Un evento sin objetivo claro ni métricas siempre termina siendo un gasto. Te mostramos cómo pensarlo como canal de negocio y defenderlo frente a cualquier CFO.
Leer el artículo · 5 minEn este episodio rompemos la idea de que hacer un evento es solamente un gasto y lo planteamos como lo que realmente es una inversión estratégica que puede generar ventas, posicionamiento y reforzar la cultura interna. Te mostramos cómo pensar un evento como canal de negocio para que de resultados, no solo que salga lindo. Así que vamos por ello. Vamos.
Bienvenidos una vez más a Mate Eventos, el podcast que aporta valor al apasionante mundo de los eventos. Pero Pablo, contame cómo lo hacemos. Siempre con este tremendo mate de por medio. Calentito listo perfecto.
¿Cuánto, Ale, vendimos? Cuando te hacen esta pregunta, ¿cuánto vendimos gracias a este evento? ¿Y te incomoda? Eso no es culpa del CFO, que es un malvado, perverso, que solo le interesan los números.
sino es que es una clara señal de que ese evento quizás se diseñó o se pensó como un gasto. Hoy te vamos a mostrar cómo convertirlo en una inversión defendible, teniendo objetivos claros, métricas y decisiones que impactan profundamente en el negocio. Vamos a intentarlo porque me acabo de requemar la bocaate que estabas caliente. Bueno, pero hablemos para que un poco de lengua me queda.
Okay. ¿Por qué los eventos se recortan?
A ver, digo, muchas veces uno piensa el evento como un gasto y cuando veo el evento como un gasto y no entiendo el verdadero objetivo del evento, lo que sucede es que digo yo los gastos los quiero achicar, los quiero acortar. Es como que vos en tu casa tengas te llegue una factura y no entiendas bien cuáles son los servicios que incluyen esa factura. Por ejemplo, te llega una factura de una una empresa de comunicaciones. Sí.
Y te llega un valor elevado. Decí, "Uy, pero ¿por qué estoy pagando tanto?" No, no, no tengo que cortar esto. Ahora, cuando empezas a interiorizarte, ¿cuáles son los servicios que te brindan? Decir, ah, ahora me acuerdo, esto me sirve por esto, porque necesito este servicio, este y este.
Con los eventos no es la excepción. Si yo entiendo el objetivo del evento y entiendo qué es lo cuál es el beneficio que me brinda ese evento, entonces dejo de ver al evento como un gasto y lo veo como una inversión, ¿no? Quizás también faltan los objetivos claros y la gente que lo está organizando hoy en día lo hace de una manera porque siempre se hizo así. Claro.
Pero no está claro el objetivo. Tal cual. Bueno, no utilizan métricas, por ejemplo, eh no saben cómo defender esos números. Eh, directamente, volviendo a tu frase, lo hacen porque siempre lo hicieron así.
Exacto. Sin métricas no tengo idea de qué está pasando, de si me sirve, si no me sirve, si estoy pagando mucho, si estoy pagando poco. Totalmente. A veces eh se recortan porque, bueno, a ver, no hay nadie que se haga cargo del resultado del evento porque directamente, bueno, se hizo, bueno, pero ¿quién es el responsable?
¿Cómo llegó? Bueno, listo, ya está. No, no, no encontramos nadie que justifique este evento. Claro, porque los eventos a veces los organizan personas a quienes se le delegó la función de llevar un evento adelante, pero no entienden bien cuál es la razón principal, por qué se implementa y se necesita ese evento.
Por lo tanto, entonces si yo lo veo como algo que debo hacer y no como algo que necesitamos y nos hace bien como organización realizar, entonces sí eh vuelve a hacer un gasto y los gastos tienden a ser recortados. Y qué importante, ¿no? Pensando en lo que dijimos anteriormente de las métricas, porque si nos preocupamos porque el evento tenga métricas, que los podamos este justamente justificar o explicar y medir, okay, bueno, voy a poder hacer una trazabilidad, sobre todo en los eventos que se repiten, ¿no? Che, ¿cuántos leads generó este evento?
