el departamento de marketing. El departamento de marketing le encanta poner referencia de los eventos que anhelan hacer, ¿no? Ah, sí, sí, sí, totalmente. Y y claro, Hollywood e Las Vegas son sus referencias. nos han dado, repetir, pero su presupuesto es de Sí, una van premiere es más de por acá. Sí, nos han dado una una van premiere sudamericano. Sí, de de un evento para hacer acá. Está bien, película Argentina, excelente, todo bien, pero la referencia que nos dieron fue hollywoodense. Claro, queremos hacer. Así que ahí estaba el anhelo de de marketing. Así que bueno, nada, me parece interesante buscarse algún criterio que permita, "Che, ya analicé lo duro, ya analicé lo que están pidiendo, a ver qué otra cosa más puedo profundizar, porque eso va va a lograr machache mejor con qui está del otro lado." Ahora, yo te escucho y me imaginaba mientras te escuchaba. Em, como que uno tiene que ser en cierta manera un malabarista, ¿no? Y atender primero lo que me están pidiendo por escrito, después detectar la verdadera necesidad, necesito qué, ¿no? Después eh también tener en ese en esa una otra de las pelotitas del malabarista es e qué es lo que realmente quiere lograr, ¿no? ¿Qué es lo que desea y perdón, lo que quiere y después qué es lo que desea, qué es lo que realmente le gustaría sentir, experimentar o agregarle a sí mismo. Entonces, con estos cuatro factores es que uno realmente interpreta el brief y hace un diseño, un pedido, etcétera, ¿no? En el contexto de que obviamente un brief siempre va a estar sujeto a un presupuesto y a una decisión un poco más e quizás no es la misma persona que te hace el brief la que toma la decisión totalmente. Pero bueno, ahí está la sabiduría que nosotros le podemos agregar, e perdón, la que podemos el criterio que podemos aplicar para poder tomar la decisión más sabia al momento de interpretar y armar un un una propuesta en base a eso, ¿no? Está clarísimo. Así que bueno, creo que la clave como para cerrar el episodio de un é del éxito en la interpretación de un brief de entender ese pedido como con la profundidad que eso requiere y no solamente leer una hoja, copiar, pegar en un Excel, ¿no? No totalmente. Así que bueno, pero queremos conocer otras historias de pedidos bizarros. Sabemos que no somos los únicos que han tenido situaciones acá. No hace falta que demos nombres, pero sí contanos, contanos qué es lo más loco o qué es lo que más trillado o qué es lo más raro que te tocó cruzarte, ¿no? Eh, en este apasionante mundo de los eventos, como decimos. E y que lo compartan, que lo compartan por por las redes para que podamos en la medida que se pueda contar también la historia de ellos. O esas veces que también te pidieron el cielo y las estrellas y después te diste cuenta que era una cajita de cartón. Así que bueno, eh nos despedimos. Nos despedimos este episodio y hasta luego el brief. Armemos el brief. Oh. [Música]