¿Generó ventas? ¿Este evento eh realmente potencia la marca, ya sea en difusión, en comunicación o en lo que fuera? Si yo no me dispongo hacia que hacia que el evento persiga eso, bueno, lo voy a sacar, ¿no? O sea, no totalmente porque un CFO no es que corta gastos porque sí, sino corta aquello que no puede justificar y las métricas, la trazabilidad, el entender claro los objetivos hacen que el CFO pueda entender, pero cuál es el el la inversión que se está haciendo y por qué vale la pena.
hablas de un CFO, okay, no lo demos por sentado, ¿no? A ver, ¿qué qué qué podemos entender por la responsabilidad de un CFO o un CEO? ¿Qué se te ocurre? Claro.
A ver, yo cuando un CFO toma una decisión entiendo que eh lo primero que analiza es un riesgo, ¿no? Que puede salir mal, cómo puedo evitar esos riesgos, ¿no? También va a analizar el CFO es quizás la cabeza pensante de datos de macro de la empresa, de decisiones eh estratégicas. Sí, también va a analizar el retorno, cuánto vamos a ganar y cómo podemos saber realmente cuánto vamos a ganar a través de esto.
Bueno, gracias a esas preguntas uno puede entender que vamos a a a testear la eficiencia del evento. ¿Por qué invertir mi dinero en este evento y no en otra cosa? No en abrir una nueva sucursal, en hacer una activación en tal lado. Y también me lo imagino que el que va a traer como cuestionamiento alguna comparación.
A ver, ¿qué alternativa tenemos? conviene hacer este evento o conviene hacer este otro, ¿no? Se va a empezar a preguntar, bueno, ese vendría a ser entonces eh un poco la responsabilidad de un CFO, un CEO en Claro, la persona decisora, ¿okay? en cuanto a al a las decisiones macros de la empresa o que que involucran a los eventos como eh uno de esos decisiones, ¿no?
Ahora hablemos de los indicadores, ¿no? De los KPIs. Hablemos, arranquemos diciendo esto para aquellos que no son del área del marketing. ¿Qué es un KPI?
es un indicador, es una información que a vos te va a decir si realmente estás alcanzando los objetivos que estás buscando, ¿no? Por ejemplo, un KBI puede ser los leads, eh, o una tasa de conversión. Un lead es eh bueno, estoy consiguiendo con esta inversión cierta cantidad de leads, cierta cantidad de personas con sus datos, con el contacto, interesados en lo que yo estoy queriendo ofrecer. Totalmente.
Sí. Esos leads se transforman en real, clientes reales. Entonces, hay una tasa de conversión real. Digo, yo voy a hacer un stand o voy a hacer una activación en la vía pública.
Esa activación me está generando clientes reales atrás. Atrás de eso. Hago un lanzamiento de un producto, estoy eso, ¿cuántos productos vendí en ese lanzamiento? Esa cantidad de productos justifica la inversión de hacer el evento y la activación.
Bueno, también otra otra otro tipo de KPI puede ser, bueno, a ver, evaluar la asistencia real versus la esperada. Totalmente. Si yo hago festivales recitales o o eventos culturales, realmente, ¿cuál es mi asistencia la que se puede medir? Y si la comparo con lo que esperaba es está dentro de los márgenes que me sirven, entonces bueno, voy a hacer otros festival.
O si fuera, por ejemplo, una ONG. Entonces, bueno, ¿cuál es la inversión que levantamos? para para no sé, para fabricar casas o para comprar alimentos. Sí, en base a toda la inversión que se hizo en tiempo, en recursos.
Bueno, los eventos que tienen Fun Rising, a ver, el evento sale tanto, pero para pagar el evento y justamente lograr, no sé, estoy pensando en una ONG que tenga que comprar una camioneta, bueno, lo logramos, pagamos el evento y adquirimos el dinero para comprar la camioneta o no, ahí va a tener vamos a tener un KPI importante. Y ahí también lo estamos viendo, ¿viste? Que la pregunta que nos hicimos es, che, dejemos de ver al evento como un gasto y y preguntémos si cuando lo vemos como un gasto es porque en realidad no estamos analizando el impacto que tiene, ¿no? Bueno, esto totalmente y y capí uno puede levantar un montón de datos, pero no es necesario.
A veces hasta es abrumador pensar en uy, yo no sé cuál es el retorno de inversión, yo no sé cuál es todos, ¿no? Quédate con dos. Claro. Tres, que sean claros, que sean medibles, que vos puedas tener esa información para analizar o darle un CF esa información para que realmente diga, "Che, esta inversión está valiendo la pena, ¿no?
el esfuerzo que estamos haciendo en recursos, vale la pena, vamos a hacerlo de vuelta o aún aún más vamos a a duplicar la apuesta, a aumentar la apuesta, porque estoy viendo una buena inversión acá y deje de verse como dijimos al principio, como un gasto que los gastos tienden a recortarse. O también inclusive, "Che, a este evento le hace falta tal cosa, ¿por qué no le hacemos un, no sé, un corte acá y cambiamos? ¿Por qué en vez de hacerlo de día no lo hacemos de noche?" Bueno, eh todo va a ser fundamental para la próxima decisión con ese gasto, con esa inversión. Totalmente.
Y antes de seguir adelante, vamos a invitar a todos aquellos que están mirando ahora, que quizás algunos reentienden sobre el tema, otros están diciendo, "¿Qué estás hablando en chino?" Pero te vamos a pedir por favor que te suscribas si todavía no lo hiciste, que pauses el video un segundo, vayas, te suscribas, que le des like y que lo compartas porque nos ayuda un montón a a crear contenidos nuevos. y también te invitamos a que comentes y nos cuentes de qué temas te gustaría hablar o si estás de acuerdo o en desacuerdo sobre cualquier cosa que digamos acá. Me encanta. Eh, se me ocurre también de proponer que eh en los comentarios nos pongan a ver porque quizás el desacuerdo con el acuerdo puede ser muy igual.
Che, para vos el evento es un gasto o una inversión. Okay. A ver qué nos dicen, ¿no? ¿Cómo cómo lo piensa la gente?
Totalment, totalmente. Sí, sí, sí. Tú no seas del paro de los eventos. Comentar gasto o comentar inversión.
Ya sé la respuesta del que paga y no sabe lo que es el evento. Un gasto. No, no me hagas gastar más. La gente de marketing está loca.
Eh, pensemos en el evento eh como lo que es, ¿no? E un embudo, un gran embudo que nos tiene que llevar desde esa inversión y toda la acción que se hace atrás a lograr nuestro objetivo, como ese recurso que usamos, como usamos tantos otros, para poder aumentar ventas, entretener, vender entradas, ¿no? Promover un producto de una marca, establecer una marca como referencia. Sí, en eh bueno, en en en el evento común embudo me hiciste pensar a veces en las acciones 360 que se tienen, que bueno, che, vamos a hacer este bueno, un poco de publicidad en las redes, vamos a hacer un poco de publicidad eh vial y vamos a terminar con un evento, ¿no?
Que convoque a todos y ahí se no que tome forma finalmente lo que queríamos comunicar.
Eh, ahora, ¿qué importante es pensar en el reporte post evento? No, claro, porque ahí es donde esa es la info que le vamos a dar a nuestro CFO, ¿no? Que le vamos a dar aquella o a nuestro cliente, ¿no? Le vamos a dar esa información sobre se está alcanzando, eh, se está logrando lo que estamos Bueno, sí, se está logrando.
¿Y cómo me lo demostrás? Claro, con métricas. Exacto. Te hago un informe, te muestro qué es lo que realmente se logró, cuánto se invirtió.
¿Por qué vale la pena y por qué no? Y el CFO o el CEO, que son personas que son bien de números, ¿sí? Seguamente van a llegar a una conclusión, ¿es un gasto o es una inversión? Sí.
¿Y qué más queremos los que nos dedicamos a hacer eventos? Que los CFO estén muy felices y diganalment son inversiones que valen la pena. Totalmente. Totalmente.
Bueno, muchísimas gracias por participar de este episodio de Mate Eventos y nos vemos la próxima semana, amiguitos. Chao, hasta luego.